Specjalista/ka ds. zakupów i administracji

Specjalista/ka ds. zakupów i administracji

pełny etat

Miejsce pracy: PAN Ogród Botaniczny -CZRB w Powsinie

Przewidywany termin zatrudnienia: od zaraz

Podstawa zatrudnienia: umowa o pracę na czas określony do 33 miesięcy (poprzedzona 3 miesięcznym okresem próbnym) z możliwością przedłużenia na czas nieokreślony

Zakres obowiązków

• Kompleksowa realizacja zamówień zakupowych.
• Monitorowanie zamówień w systemie CRU.
• Bieżący kontakt z dostawcami w zakresie realizacji zamówień, dostępności towarów oraz terminów dostaw.
• Prowadzenie rozeznania rynku oraz wyszukiwanie potencjalnych dostawców.
• Zbieranie, analiza i porównywanie ofert pod kątem cen, dostępności, warunków handlowych i terminów realizacji.
• Realizacja zamówień dla poszczególnych działów.
• Kontrola realizacji dostaw, zamówień oraz kompletności dokumentów zakupowych.
• Obsługa obiegu faktur VAT – rejestracja, weryfikacja z zamówieniami, przekazywanie do akceptacji oraz monitorowanie procesu.
• Wyjaśnianie rozbieżności pomiędzy zamówieniami, fakturami i dokumentami magazynowymi.
• Współpraca z księgowością, działem technicznym, działem administracji, działem zamówień publicznych i innymi działami Ogrodu.
• Przygotowywanie zestawień i raportów dotyczących zamówień, zakupów i dostaw.
• Dbanie o prawidłowość, kompletność i aktualność danych.
• Monitorowanie terminowości realizacji zamówień oraz podejmowanie działań w przypadku opóźnień lub problemów z dostawą.
• Współpraca z poszczególnymi działami w zakresie analizy zapotrzebowania i planowania zakupów.

Wymagania

• Wykształcenie wyższe.
• Minimum 2-letnie doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku, preferowane w obszarze zakupów, zaopatrzenia lub obsługi zamówień.
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności Excel i Word.
• Umiejętność analizy i porównywania ofert oraz podejmowania trafnych decyzji zakupowych.
• Dobra organizacja pracy własnej oraz umiejętność ustalania priorytetów.
• Samodzielność, odpowiedzialność i dokładność w realizacji powierzonych zadań.
• Umiejętność sprawnego rozwiązywania problemów i elastycznego reagowania na zmieniające się potrzeby.
• Umiejętność pracy pod presją czasu oraz skutecznego zarządzania wieloma zadaniami jednocześnie.
• Wysoko rozwinięte umiejętności interpersonalne i komunikacyjne oraz umiejętność współpracy z różnymi działami organizacji.

Mile widziane

• Doświadczenie w realizacji zakupów w jednostkach sektora finansów publicznych.
• Doświadczenie w obsłudze systemów zakupowych, rejestrów umów lub elektronicznego obiegu dokumentów.
• Umiejętność negocjowania warunków handlowych z dostawcami.

Oferujemy

• zatrudnienie na podstawie umowy o pracę
• stabilne warunki zatrudnienia w jednostce publicznej
• możliwość podnoszenia kwalifikacji zawodowych
• świadczenia wynikające z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Etapy rekrutacji

Analiza nadesłanych dokumentów aplikacyjnych.

Rozmowa kwalifikacyjna w siedzibie PAN Ogrodu Botanicznego – CZRB w Powsinie.

Podjęcie decyzji o wyborze kandydata i zakończenie procesu rekrutacji.

Prosimy o przesyłanie aplikacji na adres: agata.krol@ob.pan.pl

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy

Administratorem Państwa danych osobowych jest PAN Ogród Botaniczny – Centrum Zachowania Różnorodności Biologicznej w Powsinie.

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych.

Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego:

w zakresie danych wymaganych przepisami prawa pracy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 22¹ Kodeksu pracy;

w zakresie danych podanych dobrowolnie, wykraczających poza zakres wymagany przepisami prawa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, tj. zgody osoby, której dane dotyczą.

Podanie danych wymaganych przepisami prawa jest niezbędne do udziału w procesie rekrutacji. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.

Dane osobowe będą przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia i zakończenia rekrutacji, a następnie przez okres wynikający z obowiązujących przepisów lub niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń.

Odbiorcami danych mogą być podmioty uprawnione do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa oraz podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi związane z obsługą procesu rekrutacji, na podstawie odpowiednich umów.

Przysługuje Państwu prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania – w przypadkach określonych przepisami RODO, a w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – również prawo do jej cofnięcia w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.

Przysługuje Państwu także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Załączniki

• ogłoszenie administracja.docx