Zo-6/zzp/pbpg/2026

Oferta na usługę, której przedmiotem jest sprawowanie opieki naukowej w ramach XI Pomorskiej Uczniowskiej Konferencji Naukowej realizowanej w projekcie Zdolni z Pomorza - wsparcie regionalne, w ramach Działania 5.8. Edukacji ogólnej i zawodowej programu Fundusze Europejskie dla Pomorza 2021-2027 (FEP 2021-2027), współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+).

Gdańsk, data 02.11.2026 r.

ZNAK SPRAWY

Pomorska Biblioteka Pedagogiczna w Gdańsku

al. gen. J. Hallera 14

80- 401 Gdańsk

sekretariat@pbp.gda.pl

tel. +48 58 344 01 68

ZAPYTANIE OFERTOWE

ZO-6/ZzP/PBPG/2026

NABYWCA

Województwo Pomorskie

ul. Okopowa 21/27

80-810 Gdańsk

NIP: 583-31-63-786

ZAPRASZA

do złożenia oferty na usługę, której przedmiotem jest sprawowanie opieki naukowej w ramach naukowej konferencji uczniowskiej realizowanej w projekcie Zdolni z Pomorza - wsparcie regionalne

W niniejszym postępowaniu nie ma konieczności stosowania przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych – podstawa prawna art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych wraz z późniejszymi zmianami, ze względu na wartość zamówienia szacowaną poniżej 170 000 zł. Postępowanie prowadzone jest na zasadach określonych przez Zamawiającego.

Opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem zamówienia jest sprawowanie opieki naukowej w ramach XI Pomorskiej Uczniowskiej Konferencji Naukowej realizowanej w projekcie Zdolni z Pomorza - wsparcie regionalne, w ramach Działania 5.8. Edukacji ogólnej i zawodowej programu Fundusze Europejskie dla Pomorza 2021-2027 (FEP 2021-2027), współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Plus (EFS+).

Kod CPV: 80310000-0.

Wykonawcą może być wyłącznie osoba fizyczna.

Zamawiający nie dopuszcza, aby usługa świadczona była przez podwykonawców.

II . Szczegółowa specyfikacja dotycząca zamówienia

Zakres zadań

• Nadzór nad organizacją oraz udział merytoryczny w przygotowaniu konferencji, w szczególności:
• Sprecyzowanie tematu konferencji – stworzenie jasnej, spójnej koncepcji głównego tematu konferencji, który będzie stanowił podstawę dla wszystkich sesji i wystąpień.
• Przygotowanie propozycji szczegółowych tematów powiązanych z głównym tematem konferencji, które będą pomocne uczniom w decyzji o wystąpieniu na konferencji i wyborze panelu naukowego.
• Współpraca w zakresie opracowywania materiałów informacyjnych o konferencji.
• Udział w komitecie organizacyjnym konferencji.
• Współpraca z uczniowską grupą organizacyjną w zakresie przygotowania i prowadzenia konferencji.
• Współpraca z moderatorami w zakresie wyboru referatów uczniów i posterów na konferencję, w tym nadzór nad przygotowaniem materiałów do publikacji broszury abstraktów.

Nadzór nad przebiegiem konferencji, w szczególności

• Zadbanie o spójność poszczególnych sesji
• Współpraca z moderatorami w dniu konferencji
• Współpraca z wykładowcą-ekspertem.
• Bieżąca komunikacja z Zamawiającym i wskazanymi przez niego osobami oraz podmiotami zaangażowanymi w realizację konferencji i działania towarzyszące.
• Nawiązanie współpracy z kołami naukowymi, uczelniami stanowiącymi partnerów projektu „Zdolni z Pomorza - wsparcie regionalne” oraz firmami, których działania związane są z tematem konferencji.
• Prowadzenie miesięcznej ewidencji czasu pracy.
• 2. Potwierdzeniem wykonania przedmiotu zamówienia będzie protokół odbioru, do którego załącznik stanowić będzie opracowane przez wykonawcę sprawozdanie z wykonanych prac.
• 3. Forma zatrudnienia: umowa zlecenia.
• 4. Liczba godzin świadczenia usługi: 60.
• 5. Warunki płatności: w cyklach miesięcznych, na podstawie prowadzonej przez Wykonawcę miesięcznej ewidencji czasu pracy.
• 6. Podana w ofercie cena zostanie podzielona przez liczbę godzin, z czego będzie wynikać
• stawka godzinowa umowy zlecenia.

Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami

• ceny – 60%
• doświadczenie Wykonawcy – 40%.

Oferty ocenione zostaną w oparciu o poniższe kryteria: kryterium

waga

sposób obliczania punktów

Cena

C = [(CN / CR) x 60%] x 100

C – liczba punktów dla kryterium „cena”

CN – najniższa oferowana cena

CR – cena oferty rozpatrywanej

Cena oferty jest ceną brutto.

Doświadczenie Wykonawcy

DW = [(DWR / DWN) x 40%] x 100

DW – liczba punktów dla kryterium „Doświadczenie wykonawcy”

DWN – liczba punktów dla oferty o największej liczbie punktów w tym kryterium

Punkty w kryterium będą przyznawane zgodnie z poniższą listą:

organizowanie i wzięcie udziału w konferencjach naukowych

2 pkt. za każdą następną ponad jedną wymaganą konferencję , maks. 10 pkt

udział w działaniach propagujących naukę wśród młodzieży i uczniów:

2 pkt. za każde ponad jedno wymagane działanie, maks. 10 pkt. przygotowanie publikacji naukowych

2 pkt. za każdą ponad jedną wymaganą publikację - maks. 10 pkt.,

udział w działaniach interdyscyplinarnych (projekty, badania, konferencje, publikacje)

2 pkt. za każde ponad jedno wymagane działanie maks.- 10 pkt. Punkty za kryterium „Doświadczenie wykonawcy” przyznawane będą na podstawie oświadczenia przedstawionego przez Wykonawcę w formularzu ofertowym.

Z Wykonawcą którego oferta uzyska najwyższą liczbę punktów (C + DW = suma wyników w kryterium ceny oraz kwalifikacje i doświadczenie zespołu), zostanie zawarta umowa.

Wyniki działań związanych z obliczeniem punktacji zostaną zaokrąglone do 2 miejsc po przecinku.

Zamawiający wymaga kompleksowej realizacji usługi i nie dopuszcza częściowego składania ofert.

Wymagania w stosunku do wykonawcy Wykonawca musi spełniać co najmniej następujące wymagania: Posiadanie stopnia naukowego doktora lub rozpoczęte studia doktoranckie.

Doświadczenie w organizowaniu konferencji naukowych.

Doświadczenie w przygotowywaniu publikacji naukowych.

Podejmowanie działań na rzecz popularyzowania nauki wśród młodzieży (np. festiwale nauki, pikniki naukowe, wykłady otwarte).

Wykonawca musi udokumentować spełnienie wymagań poprzez dołączenie do oferty kopii odpowiednich dokumentów lub wskazać źródła je potwierdzające (np. wpis na stronie internetowej).

Informacje dodatkowe

W przypadku gdy Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.

Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania w szczególności w przypadku:

gdy żadna z ofert nie uzyska co najmniej 50% sumy punktów przy obliczeniu kryterium: doświadczenie Wykonawcy;

gdy cena najkorzystniejszej oferty przewyższy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Dopuszcza się prowadzenie negocjacji treści złożonych ofert pod warunkiem, że negocjacje ukierunkowane są na uzyskanie oferty korzystniejszej. Negocjacje prowadzone są ze wszystkimi wykonawcami, którzy złożyli oferty, z zachowaniem zasady równego traktowania i uczciwej konkurencji.

W przypadku uzyskania przez dwóch lub więcej Wykonawców takiej samej liczby punktów decyduje niższa cena.

W przypadku zaistnienia sytuacji związanej z potrzebą dokonania stosownych zmian w umowie w celu właściwej realizacji zamówienia, zastrzega się możliwość dokonania zmian w drodze aneksu do umowy. Zmiany mogą dotyczyć między innymi:

zmiany terminu obowiązywania umowy w wypadku, gdyby zmienił się termin organizacji naukowej konferencji uczniowskiej,

wydłużenia przez Zamawiającego terminu przeprowadzenia czynności sprawdzających, których celem jest stwierdzenie prawidłowości wykonania przedmiotu umowy.

Usługa będzie realizowana w następujących etapach

Przesłanie oferty Wykonawcy do 09.11.2026 r.

Zamieszczenie przez Zamawiającego informacji o wyniku postępowania na stronie Biuletynu Informacji Publicznej w terminie 7 dni od daty zakończenia postępowania.

Podpisanie umowy między Zamawiającym a Wykonawcą – do 31 stycznia 2027 r.

Wykonanie przedmiotu umowy do dnia 10.04.2027 r., tj. do daty organizacji konferencji.

Podpisanie protokołu odbioru do dnia 14.04.2027 r.

Rozpoczęcie realizacji umowy nastąpi niezwłocznie po jej podpisaniu.

VII. Miejsce, termin i sposób składania ofert.

Ofertę, zawierającą wypełniony Formularz ofertowy wraz załącznikami, należy złożyć w sekretariacie Zamawiającego w godz. 8:00-15:00 (Pomorska Biblioteka Pedagogiczna w Gdańsku, al. gen. J. Hallera 14, 80-401 Gdańsk) w zamkniętej kopercie z dopiskiem: „Nabór na opiekuna naukowego XI Pomorskiej Uczniowskiej Konferencji Naukowej Zdolni z Pomorza - wsparcie regionalne”, przesłać drogą pocztową bądź e-mailem na adres:

sekretariat@pbp.gda.pl do dnia 09.11.2026 r. do godz. 15.00. Decyduje data i godzina złożenia dokumentacji w siedzibie Zamawiającego lub data i godzina wpływu e-maila.

Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie większej liczby ofert w postępowaniu spowoduje odrzucenie wszystkich tych ofert.

Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

Ocenie będą podlegać oferty tych Wykonawców, którzy spełnią wszystkie warunki udziału w postępowaniu. Ocena spełnienia warunków odbywać się będzie na zasadzie „spełnia/nie spełnia”.

Niekompletna oferta (np. bez załączonych ww. wymaganych dokumentów, niepodpisana) pozostaje bez rozpatrzenia.

Kwota oferty musi być wyrażona w wartości brutto.

Osobą uprawnioną do kontaktu jest Agata Szałecka-Żukowska tel. 58 344 01 68 wew. 112,

e-mail: administracja@pbp.gda.pl.

Załączniki

• Załacznik nr1 - formularz ofertowy na opiekuna naukowego 2027.docx
• Załącznik nr2 - Doświadczenie kandydata na opiekuna 2027.docx
• Zapytanie ofertowe XI konferencja ZzP_opiekun konferencji 2027.docx