Specjalista/ka ds. procesów administracyjno-organizacyjnych

Polska Filharmonia Bałtycka im. Fryderyka Chopina w Gdańsku ul. Ołowianka 1

80-751 Gdańsk poszukuje kandydata/ki na stanowisko:

Specjalisty/ki ds. procesów administracyjno-organizacyjnych

DOŁĄCZ DO ZESPOŁU PRACOWNIKÓW POLSKIEJ FILHARMONII BAŁTYCKIEJ

Wymiar etatu: 1 etat

Nasze wymagania (wymagania formalne)

• wykształcenie wyższe
• doświadczenie w zakresie znajomości obsługi systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)
• doświadczenie w kompleksowej realizacji procesów i postępowań zamówień publicznych po stronie Zamawiającego
• bardzo dobra znajomość obsługi pakietu MS Office (w szczególności Word i Exel)
• obowiązkowość, sumienność, dokładność, komunikatywność, samodzielność, dobra organizacja pracy, umiejętność pracy w zespole
• znajomość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym.

Mile widziane

• wykształcenie kierunkowe: (prawo, administracja, zarządzani)
• min. 1 rok doświadczenia zawodowego na podobnym stanowisku.

Do Twoich głównych obowiązków należeć będzie

• koordynacja wdrażania i prowadzenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD), w szczególności: udział w opracowywaniu i wdrażaniu procedur, dostosowywanie procesów związa-nych z udzielaniem zamówień publicznych do systemu EZD, testowaniu rozwiązań i aktualizacji EZD, bieżąca pomoc i automatyzacja bieżących zadań związanych z EZD, przygotowywaniu do-kumentacji oraz współpraca z użytkownikami i dostawcą systemu
• wprowadzanie do CRU informacji o umowach na podstawie dokumentów źródłowych oraz dokony-wania zmian w tych informacjach przed ich upublicznieniem
• wsparcie Specjalisty ds. Zamówień Publicznych w zakresie: przygotowywania dokumentów zamó-wień, prowadzenia i archiwizacja postępowań w trybach Ustawy PZP, kompletowania dokumentacji przetargowej, sporządzanie i publikowanie ogłoszeń wymaganych ustawą PZP oraz wewnętrznymi regulacjami PFB. prowadzeniu korespondencji przetargowej, w tym przygotowywanie odpowiedzi dla wykonawców
• analiza zapytań ofertowych oraz dokumentacji przetargowej
• wsparcie sekretariatu w wykonywaniu czynności kancelaryjnych w formie cyfrowej zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną PFB w tym: rejestracja i obieg pism oraz archiwizację danych zgodnie z przepisami, centralnych rejestrów kancelaryjnych, Zarządzeń Dyrektora, Skarg i Wniosków
• prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej, w tym udzielanie odpowiedzi dot. Informacji publicznej
• wykonywanie innych poleceń przełożonego w ramach posiadanych kwalifikacji i zajmowanego sta-nowiska.

Oferujemy

• stabilne zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę
• terminowo wypłacane wynagrodzenia, na które składa się:
• wynagrodzenie zasadnicze od 5250 zł do 9030 zł brutto
• dodatek za staż pracy ( liczony po 5 latach pracy ogółem -5%, którego wysokość corocz-nie wzrasta o 1% za każdy dalszy rok pracy – maksymalnie do 20%)
• premia miesięczna przyznawana procentowo od sumy wynagrodzenia zasadniczego i do-datku za staż pracy
• ciekawą i pełną wyzwań pracę w instytucji kultury
• miejsce pracy w atrakcyjnej lokalizacji
• nagrody jubileuszowe wypłacane już po 15 latach pracy ogółem
• pakiet świadczeń socjalnych
• dofinansowanie do zakupu okularów lub soczewek
• parking dla pracowników.

Wymagamy następujących dokumentów

• kwestionariusz osobowy lub CV (życiorys zawodowy) - kwestionariusz możesz pobrać ze strony internetowej BIP Polskiej Filharmonii Bałtyckiej
• kopie dokumentów potwierdzające wykształcenie i dodatkowe kwalifikacje
• kopie świadectw pracy z dotychczasowych miejsc pracy oraz inne dokumenty poświadczające staż pracy
• inne dokumenty (wskazać jakie) jeżeli wynika to z odrębnych przepisów
• w przypadku gdy przedstawiasz dokumenty w języku obcym, dołączyć tłumaczenie w języku pol-skim dokonane przez biuro tłumaczeń lub tłumacza przysięgłego
• jeżeli zamierzasz skorzystać z uprawień, o którym mowa w Ustawie o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych dołącz kopię dokumentów potwierdzającego niepełnosprawność.
• 6. Na Twoją aplikację czekamy do 04 października 2026 r.
• 7. Na stronie internetowej Polskiej Filharmonii Bałtyckiej znajdziesz Regulamin zgłoszeń wewnętrznych, naruszeń prawa i podejmowania działań następczych obowiązujący w Polskiej Filharmonii Bałtyckiej im. Fryderyka Chopina w Gdańsku (www.filharmonia.gda.pl/sygnalisci-zgloszenia).
• 8. Klauzula informacyjna dla osoby uczestniczącej w naborze na nowe/wolne stanowiska pracy znajduje się w załączniku do ogłoszenia.

Dokumenty możesz złożyć pocztą lub osobiście na adres

• Polska Filharmonia Bałtycka
• ul. Ołowianka 1
• 80-751 Gdańsk
• (decyduje data stempla pocztowego)

lub na adres e-mail:

• kadry@pfb.gda.pl
• Polska Filharmonia Bałtycka w Gdańsku zastrzega sobie możliwość kontaktu tylko z wybranymi kandydatami.
• Polska Filharmonia Bałtycka im. Fryderyka Chopina w Gdańsku | ul. Ołowianka 1 | 80-751 Gdańsk NIP 5840452221 | REGON 190317940 | +48 58 320 62 50 | sekretariat@pfb.gda.pl | www.filharmonia.gda.pl
• Ul. Ołowianka 1
• 80-751 Gdańsk poszukuje kandydata/ki na stanowisko:
• Specjalisty/ki ds. procesów administracyjno-organizacyjnych

Klauzula informacyjna dla osoby uczestniczącej w naborze na nowe/wolne stanowiska pracy znajduje

się w załączniku do ogłoszenia.

Dokumenty możesz złożyć pocztą lub osobiście na adres: Polska Filharmonia Bałtycka, ul. Ołowianka 1, 80-751 Gdańsk, (decyduje data stempla pocztowego) lub na adres e-mail: kadry@pfb.gda.pl

Polska Filharmonia Bałtycka w Gdańsku zastrzega sobie możliwość kontaktu tylko z wybranymi kandydatami.

Załączniki

• ogłoszenie specj. ds. procesów adm-org.pdf
• kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie od 04 05 2019(1).docx
• 10. klauzula informacyjna dla osób uczestniczących w procesie rekrutacji.pdf
• kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie od 04 05 2019.pdf