Starszy specjalista / starsza specjalistka ds. archiwum zakładowego

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów/kandydatek na stanowisko:

starszy specjalista/starsza specjalistka do spraw archiwum zakładowego w Wydziale – Archiwum Zakładowe w Biurze Dyrektora Generalnego

Adres urzędu: 00-950 Warszawa Al. Ujazdowskie 11

Warunki pracy

• praca przy komputerze pow. 4 godzin dziennie
• kontakt z klientem zewnętrznym
• wysiłek fizyczny
• zagrożenie chorobami skórnymi, układu oddechowego i alergiami
• praca na stanowisku wiąże się z wykonywaniem czynności w pomieszczeniach magazynowych, co może spowodować wystąpienie barier dla osób z niepełnosprawnościami ruchowymi
• budynek dostosowany architektonicznie do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy

• Przyjmuje na stan archiwum zakładowego materiały archiwalne oraz dokumentację niearchiwalną w postaci papierowej oraz w EZD; ewidencjonuje przejętą dokumentację.
• Porządkuje dokumentację stanowiącą zasób archiwum zakładowego, w tym materiały archiwalne, podlegające przekazaniu do archiwum państwowego.
• Udostępnia dokumentację przechowywaną w archiwum zakładowym do celów służbowych oraz prowadzi kwerendy w zasobie archiwum zakładowego oraz udostępnia osobom prywatnym dokumentację do celów naukowych, przygotowuje projekty odpowiedzi do instytucji państwowych i osób prywatnych.
• Prowadzi bieżące konsultacje dla pracowników Ministerstwa Sprawiedliwości dotyczące przepisów kancelaryjno-archiwalnych, prawidłowego prowadzenia dokumentacji w komórkach organizacyjnych oraz prawidłowego opracowania dokumentacji podlegającej przekazaniu do archiwum zakładowego, w tym archiwizacji w EZD.
• Przygotowuje do przekazania materiały archiwalne do archiwum państwowego.
• Przygotowuje postępowanie o udzielanie zamówienia publicznego w zakresie badań mikrobiologicznych, fumigacji oraz konserwacji akt.
• Utrzymuje stały kontakt z Archiwum Akt Nowych oraz Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych w zakresie postępowania z dokumentacją oraz innymi instytucjami i osobami prywatnymi w zakresie udostępniania dokumentacji.
• Wycofuje dokumentację ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej.

Wynagrodzenie

• 8812,58 zł brutto

Oferujemy

• dodatek za wysługę lat (powyżej 5 lat) od 5% do 20% wynagrodzenia zasadniczego w zależności od udokumentowanego stażu pracy
• dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka)
• maksymalna wysokość wpłaty pracodawcy do Pracowniczych Planów Kapitałowych – 4%
• możliwość udziału w szkoleniach
• możliwość częściowej refundacji kosztów nauki języków obcych i studiów podyplomowych
• pakiet socjalny (możliwość ubiegania się o dofinansowanie wypoczynku dla pracownika i refundacji wypoczynku jego dzieci; możliwość refundacji kosztów żłobka/przedszkola/klubiku dziecięcego i innych form wychowania przedszkolnego; możliwość refundacji kosztów zakupu biletów na wydarzenia kulturalno-oświatowe oraz indywidualne zajęcia sportowo-rekreacyjne; możliwość ubiegania się o pomoc bezzwrotną w formie zapomogi pieniężnej, pożyczkę na cele mieszkaniowe i świadczenie świąteczne)
• możliwość wykupienia pakietu opieki medycznej dla pracownika i członków rodziny, a także ubezpieczenia na życie
• możliwość zakupu karty sportowej
• możliwość skorzystania z Programu Wsparcia Pracowników (anonimowe porady psychologiczne)
• możliwość korzystania z Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej
• możliwość dofinansowania zakupu okularów korekcyjnych
• zniżki na wydarzenia kulturalne
• pokój do pracy dla rodzica z dzieckiem
• bufet pracowniczy
• biblioteka
• doskonała lokalizacja urzędu w centrum Warszawy – szybki i łatwy dojazd
• parking dla rowerów

Wymagania niezbędne

• wykształcenie: wyższe
• doświadczenie zawodowe: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego pracy w archiwum zakładowym lub archiwum państwowym lub firmach zajmujących się archiwizacją akt
• Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• Znajomość rozporządzenia ministra kultury i dziedzictwa narodowego w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
• Umiejętność porządkowania, ewidencjonowania oraz technicznego zabezpieczania dokumentacji
• Doskonalenie zawodowe, identyfikacja z misją urzędu, komunikacja, otwartość na zmiany, pozytywne podejście do klienta, radzenie sobie z presją, umiejętność współpracy, zorientowanie na osiąganie celów
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Wykształcenie wyższe na kierunku historia o specjalności archiwistyka lub wyższe na kierunku archiwistyka i zarządzanie dokumentacją
• Doświadczenie zawodowe: 6 miesięcy pracy w archiwum zakładowym w administracji publicznej
• Ukończony kurs kancelaryjny I lub II stopnia

Dokumenty i oświadczenia niezbędne

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów jednoznacznie potwierdzających wymagany okres i obszar doświadczenia zawodowego (świadectwa pracy, opisy stanowisk, zakresy czynności, zaświadczenia i inne)
• Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później.
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe

• kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnianie wymagań dodatkowych (fakultatywnie)

Termin i miejsce składania dokumentów

Dokumenty należy złożyć do

2026-11-06

Decyduje data:wpływu oferty do urzędu

Miejsce składania dokumentów

Ministerstwo Sprawiedliwości

Biuro Dyrektora Generalnego

Wydział Zarządzania Zasobami Ludzkimi

Al. Ujazdowskie 11

00-950 Warszawa

Z podaniem na kopercie numeru ogłoszenia

Adres e-Doręczeń Ministerstwa Sprawiedliwości: AE:PL-45507-58621-HRWWR-20

Aplikacje można składać także przez ePUAP lub wysłać na adres mailowy

rekrutacja@ms.gov.pl (prosimy o przesyłanie plików WYŁĄCZNIE w formacie PDF oraz wpisanie numeru ogłoszenia w tytule wiadomości).

Etapy naboru

• weryfikacja ofert pod względem spełniania wymagań formalnych wynikających z ogłoszenia
• test wiedzy obejmujący obszar merytoryczny i przepisy wskazane w ogłoszeniu
• sprawdzian umiejętności praktycznych wskazanych w ogłoszeniu
• rozmowa kwalifikacyjna obejmująca weryfikację kompetencji wskazanych w ogłoszeniu. Rozmowa odbywa się w formie stacjonarnej w siedzibie Ministerstwa.

Inne informacje

Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami

Zwróć uwagę na warunki pracy, które wskazaliśmy w ogłoszeniu – rzetelnie oceń, czy odpowiada Ci taka praca.

Oświadczenia podpisz odręcznie i wstaw aktualną datę ich sporządzenia.

Jeśli ofertę składasz elektronicznie, własnoręcznie podpisane oświadczenia dołącz w formie zeskanowanych dokumentów PDF (wzór oświadczeń można pobrać ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości: https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/materialy2).

Złóż dokumenty w języku polskim. Do dokumentów sporządzonych w języku obcym dołącz kopie ich tłumaczenia na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego. Nie wymagają tłumaczenia certyfikaty potwierdzające znajomość języka obcego wymienione w załączniku nr 2 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie sposobu przeprowadzania postępowania kwalifikacyjnego w służbie cywilnej (Dz. U. z 2021 r. poz. 141 oraz z 2024 r. poz. 675).

W przypadku uzyskania wykształcenia wyższego na uczelni zagranicznej należy dołączyć kopię dyplomu ukończenia studiów wraz z tłumaczeniem na język polski, sporządzonym przez tłumacza przysięgłego, oraz pisemną informację z Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej dotyczącą dyplomu wydanego przez zagraniczną uczelnię.

Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia. Deklaracja lub oświadczenie kandydata/kandydatki (np. w CV czy liście motywacyjnym) nie stanowi potwierdzenia doświadczenia zawodowego

Nie przesyłaj wszystkich dokumentów, które uznasz, że mogą Ci pomóc w naborze. Prześlij tylko te, których wymagamy lub zalecamy.

Aplikacje, których załączniki zamieszczone zostaną w chmurze lub na dyskach zewnętrznych nie będą rozpatrywane. Wszystkie wymagane dokumenty należy załączyć bezpośrednio do wiadomości e-mail wyłącznie w formie plików PDF. Zadbaj o poprawność pliku/formatu oraz czytelność przesyłanych dokumentów.

Jeśli oferta spełni wymagania formalne, o kolejnym etapie naboru poinformujemy Cię mailowo. Nie zapomnij podać adresu e-mail oraz regularnie sprawdzaj skrzynkę odbiorczą.

Oferty przesłane po terminie nie będą podlegały weryfikacji.

Oferty osób niewyłonionych zniszczymy po 14 dniach od zakończenia naboru.

Informacje na temat Procedury zgłoszeń wewnętrznych w Ministerstwie Sprawiedliwości znajdują się na stronie: https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/du-24-288

Zapoznaj się z zasadami naboru oraz warunkami zakwalifikowania do kolejnych etapów naboru; możesz także skorzystać z formularza aplikacyjnego oraz oświadczeń w zakładce „oferty pracy” na stronie https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/praca-w-ms

Pracę możesz rozpocząć od: 1 lub 15 dnia miesiąca.