Sekretarz / sekretarka ds. obsługi sekretarsko-kancelaryjnej

Komendant Główny Straży Granicznej poszukuje kandydatów/kandydatek na stanowisko:

sekretarz/sekretarka do spraw obsługi sekretarsko-kancelaryjnej w Sekcji Recepcji Wydziału Organizacyjnego Gabinetu Komendanta Głównego Straży Granicznej Miejsce wykonywania pracy: al. Niepodległości 100, 02-585 Warszawa Adres urzędu: 02-585 Warszawa al. Niepodległości 100

Warunki pracy

• Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
• praca samodzielna biurowo-administracyjna
• praca w siedzibie urzędu
• stres związany z obsługą klientów zewnętrznych i wewnętrznych
• Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
• praca w pomieszczeniu biurowym
• ruchomy czas pracy w godzinach pomiędzy 7:15 – 18:00 (system 8 godzinny)
• stanowisko pracy sekretarza/ki zlokalizowane jest na I piętrze budynku
• dojścia i dojazdy do budynku są utwardzone
• niepełne przystosowanie budynku dla osób niepełnosprawnych: brak podjazdów przy wejściu głównym, korytarze z drzwiami z samozamykaczami, brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym, infrastruktura budynku: sanitariaty, korytarze, klatki schodowe, schody, windy, klimatyzacja, praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym, praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godz. obsługa urządzeń biurowych (komputer, niszczarka, urządzenie wielofunkcyjne – drukarka, ksero, skaner).

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy

• organizuje pracę sekretariatu Komendanta Głównego Straży Granicznej i Zastępców Komendanta Głównego Straży Granicznej w celu zapewnienia sprawnej obsługi recepcyjnej wymienionych stanowisk, prowadzi kalendarz spotkań i istotnych wydarzeń służbowych Komendanta lub jego zastępców w celu zabezpieczenia realizacji zadań zgodnie z ustalonym kalendarzem, a także zapewnia właściwą obsługę podczas spotkań w gabinecie Komendanta w celu właściwego reprezentowania urzędu, udziela informacji telefonicznej w zakresie wykonywanych obowiązków w celu zapewnienia rzetelnego informowania interesantów, obsługuje pocztę elektroniczną w ramach systemu EZD oraz przekazuje korespondencję do kancelarii zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów i korespondencji, przygotowuje pisma i odpowiedzi na polecenie Komendanta w celu wsparcia go w bieżącej pracy, ustala z Komendantem kolejność wejścia interesantów do gabinetu, czuwa nad terminowością spotkań, potwierdza udział w spotkaniach w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania stanowiska szefa urzędu, prowadzi ewidencję wydatków i rozlicza fundusz reprezentacyjny Komendanta oraz dokonuje w uzgodnieniu z przełożonym niezbędnych zakupów z tego funduszu, prowadzi na potrzeby Komendanta bieżący wykaz kierownictwa MSWiA oraz służb i instytucji współpracujących ze Strażą Graniczną w celu właściwej wymiany informacji.

Wynagrodzenie

• około 6495,00 zł brutto

Oferujemy

• Dofinansowanie do wypoczynku pracowników
• Dofinansowanie do wypoczynku dzieci pracowników
• Dofinansowanie do okularów korekcyjnych (praca przy komputerze powyżej 4 godzin) Możliwość korzystania z Pracowniczej Kasy Zapomogowo - Pożyczkowej Dodatkowe wynagrodzenie roczne

Wymagania niezbędne

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe: co najmniej 1 rok i 6 miesięcy doświadczenia zawodowego pracy w sekretariacie Znajomość w stopniu komunikatywnym jednego z języków obcych (angielski, niemiecki, rosyjski) Pozytywne przejście procedury sprawdzającej w celu uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych Znajomość przepisów kancelaryjnych Odporność w sytuacjach stresowych Dobra organizacja pracy i biegła obsługa urządzeń biurowych W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów – nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne lub informację o uprzednim złożeniu oświadczenia lustracyjnego, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie z ochrony informacji niejawnych oraz ochrony danych osobowych Kurs asystencko – sekretarski Obsługa programów z pakietu Office

Dokumenty i oświadczenia niezbędne

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy Kopie dokumentów lub oświadczenie kandydata o wymaganej znajomości jednego z języków obcych: języka angielskiego, niemieckiego, rosyjskiego na poziomie komunikatywnym Oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgodny na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji Oświadczenie kandydata, że w okresie od 22 lipca 1944 r. do 31 lipca 1990 r. nie pracowałam/łem, nie pełniłam/łem służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie byłam/łem współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. (Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później) Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe

• kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów Kopia dokumentu potwierdzającego spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie kursu asystencko-sekretarskiego Kopia dokumentu potwierdzającego spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie przeszkolenia z ochrony informacji niejawnych oraz ochrony danych osobowych Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie pozostałych wymagań dodatkowych (o ile kandydat takowe spełnia).
• Kopie innych dokumentów potwierdzających posiadane przydatne kwalifikacje (świadectwa pracy, uprawnienia, referencje)

Termin i miejsce składania dokumentów

Dokumenty należy złożyć do

2026-11-13

Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu

Miejsce składania dokumentów

Biuro Kadr i Szkolenia Komendy Głównej Straży Granicznej

Al. Niepodległości 100

02-585 Warszawa z dopiskiem „oferta pracy – sekretarz/sekretarka WO SR GKG SG oraz numer ogłoszenia”

Etapy naboru

Rozmowa kwalifikacyjna

Zadanie selekcyjne

Przydatne informacje

Jeśli zostaniesz zakwalifikowany do kolejnego etapu, powiadomimy Cię o tym mailowo (lub telefonicznie – jeżeli nie podałeś adresu e-mail).

Jeśli ofertę składasz elektronicznie, własnoręcznie podpisane oświadczenia dołącz w formie zeskanowanych dokumentów. Przed rozmową kwalifikacyjną poprosimy Cię o dostarczenie oryginałów tych oświadczeń (do wglądu).

Oświadczenia podpisz odręcznie i wstaw datę ich sporządzenia.

Oferty kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni, zniszczymy po 3 miesiącach od zakończenia naboru.

Nie rozpatrzymy oferty, którą nadałeś po terminie. Dotyczy to też uzupełniania ofert.

Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia.

Do dokumentów sporządzonych w języku obcym dołącz kopie ich tłumaczenia na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego.

Nie przesyłaj wszystkich dokumentów, które uznasz, że mogą Ci pomóc w naborze. Prześlij tylko te, których wymagamy lub zalecamy.

Zwróć uwagę na warunki pracy, które wskazaliśmy w ogłoszeniu – rzetelnie oceń, czy odpowiada Ci taka praca.

Złożone przez Ciebie dokumenty zweryfikujemy pod względem formalnym na podstawie zapisów ogłoszenia dotyczących wymaganych i dodatkowych dokumentów.

Inne informacje

Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami

Oferty odrzucone zostaną zniszczone komisyjnie po zakończeniu procedury naboru.

UWAGA!

WSZYSTKIE WYMAGANE OŚWIADCZENIA NALEŻY WŁASNORĘCZNIE PODPISAĆ ORAZ OPATRZYĆ DATĄ.

Z DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH WYMAGANE DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE MUSI JEDNOZNACZNIE

WYNIKAĆ DŁUGOŚĆ DOŚWIADCZENIA ZAWODOWEGO.

W PRZYPADKU APLIKOWANIA DO KOMENDY GŁÓWNEJ STRAŻY GRANICZNEJ NA KILKA STANOWISK

JEDNOCZESNIE NALEŻY ZŁOŻYC ODRĘBNY KOMPLET DOKUMENTÓW NA KAŻDE OGŁOSZENIE.

Przez dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganego doświadczenia zawodowego należy rozumieć:

świadectwa pracy/służby,

zaświadczenia o zatrudnieniu,

zaświadczenia potwierdzające świadczenie pracy w ramach umów cywilnoprawnych, zaświadczenia o odbytych praktykach, stażach, wolontariacie, referencje ze skonkretyzowanym stanowiskiem lub zakresem obowiązków, zakresy obowiązków na stanowisku pracy z dołączonym świadectwem pracy potwierdzającym zatrudnienie na tym stanowisku.

Dokumenty można składać

osobiście w siedzibie urzędu

listownie

za pośrednictwem ePUAP albo e-Doręczenia.

Wynagrodzenie na powyższym stanowisku wynosi ok. 6495,00 zł brutto + dodatek za wysługę lat.

Rozpatrzeniu nie będą podlegać oferty niespełniające wymagań określonych w ogłoszeniu a także oferty, które nie zawierają kompletu wymaganych dokumentów oraz uwiarygodnionych (opatrzonych datą i własnoręcznym podpisem kandydata) oświadczeń.

Zostaną przyjęte tylko kompletne kserokopie dokumentów. Kandydaci zakwalifikowani będą informowani - telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej - o terminie rozmowy kwalifikacyjnej.

Na rozmowie kwalifikacyjnej poprosimy o okazanie oryginałów dokumentów dołączonych do aplikacji (do wglądu).

Do składania dokumentów zachęcamy również osoby niepełnosprawne, które spełniają wymagania określone w niniejszym ogłoszeniu.

Informacje na temat Procedury zgłoszeń wewnętrznych w KGSG: zarządzenie nr 58 Komendanta Głównego Straży Granicznej z dnia 25 września 2024 r. w sprawie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Komendzie Głównej Straży Granicznej.