Referent / referentka lub inspektor / inspektorka

Kanclerz Polskiej Akademii Nauk

ogłasza nabór na stanowisko

Referenta/Referentki lub Inspektora/Inspektorki w Biurze Organizacyjnym (ds. Obsługi administracyjnej Oddziału PAN w Warszawie)

• Miejsce pracy: Pl. Defilad 1, 00-901 Warszawa, Pałac Kultury i Nauki
• Przewidywany termin zatrudnienia: październik 2026
• Podstawa zatrudnienia: umowa o pracę na czas określony do 33 miesięcy (poprzedzona 3 miesięcznym okresem próbnym) z możliwością przedłużenia na czas nieokreślony

Do głównych zadań osoby zatrudnionej na tym stanowisku będzie należało

• Organizacja i zapewnienie sprawnego funkcjonowania sekretariatu

Oddziału PAN w Warszawie, w tym

• bieżące wsparcie administracyjne Prezesa Oddziału, obejmujące w szczególności zarządzanie kalendarzem i pocztą elektroniczną, przygotowywanie projektów odpowiedzi na pisma i listy, przekazywanie zaproszeń, potwierdzanie udziału w wybranych uroczystościach, w których Prezes reprezentuje Oddział, oraz monitorowanie spraw wymagających jego zaangażowania
• rejestrowanie, przekazywanie i monitorowanie obiegu dokumentów
• monitorowanie bieżących spraw Oddziału PAN w Warszawie
• wsparcie procesów prowadzonych przez Prezesa Oddziału PAN w Warszawie oraz współpraca z komórkami organizacyjnymi Kancelarii PAN przy przygotowywaniu materiałów merytorycznych
• obsługa posiedzeń Prezydium, zgromadzeń członków Oddziału oraz komisji naukowych, zapewniająca realizację zadań statutowych Oddziału, w tym organizacja usług cateringowych i transportowych, wynajmu sal oraz przygotowywanie dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych w tym zakresie
• protokołowanie posiedzeń organów Oddziału
• organizowanie głosowań korespondencyjnych dotyczących opinii, stanowisk, oświadczeń i innych rozstrzygnięć
• zapewnianie wsparcia organizacyjnego w zakresie krajowych i zagranicznych podróży służbowych członków Prezydium Oddziału
• redagowanie i aktualizowanie strony internetowej oraz prowadzenie profili Oddziału PAN w Warszawie w mediach społecznościowych
• prowadzenie ewidencji, statystyk i zestawień w programie Excel oraz sporządzanie okresowych sprawozdań i raportów
• archiwizowanie dokumentacji
• wykonywanie innych zadań zleconych przez Prezesa Oddziału.

Wymagania niezbędne

• dobra znajomość języka polskiego w mowie i piśmie
• umiejętność redagowania pism, notatek służbowych i korespondencji
• umiejętność obsługi komputera i sprzętów biurowych, znajomość pakietu MS Office
• wykształcenie średnie
• co najmniej 2-letnie doświadczenie zawodowe na stanowisku inspektora.

Wymagania dodatkowe (mile widziane)

• umiejętność prowadzenia profili w mediach społecznościowych, w tym tworzenia i publikowania treści, planowania harmonogramu publikacji oraz monitorowania aktywności odbiorców
• Kompetencje miękkie i predyspozycje osobowościowe
• dyskrecja i takt w kontaktach wewnętrznych i zewnętrznych
• otwartość na zdobywanie nowej wiedzy i rozwijanie umiejętności
• zdolność organizacji pracy własnej (umiejętność planowania, wyznaczania priorytetów)
• umiejętność pracy pod presją czasu
• wysoka kultura osobista i umiejętność poprawnej komunikacji – pisemnej i ustnej
• umiejętność współpracy i komunikacji na różnych poziomach organizacji

Benefity

• Ruchomy czas rozpoczęcia pracy (start między 7:00 a 9:00)
• Dodatkowa składka pracodawcy PPK (2%)
• E-tutor
• Szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne
• Dofinansowanie studiów
• Dofinansowanie karty Multisport
• Świadczenia ZFŚS
• Trzynaste wynagrodzenie (po przepracowaniu co najmniej 6 pełnych miesięcy w danym roku kalendarzowym)
• Zniżki pracownicze na pobyty w domach pracy twórczej PAN.

Wynagrodzenie

• Wynagrodzenia w Kancelarii Polskiej Akademii Nauk regulowane są Rozporządzeniem z dnia 12 lipca 2024 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędach administracji rządowej i pracowników innych jednostek.
• Wysokość wynagrodzenia jest uzależniona od wykształcenia oraz stażu pracy.

Dodatkowymi składowymi wynagrodzenia są

• dodatek funkcyjny (na określonych stanowiskach)
• trzynaste wynagrodzenie po przepracowaniu co najmniej 6 pełnych miesięcy w danym roku kalendarzowym
• świadczenia ZFŚS
• dofinansowanie do opieki medycznej (pracodawca w całości opłaca składkę w pakiecie podstawowym)
• dofinansowanie do karty Multisport

Etapy rekrutacji

• Analiza CV
• Rozmowa online
• Rozmowa stacjonarna
• Zatrudnienie

O pracodawcy – Kancelaria Polskiej Akademii Nauk Kancelaria Polskiej Akademii Nauk jest centralną jednostką organizacyjną wspierającą funkcjonowanie Polskiej Akademii Nauk – jednej z najważniejszych instytucji naukowych w Polsce. Zapewniamy kompleksową obsługę organizacyjną, finansową, prawną, kadrową i techniczną organów Akademii, jej jednostek organizacyjnych oraz zagranicznych stacji naukowych.

Zakres działalności Kancelarii obejmuje m.in. planowanie i nadzór nad finansami publicznymi Akademii, obsługę procesów budżetowych i sprawozdawczych, zarządzanie zasobami ludzkimi, obsługę prawną, realizację zamówień publicznych, gospodarowanie nieruchomoś ciami, rozwój systemów informatycznych i cyfryzację procesów, komunikację i współpracę z mediami, a także wspieranie doskonałości naukowej oraz współpracy międzynarodowej.

Praca w Kancelarii PAN to udział w realizacji zadań o dużej skali i znaczeniu publicznym – od obsługi organów Akademii, przez współpracę z administracją rządową i samorządową, po wsparcie instytutów naukowych i wybitnych uczonych w kraju i za granicą. Dzia łamy w oparciu o jasno określone kompetencje, procedury i odpowiedzialność, jednocześnie kładąc nacisk na współpracę pomiędzy zespołami i sprawną komunikację wewnętrzną.

Oferujemy stabilne zatrudnienie w instytucji o ugruntowanej pozycji, możliwość zdobywania specjalistycznego doświadczenia w obszarze administracji publicznej i nauki, a także realny wpływ na jakość procesów i rozwiązań wspierających działalność Akademii. D oceniamy rzetelność, odpowiedzialność i inicjatywę oraz stwarzamy warunki do rozwoju kompetencji zawodowych.

Jesteśmy pracodawcą równych szans. Cenimy różnorodność doświadczeń, perspektyw i kompetencji oraz zapewniamy wszystkim kandydatom równe traktowanie w procesie rekrutacji, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Wymagane dokumenty i oświadczenia

• informacje, o których mowa w art. 22 1 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465. dalej: KP), tj. imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, wykazanie doświadczenia i umiejętności spełniających kryteria
• Zgłoszenia należy złożyć w terminie do dnia 28. października 2026 r. poprzez https://system.erecruiter.pl/FormTemplates/RecruitmentForm.aspx?WebI D=bea750d4e3cf4f0593275540d842317e Zastrzegamy sobie prawo do kontaktu tylko z wybranymi kandydatami.
• Po preselekcji zgłoszeń odbędą się rozmowy kwalifikacyjne online z wybranymi Kandydatami/kandydatkami.
• Zastrzegamy sobie również prawo do wcześniejszego zakończenia procesu rekrutacji w przypadku wyłonienia kandydata przed terminem ważności ogłoszenia.

Informujemy, że

• 1. administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji jest Polska Akademia Nauk, pl. Defilad 1
• 00-901 Warszawa tel. +48 22 182 61 03, e -mail: akademia@pan.pl (dalej: Akademia)
• 2. administrator wyznaczył inspektora danych osobowych, z którym można skontaktować się poprzez adres poczty elektronicznej: iod@pan.pl
• 3. celem przetwarzania danych osobowych jest przeprowadzenie postępowania rekrutacyjnego/konkursu na stanowisko wskazane w ogłoszeniu, zakończonego ewentualnym zawarciem umowy
• 4. podanie danych, o których mowa w art. 22 1 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. KP jest wymogiem ustawowym, w pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne
• 5. dane osobowe będą przetwarzane na podstawie obowiązku prawnego administratora, o którym mowa w art. 221 KP (art. 6 ust.1 lit. c RODO).
• Pozostałe dane będą przetwarzane na podstawie dobrowolnej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), rozumianej jako przesłanie zgłoszenia rekrutacyjnego/konkursowego do Akademii, a ich podanie nie ma wpływu na możliwość udziału w r ekrutacji/konkursie. Jeżeli nie chce Pani/Pan, abyśmy przetwarzali dodatkowe dane, prosimy o nieumieszczanie ich w dokumentach
• 6. odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty świadczące obsługę administracyjno-organizacyjną oraz podmioty uprawnione
• 7. w granicach i na zasadach opisanych w RODO posiada Pani/Pan prawo żądania:
• dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących
• sprostowania Pani/Pana danych osobowych
• ograniczenia przetwarzania danych osobowych
• usunięcia danych osobowych
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa)
• 8. zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody przysługuje Pani/Panu również prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie
• „Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych przez Kancelarię PAN z siedzibą w Warszawie (00 -901), pl. Defilad 1, w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego na stanowisko:
• Referenta/Referentki / Inspektora/Inspektorki w Biurze Organizacyjnym.
• „Wyrażam zgodę/nie wyrażam zgody na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych przez Kancelarię PAN z siedzibą w Warszawie (00 -901), pl.
• Defilad 1, w celu udziału w przyszłych rekrutacjach”.

Załączniki

• Ogłoszenie_Referent_Inspektor_BO_OW.pdf