Stanowisko ds. archiwum zakładowego

URZĄD MIEJSKI W SIECHNICACH

ul. Jana Pawła II 12, 55-011 Siechnice

ogłasza nabór

NA STANOWISKO DS. ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

Wymiar czasu pracy: cały etat

Rodzaj umowy: umowa o pracę

Do zadań na wyżej wymienionym stanowisku należy m. in.

• 1) Przyjmowanie zarchiwizowanej dokumentacji z poszczególnych komórek organizacyjnych
• 2) Dostosowywanie warunków przechowywania dokumentów do wymaganych standardów oraz wykonywanie drobnych zabiegów konserwatorskich
• 3) Ewidencjonowanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym
• 4) Porządkowanie akt niewłaściwie opracowanych
• 5) Kontrolowanie obiegu dokumentów oraz prawidłowości ich przechowywania w komórkach organizacyjnych
• 6) Udostępnianie i wypożyczanie akt zgromadzonych w archiwum zakładowym do celów służbowych i innych
• 7) Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
• 8) Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego oraz współpraca z Archiwum Państwowym, w tym przygotowywanie dokumentacji, udzielanie wyjaśnień oraz realizacja zaleceń pokontrolnych
• 9) Zarządzanie powierzchnią użytkową oraz warunkami panującymi w pomieszczeniach archiwum.
• 10) Sprawdzanie zgodności dokumentacji archiwum zakładowego ze spisami zdawczo-odbiorczymi
• 11) Sporządzanie sprawozdań z zarządzania dokumentacją w archiwum zakładowym
• 12) Zarządzanie dokumentacją w archiwum zakładowym zgodnie z przepisami prawa
• 13) Przygotowywanie dokumentacji związanej z procedurą brakowania dokumentacji niearchiwalnej, w tym sporządzanie spisów oraz wniosków do właściwego Archiwum Państwowego
• 14) Nadzór nad prawidłowym archiwizowaniem, przechowywaniem i kwalifikowaniem dokumentacji elektronicznej prowadzonej w systemie EZD oraz innych systemach teleinformatycznych wykorzystywanych w Urzędzie
• 15) Opracowywanie, aktualizacja oraz opiniowanie projektów zarządzeń, procedur, instrukcji kancelaryjnych, wykazów akt oraz innych dokumentów wewnętrznych związanych z obiegiem dokumentów, archiwizacją i zarządzaniem dokumentacją
• 16) Prowadzenie szkoleń i instruktażu pracowników w zakresie stosowania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz zasad archiwizacji dokumentacji
• 17) Nadzór nad prawidłowym stosowaniem instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt w komórkach organizacyjnych urzędu
• 18) Udzielanie komórkom organizacyjnym wsparcia merytorycznego w zakresie klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji
• 19) Przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia postępowań związanych z wyborem wykonawcy usług brakowania i niszczenia dokumentacji oraz organizowanie i koordynowanie procesu przekazywania dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia
• 20) Współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie kwalifikowania dokumentacji do brakowania oraz nadzór nad prawidłowym przebiegiem procesu niszczenia dokumentacji oraz weryfikacja dokumentów potwierdzających zniszczenie
• 21) Wykonywanie zadań koordynatora czynności kancelaryjnych zgodnie z przepisami prawa.

Warunki pracy

• Stanowisko pracy wyposażone jest w sprzęt biurowy, w szczególności komputer, drukarkę oraz dostęp do systemów informacji prawnej i narzędzi komunikacji elektronicznej. Budynek, w którym wykonywana będzie praca, jest dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami poruszających się na wózkach inwalidzkich.
• Szacunkowe wynagrodzenie: 7300-7700 zł brutto wynagrodzenie zasadnicze + dodatek stażowy. Ponad to w ofercie dla pracowników znajduje się Benefit system i ubezpieczenie grupowe.

Wymagania niezbędne

• 1) Wykształcenie wyższe o specjalności archiwistyka lub wyższe i ukończone specjalistyczne kursy zawodowe
• 2) Umiejętność obsługi komputera i urządzeń biurowych, w tym pakietów biurowych a także narzędzi komunikacji elektronicznej wykorzystywanych w administracji publicznej, w szczególności aplikacji MS Teams
• 3) Co najmniej 5 letnie doświadczenie zawodowe z obszaru archiwistyki
• 4) Niekaralność za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe
• 5) Znajomość przepisów ustawy o samorządzie gminnym, kodeksu postępowania administracyjnego, ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz aktów wykonawczych do tej ustawy z uwzględnieniem rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz ustawy o ochronie danych osobowych i RODO
• 6) pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych
• 7) stan zdrowia pozwalający na zatrudnienie na danym stanowisku.

Wymagania dodatkowe

• 1) doświadczenie w pracy w administracji samorządowej lub rządowej
• 2) doświadczenie we wdrażaniu EZD i systemów wspomagających
• 3) doświadczenie w prowadzeniu archiwum zakładowego oraz procedur brakowania dokumentacji niearchiwalnej
• 4) znajomość zasad klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji zgodnie z JRWA
• 5) umiejętność opracowywania projektów aktów wewnętrznych dotyczących zarządzania dokumentacją
• 6) komunikatywność, samodzielność w działaniu, odporność na stres
• 7) umiejętność analitycznego myślenia
• 8) terminowość
• 9) wysoka kultura osobista, odpowiedzialność oraz samodzielność w podejmowaniu decyzji
• 10) umiejętność pracy pod presją czasu oraz dobra organizacja pracy
• 11) umiejętność pracy zespołowej i współpracy z pracownikami różnych komórek organizacyjnych urzędu
• 12) prawo jazdy kategorii B, samochód.

Wymagane dokumenty i oświadczenia

• 1) Curriculum Vitae
• 2) list motywacyjny
• 3) kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie
• 4) oświadczenie o posiadanym obywatelstwie
• 5) kopia dokumentu potwierdzająca znajomość języka polskiego (dot. osób nieposiadających obywatelstwa polskiego)
• 6) oświadczenie o pełnej zdolności do czynności prawnych
• 7) oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• 8) oświadczenie, że kandydat nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe
• 9) oświadczenie o niepełnosprawności, opatrzone własnoręcznym podpisem; kandydat, który korzysta z uprawnienia, o którym mowa w art. 13a ust. 2 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych, na rozmowie kwalifikacyjnej zobowiązany jest okazać oryginał dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność.
• Curriculum Vitae, list motywacyjny oraz wymagane w ogłoszeniu oświadczenia muszą być opatrzone datą i podpisane własnoręcznie przez kandydata.
• Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w jednostce w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia niniejszego ogłoszenia o naborze, jest niższy niż 6%.
• W przypadku przedstawienia dokumentów w języku obcym należy dołączyć również ich tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego, na koszt własny kandydata.
• Wymagane dokumenty aplikacyjne należy złożyć w Kancelarii Urzędu Miejskiego w Siechnicach lub przesyłać pocztą na adres: Urząd Miejski w Siechnicach ul. Jana Pawła II 12, 55–011 Siechnice z dopiskiem na kopercie: „Nabór na stanowisko ds. archiwum zakładowego” lub na adres e-mail: biuro@umsiechnice.pl w terminie do dnia 22.07.2026r.
• O zachowaniu terminu decyduje data wpływu do Urzędu. Aplikacje wniesione po terminie nie będą rozpatrywane. Aplikacje niezawierające wszystkich wymaganych elementów nie będą rozpatrywane.
• Do dalszej rekrutacji zapraszani będą telefonicznie lub drogą elektroniczną kandydaci, którzy spełnili wymagania niezbędne określone w ogłoszeniu o naborze oraz złożyli najlepsze z punktu widzenia kryteriów oferty.
• Informacja o wyniku naboru będzie umieszczona na stronie internetowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Siechnicach.
• Siechnice, 25.06.2026 r.

INFORMACJA O WYNIKU NABORU

Urząd Miejski w Siechnicach

ul. Jana Pawła II 12, 55-011 Siechnice

informuje, że w wyniku ogłoszenia o naborze - kandydatów do pracy na stanowisko ds. archiwum zakładowego wybrany kandydat to:

Pani Anna Dziatczyk

Uzasadnienie

Pani Anna Dziatczyk spełnia wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze – wymagane wykształcenie oraz doświadczenie zawodowe. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej wykazała się znajomością przepisów, które są preferowane na tym stanowisku pracy. Posiada wiedzę merytoryczną, a zdobyte dotychczas umiejętności zawodowe pozwalają przypuszczać, że Pani Anna Dziatczyk w sposób prawidłowy będzie wykonywała powierzone zadania.

30.07. 2025 r., Siechnice

Załączniki

• NABÓR klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych - nabory-1.pdf
• Informacja o wynikach ZOD - ds. archiwum zakładowego.docx