Samodzielny referent

BURMISTRZ MIASTA I GMINY SKAWINA

na podstawie art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1135)

OGŁASZA NABÓR NA WOLNE STANOWISKO URZĘDNICZE W URZĘDZIE STANU CYWILNEGO

(nazwa stanowiska i wydziału)

W URZĘDZIE MIASTA I GMINY W SKAWINIE,

RYNEK 1, 32-050 SKAWINA

Oferujemy

• Stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę.
• 2. Możliwość rozwoju zawodowego poprzez odbywanie specjalistycznych szkoleń.
• Zdobycie doświadczenia przy innowacyjnych projektach.
• 4. Ciekawą, odpowiedzialną i pełną wyzwań pracę w przyjaznej atmosferze.
• 5. Pracę w dobrze skomunikowanej lokalizacji (dojazd szybką koleją SKA)
• Terminowo wypłacane wynagrodzenie.
• 7. Ruchomy lub zadaniowy czas pracy.
• 8. Dofinansowanie do karty Multisport i wypoczynku pracowników.
• Dodatkowe wynagrodzenie roczne.
• Ubezpieczenie grupowe i medyczne.
• Dofinansowanie do zakupu okularów i soczewek.
• 12. Możliwość członkostwa w Międzyzakładowej Kasie Zapomogowo-Pożyczkowej.

Warunki pracy i płacy oferowane kandydatom

• 1. Pierwsza umowa o pracę może być zawarta na czas określony 6 miesięcy. W przypadku pracowników podejmujących pracę po raz pierwszy w jednostce samorządu terytorialnego pracownik zobowiązany jest do odbycia służby przygotowawczej. Po tym okresie możliwe jest zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas nieokreślony
• Wymiar czasu pracy: 1/1 etatu
• 3. Stanowisko: osoba zatrudniona jako Samodzielny referent - stanowisko pracy określone zgodnie z nazewnictwem używanym w Rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych.
• Miejsce pracy: Skawina.
• Lokalizacja: Rynek 3.
• 6. Informacja o przedziale płacowym, w którym mieści się dane stanowisko znajduje się w Zarządzeniu nr 155.2025 Burmistrza Miasta i Gminy Skawina w sprawie zmiany zarządzenia Nr 338.2021 z dnia 31 grudnia 2021 r. w sprawie wprowadzenia „Regulaminu wynagradzania pracowników Urzędu Miasta i Gminy w Skawinie zatrudnionych na podstawie umowy o pracę”, które można znaleźć na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej pod adresem:
• https://bip.malopolska.pl/umigskawina,a,2696494,zarzadzenie-nr-1552025-burmistrza-miasta-i-gminy-skawina-z-dnia-16-czerwca-2025-r-w-sprawie-zmiany-z.html

Od kandydatów przystępujących do naboru oczekujemy

Wymagania niezbędne (formalne)

• 1) Obywatelstwo polskie, z zastrzeżeniem art. 11 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych.
• 2) Pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych.
• 3) Brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe.
• 4) Nieposzlakowana opinia.
• 5) Stan zdrowia pozwalający na zatrudnienie na niniejszym stanowisku.
• 6) Wykształcenie wyższe lub średnie.
• 7) Minimum 2 - letnie doświadczenie zawodowe zgodne z zakresem obowiązków oraz wymagań określonych na danym stanowisku (związane m. in. z obsługą rejestrów: stanu cywilnego, PESEL, dowodów osobistych).
• Uwaga: osoby, które nie spełnią wszystkich wymagań formalnych nie zostaną dopuszczone do udziału w prowadzonym postępowaniu.

Wymagania dodatkowe (będące przedmiotem oceny)

• 1) Znajomość przepisów prawa niezbędnych do wykonywania pracy na stanowisku objętym naborem, w szczególności ustawy o samorządzie gminnym, kodeksu postępowania administracyjnego, ustawy prawo o aktach stanu cywilnego, ustawy o zmianie imion i nazwisk, ustawy Kodeks rodzinny i opiekuńczy, ustawy o ewidencji ludności, ustawy o dowodach osobistych, ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zdania publiczne.
• 2) Znajomość specyfiki pracy urzędu stanu cywilnego w zakresie rejestracji stanu cywilnego, dowodów osobistych i ewidencji ludności, w tym znajomość Gminy Skawina i struktury organizacyjnej Urzędu Miasta i Gminy w Skawinie.
• 3) Łatwość nawiązywania kontaktów interpersonalnych, umiejętność pracy w grupie oraz pod presją czasu.
• 4) Sumienność, rzetelność, odpowiedzialność, kreatywność

Zakres obowiązków na stanowisku

• Sporządzanie projektów aktów stanu cywilnego.
• 2. Sporządzanie projektów protokołów zgłoszeń (urodzeń, zgonów).
• 3. Sporządzanie projektów protokołów przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński.
• Sporządzanie projektów wzmianek dodatkowych.
• 5. Sporządzanie projektów protokołów oświadczeń wpływających na treść aktów stanu cywilnego.
• 6. Systematyczne kompletowanie aktów zbiorowych do aktów urodzeń, małżeństw i zgonów.
• 7. Sporządzanie i wydawanie odpisów z aktów urodzeń, małżeństw i zgonów.
• 8. Zamieszczanie przypisków pod aktami urodzeń, małżeństw i zgonów.
• 9. Występowanie do właściwych USC z wnioskiem o przeniesienie aktu stanu cywilnego do rejestru stanu cywilnego.
• 10. Dbanie o prawidłowe przechowywanie ksiąg stanu cywilnego i dokumentów zbiorowych do aktów urodzeń, małżeństw, zgonów.
• 11. Współdziałanie z organami ewidencji ludności i dowodów osobistych w zakresie usuwania niezgodności w rejestrze PESEL.
• 12. Sporządzanie statystyk i sprawozdań.
• 13. Użytkowanie systemu Źródło w ramach posiadanych uprawnień.
• 14. Sporządzanie spisów spraw w poszczególnych teczkach.
• 15. Przygotowanie dokumentacji do archiwum zakładowego.
• 16. Prowadzenie obsługi bezpośredniej w zakresie ustawy o ewidencji ludności oraz ustawy o dowodów osobistych.

Wymagane dokumenty

• 1. List motywacyjny – podpisany odręcznie.
• 2. Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia) – podpisany odręcznie.
• 3. Oświadczenie o pełnej zdolności do czynności prawnych i korzystaniu z pełni praw publicznych.
• 4. Oświadczenie o braku skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe.
• Oświadczenie o nieposzlakowanej opinii.
• Kopie świadectw pracy z dotychczasowych miejsc pracy.
• 7. Kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie i dodatkowe kwalifikacje.
• 8. Oświadczenie o stanie zdrowia pozwalającym na pracę na w/w stanowisku.

Wymagane dokumenty aplikacyjne (list motywacyjny, kwestionariusz osobowy) należy podpisać i opatrzyć zgodą

• „Na podstawie art. 7 ust. 1 RODO oświadczam, iż wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Gminę Skawina reprezentowaną przez Burmistrza Miasta i Gminy Skawina z siedzibą Rynek 1, 32-050 Skawina moich danych osobowych w celu przeprowadzenia procedury rekrutacji na stanowisko urzędnicze. Powyższa zgoda została wyrażona dobrowolnie zgodnie z art. 4 pkt 11 RODO i może być wycofana w dowolnym momencie, lecz nie wpływa to na ważność czynności wykonanych przed jej wycofaniem”- zgoda podpisana odręcznie.
• Brak któregokolwiek z dokumentów ujętych w pkt 1-8 lub brak wymogu określonego w pkt. 9 uniemożliwia wzięcie udziału w II etapie naboru.

Inne informacje

Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych

1. W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Urzędzie Miasta i Gminy w Skawinie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi mniej niż 6 %.

Procedurę naboru przeprowadza się dwuetapowo

• a) w I etapie – Komisja Egzaminacyjna ustala spełnienie warunków określonych w ogłoszeniu o naborze, oraz podejmuje decyzję o dopuszczeniu kandydata do dalszego udziału w naborze. W dalszym postępowaniu, nie uwzględnia się ofert niespełniających wymagań formalnych
• b) w II etapie - przeprowadza się pisemne testy z wiedzy ogólnej i specjalistycznej wymaganej na danym stanowisku (test jednokrotnego wyboru zawierający maksymalnie 30 pytań) oraz rozmowy kwalifikacyjne.
• 3. O miejscu i terminie przeprowadzenia testów i rozmów kwalifikacyjnych wybrany kandydat zostanie poinformowany telefonicznie. Kandydaci proszeni są o przybycie w wyznaczonym terminie wraz z dokumentem tożsamości.

Klauzula Informacyjna dla kandydatów

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz – w odpowiednim zakresie – art. 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) informuje się, że:

• 1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z naborem jest Burmistrz Miasta i Gminy Skawina z siedzibą w Urzędzie Miasta i Gminy w Skawinie, 32-050 Skawina, Rynek 1, tel. (12) 277 01 00.
• 2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych jest możliwy:
• a) elektronicznie – pod adresem e-mail: iodo@gminaskawina.pl
• b) pisemnie – na adres siedziby Administratora z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.
• 3. Dane osobowe są przetwarzane w celu:
• a) przeprowadzenia naboru na wolne stanowisko urzędnicze
• b) weryfikacji spełnienia wymagań formalnych i merytorycznych określonych w ogłoszeniu o naborze
• c) przeprowadzenia testu, rozmowy kwalifikacyjnej oraz innych czynności związanych z procedurą naboru
• d) sporządzenia protokołu z naboru oraz wykonania obowiązków informacyjnych związanych z jego wynikiem
• e) podjęcia działań przed zawarciem umowy o pracę, a w przypadku wyłonienia osoby do zatrudnienia – zawarcia i realizacji stosunku pracy
• f) ustalenia, dochodzenia lub obrony ewentualnych roszczeń związanych z naborem.
• 4. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:
• a) art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze, w szczególności wynikającego z ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych oraz przepisów prawa pracy
• b) art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na żądanie osoby ubiegającej się o zatrudnienie przed zawarciem umowy o pracę
• c) art. 6 ust. 1 lit. a RODO – wyłącznie w zakresie danych podanych dobrowolnie, wykraczających poza zakres danych wymaganych przez przepisy prawa, jeżeli osoba ubiegająca się o zatrudnienie wyrazi zgodę na ich przetwarzanie
• d) art. 9 ust. 2 lit. a RODO – wyłącznie w przypadku, gdy osoba ubiegająca się o zatrudnienie z własnej inicjatywy przekaże szczególne kategorie danych osobowych i wyrazi zgodę na ich przetwarzanie, o ile ich przetwarzanie nie znajduje oparcia w innej podstawie prawnej.
• 5. Administrator przetwarza dane osobowe w zakresie wynikającym z przepisów prawa oraz treści ogłoszenia o naborze, w szczególności dane dotyczące:
• a) imienia i nazwiska
• b) daty urodzenia
• c) danych kontaktowych wskazanych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie
• d) wykształcenia
• e) kwalifikacji zawodowych
• f) przebiegu dotychczasowego zatrudnienia
• g) innych danych wymaganych przepisami prawa lub wskazanych w ogłoszeniu o naborze
• h) danych dodatkowych przekazanych dobrowolnie.
• 6. Odbiorcami danych osobowych mogą być:
• a) upoważnieni pracownicy Urzędu Miasta i Gminy w Skawinie oraz członkowie komisji rekrutacyjnej
• b) podmioty przetwarzające dane osobowe na podstawie umów zawartych z Administratorem i działające wyłącznie na jego polecenie, w szczególności dostawcy usług teleinformatycznych, hostingowych, serwisowych, archiwizacyjnych oraz pocztowych
• c) podmioty i organy uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa
• d) osoby zapoznające się z informacją o wyniku naboru opublikowaną w Biuletynie Informacji Publicznej oraz zamieszczoną na tablicy informacyjnej urzędu – wyłącznie w zakresie danych, które podlegają upowszechnieniu zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• 7. W przypadku wyłonienia osoby do zatrudnienia informacja o wyniku naboru, obejmująca dane wymagane przepisami prawa, zostanie upowszechniona w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na tablicy informacyjnej Urzędu Miasta i Gminy w Skawinie.
• 8. Dane osobowe będą przechowywane:
• a) przez czas trwania naboru
• b) następnie przez okres niezbędny do udokumentowania jego przebiegu, realizacji obowiązków prawnych Administratora oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń
• c) w przypadku osoby wyłonionej w naborze – przez okres wynikający z przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej
• d) w przypadku danych dodatkowych przetwarzanych na podstawie zgody – do czasu wycofania zgody, chyba że dalsze przetwarzanie będzie niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo będzie wynikało z przepisów prawa.
• 9. Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z przepisów prawa i treści ogłoszenia o naborze jest niezbędne do udziału w procedurze naboru. Niepodanie tych danych uniemożliwi rozpatrzenie kandydatury. Podanie danych dodatkowych, wykraczających poza zakres wymagany przepisami prawa, jest dobrowolne.
• 10. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:
• a) dostępu do danych osobowych
• b) sprostowania danych
• c) ograniczenia przetwarzania
• d) usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych prawem
• e) wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem
• f) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
• 11. Skargę można wnieść do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.
• 12. Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.
• 13. Jeżeli w toku naboru Administrator pozyska dane osobowe nie bezpośrednio od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, lecz z dokumentów dołączonych do aplikacji, pełnomocnictw, upoważnień lub innych źródeł dopuszczonych prawem, dane te będą przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia naboru i na zasadach opisanych w niniejszej klauzuli.

Wymagane dokumenty aplikacyjne należy składać

• 1. w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Nabór na stanowisko urzędnicze w Urzędzie Stanu Cywilnego w terminie do dnia 13.11.2026r. w Urzędzie Miasta i Gminy w Skawinie – Wydział Organizacyjny – Centrum Obsługi Mieszkańca, ul. Rynek 14
• 2. lub poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą Urzędu Miasta i Gminy Skawina. (/umigskawina/SkrytkaESP). Dokumenty muszą spełniać wymogi dokumentu elektronicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne – muszą być opatrzone podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Aplikacje, które wpłyną do Urzędu Miasta i Gminy w Skawinie po wyżej określonym terminie nie będą rozpatrywane.

Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej (https://bip.malopolska.pl/umigskawina) oraz na tablicy informacyjnej Urzędu Miasta i Gminy w Skawinie przy Rynek 14.

Załączniki

• Kwestionariusz osobowy - załącznik nr 1 do ogłoszenia o konkursie.docx
• Kwestionariusz osobowy -załącznik nr 1 do ogłoszenia o naborze.pdf