Rewident Zakładowy

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w ZZM, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

• 1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Zakład Zieleni Miejskiej w Katowicach, ul. Kościuszki 138, Katowice.
• 2. Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych - iodQzzm.katowice.pl
• 3. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego.
• 4. Dane osobowe w zakresie wskazanym w przepisach prawa dotyczących postępowania rekrutacyjnego będą przetwarzane na podstawie przepisów kodeksu pracy (art. 22" Kodeksu pracy) oraz na podstawie Art. 6, ust 1, lit b RODO, jako dane niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy 5. Inne przekazane przez Państwo dane osobowe (np. dane wizerunkowe), na podstawie udzielonej przez Państwo zgody.
• 6. Administrator będzie przetwarzał Państwa dane osobowe, także w kolejnych naborach pracowników, jeżeli wyrażą Państwo na to zgodę.
• 7. Udzielone przez Państwo zgody mogą zostać odwołane w dowolnym czasie.
• 8. Państwa dane zgromadzone w obecnym procesie rekrutacyjnym będą przechowywane do zakończenia procesu rekrutacji. W przypadku wyrażonej przez Państwa zgody na wykorzystywanie danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji, Państwa dane będą wykorzystywane przez 36 miesięcy.
• 9. Mają Państwo prawo do:
• 1) dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii
• 2) do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych
• 3) do ograniczenia przetwarzania danych osobowych
• 4) do usunięcia danych osobowych
• 5) do cofnięcia zgody, gdy przetwarzamy Państwa dane na podstawie udzielonej zgody
• 6) prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa).

AK-II.1711.7.2026.DF

Protokół z kontroli problemowej za 2025 r. przeprowadzonej w Zakładzie Zieleni Miejskiej w Katowicach przy ul. Kościuszki 138, w dniach od 20.07.2026 r. – 17.09.2026 r. przez pracowników Wydziału Audytu i Kontroli Urzędu Miasta Katowice, na podstawie upoważnień wydanych przez Prezydenta Miasta Katowice:

• Dominika Firlej - nr OZ-II.077.772.2023 z dnia 21.07.2023 r. – koordynator kontroli
• Ewa Cisło - nr OZ-II.077.865.2024 z dnia 6.06.2024 r. - członek zespołu kontrolnego
• Edyta Ciszewska - nr OZ-II.077.1646.2025 z dnia 3.12.2025 r. - członek zespołu kontrolnego
• Monika Szybielok – nr OZ.II.077.1559.2019 z dnia 09.10.2019 r. - członek zespołu kontrolnego
• Marzena Trojca – nr OZ-II.077.1647.2025 z dnia 3.12.2025 r. - członek zespołu kontrolnego.

Tematyka kontroli:

gospodarka finansowa

Kontrolą objęto okres od 01.01.2025 r. do 31.12.2025 r.

Dyrektorem Zakładu Zieleni Miejskiej w Katowicach od dnia 01.10.2007 r. jest Pan Mieczysław Wołosz. Prezydent Miasta Katowice pismem nr OR.IX.MB/1130/104/07 z dnia 24.09.2007 r. powierzył ww. osobie pełnienie obowiązków Dyrektora ZZM.

Zatrudnienie od 01.03.2008 r. ww. osoby na stanowisku Dyrektora udokumentowano natomiast umową o pracę nr OR.IX.MB.113/1/08 z dn. 28.02.2008 r.

Prezydent Miasta Katowice pismem nr OZ-II.0052.106.2023 z dn. 3.07.2023 r. udzielił Dyrektorowi ZZM pełnomocnictwa do składania jednoosobowo, w imieniu miasta Katowice, oświadczeń woli w obrocie cywilnoprawnym dotyczącym zadań powierzonych jednostce przez miasto, z wyjątkiem dokonywania czynności przekraczających zakres zwykłego zarządu/zbywania nieruchomości, ich obciążania i zmiany przeznaczenia oraz do reprezentowania miasta Katowice przed sądami powszechnymi, przed sądami administracyjnymi oraz w postępowaniach administracyjnych, jak również do udzielania dalszych pełnomocnictw.

W badanym okresie obsługa finansowo-księgowa Zakładu Zieleni Miejskiej prowadzona była w siedzibie administracji Jednostki, przy ul. Kościuszki 138 w Katowicach, przez Główną Księgową, Panią Lucynę Bauke, zatrudnioną na ww. stanowisku od dnia

03.01. 2005 r. do nadal.

Formalne powierzenie obowiązków i odpowiedzialności Głównemu księgowemu ZZM w zakresie prowadzenia rachunkowości Jednostki w okresie objętym kontrolą, w świetle art. 4 ust. 5 i art. 53 ust. 2 ustawy o rachunkowości oraz art. 54 ust. 1 pkt 1-3 ustawy o finansach publicznych, udokumentowano pismem (upoważnieniem) nr NOZ.0212.29.2016 z dnia (brak daty) – numer z akt pracownika 73B, data powierzenia 30.12.2016 r.).

Stwierdza się, iż ww. osoba posiada zaświadczenie o niefigurowaniu w Krajowym Rejestrze Karnym z dnia 19.12.2006 r. oraz zaświadczenie o niefigurowaniu w rejestrze Komisji orzekającej w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych z dnia 15.02.2017 r.

Wyjaśnień w trakcie kontroli udzielali:

• Pan Mieczysław Wołosz – Dyrektor Zakładu Zieleni Miejskiej w Katowicach
• Pan Adrian Kuberski – Kierownik Działu Organizacji i Zarządzania
• Pan Mariusz Małachowski - Kierownik Działu Zamówień Publicznych.

Podstawy prawne:

• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2026 r. poz. 522 z późn. zm.)
• Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 793 z późn. zm.)
• Ustawa z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1484)
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1483 z późn. zm.)
• Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288 z późn. zm.)
• Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1135)
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 277 z późn.
• Ustawa z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy (Dz. U. z 2022 r. poz.
• Ustawa z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2025 r. poz. 560)
• Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (Dz. U. z 2026 r. poz.
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 513 z późn. zm.)
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2024 r. poz. 454 z późn. zm. - uchylone z dn.
• 01.02. 2025 r.), Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 stycznia 2025 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2025 r. poz. 133 z późn. zm.)
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1638 z późn.
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 czerwca 2022 r. w sprawie wynagrodzenia płatnika i inkasenta z tytułu terminowego wpłacania podatków na rzecz budżetu państwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 1377)
• Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15 poz. 84)
• Uchwała nr LXI/1436/06 Rady Miasta Katowice z dnia 26 czerwca 2006 r. w sprawie nadania statutu Zakładowi Zieleni Miejskiej w Katowicach
• Uchwała nr XXV/455/26 Rady Miasta Katowice z dnia 5 marca 2026 r. w sprawie zmiany uchwały nr LXI/1436/06 Rady Miasta Katowice z dnia 26 czerwca 2006 r. w sprawie nadania statutu Zakładowi Zieleni Miejskiej w Katowicach
• Zarządzenie nr 3860/2024 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 01.03.2024 r. w sprawie udostępniania nieruchomości stanowiących zasób Miasta Katowice będących w dyspozycji Zakładu Zieleni Miejskiej w Katowicach
• Zarządzenie nr 1416/2004 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 14 lipca 2004 r. w sprawie najmu, dzierżawy, użyczenia części nieruchomości oraz pomieszczeń stanowiących własność Miasta Katowice będących w trwałym zarządzie, użytkowaniu lub innym posiadaniu przez Jednostki organizacyjne Miasta Katowie (z późn. zm.)
• Zarządzenie nr 1475/2021 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 16 lutego 2021 r. w sprawie udzielania zamówień publicznych przez jednostki i zakłady budżetowe Miasta Katowice
• Zarządzenie nr 99/2019 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 4 stycznia 2019 r. w sprawie określenia sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku ruchomego powierzonego jednostkom organizacyjnym Miasta Katowice
• Zarządzenie Nr 1903/2010 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 8 lutego 2010 r. w sprawie zapewnienia funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych miasta Katowice.

Ilekroć w protokole kontroli użyto skrótu:

ZZM/Zakład/Jednostka – oznacza to Zakład Zieleni Miejskiej w Katowicach.

Ustalenia ogólne

ZZM w Katowicach jest Jednostką organizacyjną Miasta Katowice nie posiadającą osobowości prawnej, prowadzącą gospodarkę finansową na zasadach jednostki budżetowej.

Zgodnie z art. 9 pkt 13 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych stanowi podmiot tworzący sektor finansów publicznych.

W okresie objętym kontrolą ZZM prowadził działalność w oparciu o Statut nadany Uchwałą nr LXI/1436/06 Rady Miasta Katowice z dnia 26 czerwca 2006 r. W § 5 ww. Statutu wskazano, iż nadzór i kontrolę nad działalnością Zakładu sprawują Rada Miasta Katowice i Prezydent Miasta Katowice w ramach posiadanych kompetencji.

Zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Miasta Katowice strukturą organizacyjną b ezpośredni nadzór nad działalnością ZZM sprawuje Wiceprezydent Miasta Katowice Pan Jarosław Makowski. Nadzór merytoryczny natomiast wykonuje Wydział Kształtowania Środowiska Urzędu Miasta Katowice.

Organizację wewnętrzną Zakładu ustala Dyrektor w formie regulaminu.

Terenem działania Zakładu jest Miasto Katowice.

Podstawą użytkowania gruntów, terenów rolnych, leśnych oraz budynków, w których prowadzona jest działalność Zakładu są umowy użyczenia, najmu oraz trwały zarząd ustanowiony Decyzją Prezydenta Miasta Katowice. Szczegółowy wykaz miejsc prowadzenia działalności ZZM w podziale na ww. formy użytkowania w zakresie gruntów, terenów rolnych, leśnych oraz budynków przedstawiono w załączniku do protokołu.

załącznik nr 1 do protokołu

Stan zatrudnienia w Z ZM na dzień 31.12.2025 r. wynosił 245 osób (242,75 etaty). Dane odnośnie zatrudnienia, w porównaniu ze stanem na 01.01.2025 r., przedstawiono w poniższej tabeli.

Wyszczególnienie

Stan na 01.01.2025 r. Stan na 31.12.2025 r.

Liczba

pracowników

Etaty Liczba

pracowników

Etaty

Dyrektor 1 1 1 1

Zastępca Dyrektora 1 1 1 1

Główny księgowy 1 1 1 1

Dział księgowości

(Kierownik Działu, Inspektor ds. księgowości,

Księgowy, Pomoc księgowa, Starszy Inspektor ds. księgowości) 5 5 5 5 Dział Konserwacji Rejonu - Śródmieście I (Kierownik Działu, Starszy rzemieślnik ogrodnik,

Starszy robotnik gospodarczy, Rzemieślnik

ogrodnik, Pomoc rzemieślnika ogrodnika,

Robotnik gospodarczy, Majster konserwacji

terenów zielonych)

37 37 40 40

Dział Konserwacji Rejonu II - Śródmieście II

(Kierownik Działu, Starszy rzemieślnik ogrodnik,

Starszy robotnik gospodarczy, Starszy robotnik do prac ciężkich, Rzemieślnik specjalista ogrodnik,

Rzemieślnik ogrodnik, Robotnik gospodarczy,

Robotnik do prac ciężkich, Majster konserwacji

terenów zielonych)

28 28 28 28

Dział Konserwacji Rejonu III – Ligota,

Kostuchna, Murcki

(Kierownik Działu, Rzemieślnik Ogrodnik,

Robotnik gospodarczy, Starszy rzemieślnik

ogrodnik, Starszy robotnik do prac ciężkich,

Majster konserwacji terenów zielonych)

15 15 17 17

Dział Konserwacji Rejonu IV-Szopienice

(Kierownik Działu, Starszy rzemieślnik ogrodnik,

Starszy robotnik gospodarczy, Rzemieślnik

specjalista ogrodnik, Rzemieślnik ogrodnik,

Robotnik gospodarczy, Majster konserwacji

terenów zielonych)

24 24 26 26

Dział Konserwacji Rejonu V - Katowicki Park

Leśny

(Kierownik Działu, Rzemieślnik specjalista

ogrodnik, Robotnik gospodarczy)

16 16 17 17

Dział Konserwacji Rejonu VI – pasy drogowe oraz tereny przejęte od UM (Kierownik Działu, Starszy rzemieślnik ogrodnik,

Starszy robotnik gospodarczy, Starszy robotnik do prac ciężkich, Robotnik gospodarczy) 17 17 17 17 Dział Konserwacji Rejonu VII – Staw Morawa,

Starganiec, Dolina Ślepiotki, Skwer

Walentynowicz, Park Leopolda, Park

Wełnowiecki, Staw Kozubek

(Kierownik Działu, Starszy rzemieślnik ogrodnik,

Robotnik gospodarczy)

14 14 13 13

Dział Organizacji i Zarządzania

(Kierownik Działu, Magazynier, Starszy

8 7 8 7

Inspektor ds. administracji, Starszy Inspektor ds. pracowniczych, Starszy referent ds. administracji,

Starszy specjalista ds. pracowniczych,

sprzątaczka)

Dział Planowania i Uzgodnień

(Kierownik Działu, Inspektor ds. planowania i uzgodnień, Starszy Inspektor ds. planowania i uzgodnień, Starszy Referent ds. planowania i uzgodnień) 9 9 9 9 Dział Produkcji Roślinnej (Kierownik Działu, Majster konserwacji terenów zieleni, Rzemieślnik ogrodnik, Pomoc rzemieślnika ogrodnika, Robotnik do prac ciężki) 8 8 9 9 Dział Projektowania (Kierownik Działu, Inspektor ds. projektowania,

Starszy referent ds. projektowania)

5 5 5 5

Dział Zamówień Publicznych, Inwestycji i Remontów

(Kierownik Działu, Główny specjalista ds. zam.

publ. inw. i remontów,

Inspektor ds. zam. publ., inw.

i remontów, Starszy Inspektor ds. zam. publ.,

inw. i remontów, Starszy Referent ds. zam. publ.,

inw. i remontów)

6 5,75 6 5,75

Dział Zaplecza Technicznego

(Kierownik Działu, Rzemieślnik specjalista,

Starszy Mistrz Działu Zaplecza Technicznego,

w tym:

transport: kierowcy, Rzemieślnik mechanik,

Pomoc rzemieślnika mechanika oraz warsztaty: Rzemieślnicy, Starsi rzemieślnicy,

Pomoc rzemieślnika, Robotnik gospodarczy)

Samodzielne stanowiska pracy

Główny specjalista ds. planowania i sprawozdawczości budżetowej 1 1 1 1 Główny specjalista ds. płac 1 1 1 1 Informatyk 1 1 1 1 Radca Prawny 2 1 2 1 Specjalista ds. komunikacji społecznej 1 1 1 1 Starszy Inspektor ds. zaopatrzenia 1 1 1 1 Starszy Inspektor ds. BHP 0 0,5 0 0,5 Starszy Rewident Zakładowy 1 0,5 1 0,5 Razem 237 234,75 245 242,75 źródło: na podstawie danych przedłożonych przez Jednostkę Szczegółowy wykaz zatrudnienia na dzień 01.01.2025 r. oraz 31.12.2025 r. przedstawiono w załączniku do protokołu.

załącznik nr 2 do protokołu

Jednostka posiada numer statystyczny Regon: 003545711 oraz numer NIP: 6340015570.

Wykaz rachunków bankowych Jednostki przedstawiono w załączniku do protokołu.

załącznik nr 3 do protokołu

Ustalenia szczegółowe:

Sprawozdania z przeprowadzanych kontroli wewnętrznych w jednostce.

W nawiązaniu do ustawy o finansach publicznych oraz Komunikatu Ministra Finansów w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych Prezydent Miasta Katowice wydał Zarządzenie Nr 1903/2010 z dnia 08.02.2010 r. w sprawie zapewnienia funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice.

Powyższym Zarządzeniem zobowiązano wszystkich kierowników jednostek organizacyjnych Miasta Katowice między innymi do składania Naczelnikowi wydziału nadzorującego Urzędu Miasta: półrocznych sprawozdań z funkcjonowania kontroli zarządczej, w tym z przeprowadzanych kontroli w terminie do: 31 lipca roku za pierwsze półrocze oraz do 31 stycznia każdego roku za drugie półrocze, oświadczeń o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni w zakresie kierowanych jednostek oświatowych w terminie do 31 stycznia każdego roku.

W wyniku kontroli stwierdzono, iż Dyrektor Jednostki złożył sprawozdanie z kontroli zarządczej w ZZM (w tym oświadczenie o stanie kontroli zarządczej) drogą elektroniczną w następujących terminach:

• za I półrocze 2025 r. w dn. 30.07.2025 r.
• za II półrocze 2025 r. w dn. 22.01.2026 r.
• oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za rok 2025 w dn. 22.01.2026 r.

W ww. oświadczeniu Dyrektor ZZM wskazał, że informacje zawarte w sprawozdaniu z funkcjonowania kontroli zarządczej za rok 2025 przedstawiają prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji jednostki oraz, że zasoby przydzielone do realizacji zadań i podzadań jednostki, określonych w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego za rok 2025 zostały wykorzystane w zamierzonych celach i zgodnie z zasadą dobrego zarządzania finansowego oraz, że procedury kontroli zarządczej są ustanowione i zapewniają realizację operacji gospodarczych zgodnie z prawem i wewnętrznymi regulacjami oraz zasadami etycznego postępowania.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

Kontrole jednostki w latach poprzednich

Zakład Zieleni Miejskiej w Katowicach w roku 2017 objęty był kontrolą problemową w zakresie realizacji planu dochodów i wydatków za rok 2016 o numerze AK-II.1711.4.2017.AK1.

W związku z wykrytymi nieprawidłowościami w wystąpieniu pokontrolnym z dnia

30.03. 2017 r., skierowanym do Dyrektora ZZM, wydano 16 zaleceń pokontrolnych.

Dyrektor ZZM w piśmie nr NOZ.081.2.2017.DP z dn. 5.05.2017 r. (data wpływu do Urzędu Miasta Katowice 5.05.2017 r.) poinformował o pełnej realizacji zaleceń pokontrolnych.

Kontrolujący zweryfikowali wykonanie zaleceń pokontrolnych, których treść obejmowała swoim zakresem obszar tematyczny objęty niniejszą kontrolą, tj:

Zalecenie nr 1: Przestrzeganie zapisów Regulaminu Udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty określonej w art. 4 pkt. 8 ustawy – Prawo zamówień publicznych w Zakładzie Zieleni Miejskich w Katowicach z dnia 29.12.2015 r. w zakresie przeprowadzania rozeznania rynku opierając się na wartości zamówienia przyjętego w planie zamówień publicznych Zakładu, jak również mając na uwadze zapisy zawarte w art. 44 ust. 3 pkt. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2016 r. poz. 1870 z późn. zm.), zgodnie z którym wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.

Realizacja zalecenia: Należy wskazać, że w okresie objętym kontrolą próg wartości zamówień publicznych, dla których nie stosuje się ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych określony został w art. 2 ust. 1 pkt 1 tej ustawy. W toku bieżącej kontroli stwierdzono przypadek braku dokonania rozeznania rynku (dot. § 4280). Należy również wskazać, że w § 3020, 4210, 4270, 4300, 4340 stwierdzono przypadki brak u udokumentowania ustalania wartości zamówie nia, co nie potwierdza przyjętego trybu ich realizacji. Nadmienić należy, że w obowiązującym w 2025 r. w ZZM Regulaminie udzielania zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 130 000 zł netto, wprowadzonym Zarządzeniem Dyrektora ZZM nr 0210.20.2020 z dn. 30.12.2020 r. (aneksowanym Zarządzeniem Dyrektora ZZM nr 0210.18.2024 z dn. 18.12.2024 r.) nie określono sposobu dokumentowania zasad szacowania wartości zamówienia.

Zalecenie nie zostało wykonane.

Zalecenie nr 2: Rzetelne opisywanie faktur, tak aby wskazana klasyfikacja budżetowa była zgodna ze stanem faktycznym.

Realizacja zalecenia: Należy wskazać, że weryfikowane uchybienie – zgodnie z treścią wystąpienia pokontrolnego z dnia 30.03.2017 r. – polegało na rozbieżności pomiędzy opisem merytorycznym dokumentu (błędne wskazanie konta analitycznego wydatków w zakresie podziałki klasyfikacji budżetowej, tj. paragrafu 3020 zamiast 4210). W toku bieżącej kontroli stwierdzono 1 przypadek wskazania na fakturze nieprawidłowej dekretacji wydatku dot.

zakupu rękawic antywibracyjnych, tj. paragrafu 4210 zamiast 3020. Powyższa nieprawidłowość nie miała wpływu na poprawność ujęcia wydatku w księgach rachunkowych. Mając na uwadze incydentalny charakter uchybienia uznaje się realizację zalecenia.

Zalecenie zostało wykonane.

Zalecenie nr 3: Dokonanie aktualizacji uregulowań wewnętrznych Zakładu w zakresie sposobu rozliczania zużycia paliwa dla pojazdów samochodowych i sprzętu ogrodniczego.

W szczególności: aktualizacji przyjętych zakładowych norm zużycia paliwa (aktualizacja samych norm oraz wykazu sprzętu) oraz opracowania i wdrożenia zasad dotyczących sposobu postępowania w sytuacji stwierdzenia przekroczenia ustalonych norm paliwowych.

Realizacja zalecenia: W toku bieżącej kontroli ustalono, że zasady rozliczania paliwa oraz sposób dokumentowania zużycia paliwa przez użytkowników pojazdów służbowych, w tym zasady dotyczące sposobu postępowania w sytuacji stwierdzenia przekroczenia ustalonych norm paliwowych zostały określone w Instrukcji gospodarowania środkami transportowymi oraz paliwem w Zakładzie Zieleni Miejskiej w Katowicach wprowadzonej Zarządzeniem Dyrektora Zakładu Zieleni Miejskiej Nr 02.10.17.2017 z dnia 05.10.2017 r. W wyniku przeprowadzonej kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości wskazujących na brak realizacji zalecenia w zakresie aktualizacji uregulowań dotyczących rozliczania zużycia paliwa.

Ponadto, w losowo wybranej próbie kontroli nie wystąpiły wydatki mające odniesienie do uregulowań w zakresie sposobu rozliczania sprzętu ogrodniczego.

Zalecenie zostało wykonane.

Zalecenie nr 4: Przeprowadzenie weryfikacji norm zużycia paliwa sprzętu ogrodniczego pod kątem nowo zakupionego sprzętu na przestrzeni ostatnich 13 lat, w czasie których normy nie były aktualizowane. Wykazanie urządzeń, które posiadają fabrycznie zabudowany licznik motogodzin jak również rozliczanie godzin pracy tego sprzętu oraz zużycia paliwa wg licznika motogodzin.

Realizacja zalecenia: W toku bieżącej kontroli nie stwierdzono nieprawidłowości w zakresie dokumentowania eksploatacji sprzętu oraz prowadzenia gospodarki paliwowej. Stwierdzono,

że eksploatacja sprzętu i zużycie paliwa są dokumentowane w sposób prawidłowy, z uwzględnieniem danych dotyczących czasu pracy urządzeń.

Zalecenie zostało wykonane.

Zalecenie nr 5: Egzekwowanie od kierowców rzetelnego i czytelnego wypełniania kart drogowych, a także zwiększenie nadzoru i kontroli w zakresie prawidłowości ich wypełniania.

Realizacja zalecenia: W toku bieżącej kontroli w 4 na 5 badanych przypadków stwierdzono braki w wypełnianiu kart drogowych dotyczące w szczególności godzin pracy, miejsc wyjazdów oraz wymaganych podpisów.

Zalecenie nie zostało wykonane.

Zalecenie nr 6: Przeprowadzenie weryfikacji ilości przepałów powstałych w roku 2016 r.

Wskazanie przyczyny każdorazowego przepału oraz obciążenie kierowców stwierdzoną nieusprawiedliwioną nadwyżką zużycia paliwa.

Realizacja zalecenia: Z uwagi na upływ ponad 5 lat od momentu powstania ewentualnych roszczeń oraz zakończenia wymaganego okresu archiwizacji dokumentacji źródłowej za 2016 rok weryfikacja stopnia realizacji przedmiotowego zalecenia jest bezprzedmiotowa. Odnosząc się do wyników bieżącej kontroli należy wskazać, że w 2025 r. stwierdzono nieprawidłowości w zakresie dokumentowania eksploatacji pojazdów i gospodarki paliwowej, w tym niewystarczające udokumentowanie przypadku omyłkowego zatankowania niewłaściwego rodzaju paliwa oraz nieprecyzyjne określanie miejsc i godzin wyjazdu pojazdów, co wskazuje na brak pełnej realizacji zalecenia w zakresie prawidłowego dokumentowania i rozliczania zużycia paliwa.

Zalecenie zostało częściowo wykonane.

Zalecenie nr 7: Prawidłowe kwalifikowanie wydatków zgodnie z obowiązującym Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (tekst jednolity Dz. U z 2014 r., poz. 1053 z późn. zm).

Realizacja zalecenia: W toku kontroli stwierdzono przypadki nieprawidłowej klasyfikacji budżetowej, tj. w zakresie uzyskanych dochodów w § 0970 oraz zrealizowanych wydatków w § 4340.

Zalecenie zostało wykonane częściowo.

Zalecenie nr 8: Rozważenie możliwości opracowania pisemnych zasad dotyczących zabezpieczenia interesów pracodawcy w przypadkach szkoleń o wysokim koszcie finansowanych ze środków budżetowych Zakładu Zieleni Miejskiej w Katowicach.

Realizacja zalecenia: W toku kontroli Dyrektor ZZM wskazał, iż cyt.: „Sprawa wprowadzania w Zakładzie regulaminu dotyczącego podnoszenia kwalifikacji zawodowych została rozpatrzona, tj. po weryfikacji rodzajów szkoleń, na które pracownicy Zakładu są zgłaszani uznano, że nie ma potrzeby wprowadzania odrębnego regulaminu. Zasadność podpisania z pracownikiem umowy o podnoszenie kwalifikacji zawodowych jest rozpatrywana każdorazowo przed zgłoszeniem pracownika na kurs lub szkolenie. Kryteria, które brane są pod uwagę to m.in.: koszt szkolenia lub to czy szkolenie dla pracownika jest niezbędne dla prawidłowego wykonywania powierzonych obecnie obowiązków czy szkolenie spowoduje uzyskanie dodatkowych umiejętności lub wiedzy.” załącznik nr 15 do protokołu Zalecenie zostało wykonane.

Zalecenie nr 9: Przestrzeganie terminów wynikających z obowiązujących aktów wewnętrznych Zakładu oraz wydawanych na ich podstawie poleceń służbowych Dyrektora Zakładu Zieleni Miejskiej w Katowicach.

Realizacja zalecenia: W toku bieżącej kontroli stwierdzono przypadki nieprzestrzegania terminów wynikających z obowiązujących aktów wewnętrznych. Opis ustaleń w tym zakresie zawarto w dalszej części niniejszego protokołu.

Zalecenie zostało wykonane częściowo.

Zalecenie nr 10: Prawidłowe naliczanie i egzekwowanie ustawowych odsetek od nieterminowych należności z tytułu umów dzierżawy zgodnie z art. 40 ust. 2 pkt 3 ustawy z dn. 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1870 z późn. zm.).

Realizacja zalecenia: W toku kontroli stwierdzono nieliczne uchybienia w zakresie danych wykazywanych w notach odsetkowych dot. liczby dni zwłoki, daty faktury. Powyższe nie miało wpływu na prawidłowość wyliczenia kwoty odsetek. W 3 przypadkach w próbie kontroli stwierdzono niepoprawne naliczenie odsetek ustawowych (w 2 przypadkach nie uwzględniono pełnego okresu za który należy naliczyć odsetki, w 1 przypadku uwzględniono niepoprawny termin płatności faktury). Odsetki od not przyjętych do próby kontroli zostały uregulowane przez kontrahentów.

Zalecenie zostało częściowo wykonane.

Zalecenie nr 11: Zaktualizowanie w Zasadach (Polityce) Rachunkowości obowiązujących w jednostce zapisów dotyczących odsetek za zwłokę od zaległości niepodatkowych biorąc pod uwagę art. 2 § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613 z późn. zm.), który stanowi, iż: „Przepisów ustawy nie stosuje się do świadczeń pieniężnych wynikających ze stosunków cywilnoprawnych”.

Realizacja zalecenia: W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że Dyrektor ZZM wprowadził Aneks nr 2 (stanowiący załącznik nr 1 do Zarządzenia Dyrektora nr 210.10.2017 z dnia 12.04.2017 r.) zmieniający Zasady (politykę) rachunkowości (załącznik nr 1 do Zarządzenia Dyrektora nr 0210.15.2012 z dnia 25.07.2012 r.) poprzez nadanie nowego brzmienia § 26 ust. 6 o treści: „Odsetki od należności – z zastrzeżeniem zapisów ustępu 9 niniejszego paragrafu – ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału” oraz § 26 ust. 9 o treści: „Mając na uwadze zasadę gospodarności wydatkowania środków pieniężnych, nie nalicza się odsetek od niewpłaconych w terminie należności w przypadkach, kiedy ich wysokość jest mniejsza od kosztów koniecznych do poniesienia w celu ich uzyskania”.

Zalecenie zostało wykonane w sposób nieprawidłowy, ponieważ zmodyfikowane Zasady (polityka) rachunkowości nadal pozostają niezgodne z przepisami prawa. Szczegółowy opis stwierdzonych nieprawidłowości znajduje się w części protokołu dotyczącej uregulowań wewnętrznych.

Zalecenie nr 12: Ujęcie w rocznym planie finansowym dochodów z tytułu prowizji płatnika ZUS należnych jednostce na podstawie § 1 Rozporządzenia MPiPS z dn. 14 grudnia 1998 r. w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. z 1998 r. Nr 153, poz. 1005).

Realizacja zalecenia: Nie stwierdzono nieprawidłowości w powyższym zakresie.

Zalecenie zostało wykonane.

Zalecenie nr 13: Przestrzeganie terminów płatności podatku od środków transportowych zgodnie z art. 11 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (Dz. U. z 2016 r., poz. 716 z późn. zm.).

Realizacja zalecenia: W toku bieżącej kontroli stwierdzono nieterminową zapłatę I raty podatku od środków transportowych za 2025 r.

Zalecenie zostało częściowo wykonane.

Zalecenie nr 14: Stosowanie przy sporządzaniu dokumentacji z zakresu zamówień publicznych wzorów dokumentów zgodnych z aktualnie obowiązującymi w Zakładzie procedurami wewnętrznymi.

Realizacja zalecenia: W toku bieżącej kontroli stwierdzono 1 przypadek zastosowania nieaktualnego wzoru notatki służbowej z procedury udzielenia zamówienia. Użyty wzór był niezgodny z regulacjami wewnętrznymi obowiązującymi w dniu jego sporządzenia.

Szczegółowe ustalenia w tym zakresie opisano w dalszej części protokołu, w części dotyczącej wydatków w § 4270 (usługa naprawy samochodu).

Zalecenie zostało częściowo wykonane.

Zalecenie nr 15: Rzetelne sporządzanie dokumentacji przetargowej w zakresie opisu przedmiotu zamówienia.

Realizacja zalecenia: W toku bieżących czynności kontrolnych stwierdzono 2 przypadki nieprawidłowego opisu przedmiotu zamówienia, w zakresie remontu oraz modernizacji. Opis ustaleń zawarto w części protokołu dotyczącej wydatków w § 4270 oraz § 6050.

Zalecenie nie zostało wykonane.

Zalecenie nr 16: Stworzenie w jednostce mechanizmów kontrolnych ograniczających występowanie ryzyka w obszarach, w których stwierdzono w trakcie kontroli nieprawidłowości, mając na uwadze Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15 poz. 84).

Realizacja zalecenia: W toku kontroli stwierdzono, że Dyrektor ZZM podjął działania mające na celu usunięcie nieprawidłowości i uchybień wynikających z poprzedniej kontroli oraz ograniczenie ryzyka w obszarach, w których stwierdzono naruszenia. Niemniej jednak z uwagi na stwierdzone w bieżącej kontroli nieprawidłowości opisane w dalszej części niniejszego protokołu, należy wskazać że wprowadzone mechanizmy kontrolne nie były wystarczająco skuteczne, aby wyeliminować błędy w obszarze objętym kontrolą.

Zalecenie zostało częściowo wykonane.

I. Uregulowania wewnętrzne:

Statut:

Zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych jednostki budżetowe działają na podstawie statutu określającego w szczególności jego nazwę, siedzibę i przedmiot działalności.

Statut Zakładu Zieleni Miejskiej w Katowicach został nadany Uchwałą nr LXI/1436/06 Rady Miasta Katowice z dnia 26 czerwca 2006 r., która stanowi załącznik do tej uchwały. Zmiany zapisów niniejszego statutu dokonano na podstawie Uchwały nr XXV/455/26 Rady Miasta Katowice z dnia 5 marca 2026 r.

Przedmiotowy dokument określa nazwę, siedzibę oraz przedmiot działalności, spełniając tym samym wymogi formalne zawarte w art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Ponadto, zawiera on regulacje dotyczące gospodarki finansowej, mienia, organizacji wewnętrznej oraz postanowienia końcowe.

Zgodnie z zapisami § 6 i 7 ww. Statutu przedmiotem działalności Zakładu jest realizacja zadań własnych miasta Katowice w zakresie utrzymania zieleni miejskiej i zadrzewień, obejmujących w szczególności:

• bieżącą pracę konserwacyjną zieleńców, parków spacerowo-wypoczynkowych, zieleni przyulicznej oraz miejsc pamięci narodowej na terenach miejskich (zgodnie z posiadanymi wykazami i umowami użyczenia)
• wykonywanie zadań remontowych na terenach zieleni będących w utrzymaniu Zakładu, w oparciu o zatwierdzony roczny plan remontów
• tworzenie nowych obiektów małej architektury oraz prowadzenie prac związanych z ich bieżącym utrzymaniem
• dekorację flagową miasta
• wypełnianie powierzonych zadań z zakresu ochrony ludności i obrony cywilnej, stosownie do możliwości, kompetencji i obszaru działania Zakładu Zieleni Miejskiej.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

Regulamin organizacyjny:

Zgodnie z § 16 ust. 1 statutu Zakładu Zieleni Miejskiej w Katowicach Dyrektor jednostki ustalił organizację wewnętrzną w formie regulaminu. Treść regulaminu, obowiązującego od dnia 1.01.2023 r., wprowadzono Zarządzeniem nr 0210.15.2022 Dyrektora Zakładu Zieleni Miejskiej w Katowicach z dnia 16 grudnia 2022 r., które uchyliło Zarządzenie nr 0210.11.2016 Dyrektora ZZM z dnia 30 marca 2016 r. dotyczące tożsamego przedmiotu regulacji. Zmiany zapisów ww. regulaminu wprowadzono Zarządzeniem nr 0210.6.2024 Dyrektora ZZM z dnia 17 kwietnia 2024 r.

W ww. regulaminie określono między innymi zasady kierowania Zakładem, jego strukturę organizacyjną, zakres działania komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy, zasady współpracy między komórkami organizacyjnymi, zasady ustanawiania pełnomocników oraz udzielania pełnomocnictw i upoważnień, zasady opracowywania wewnątrzzakładowych aktów prawnych oraz podpisywania umów cywilnoprawnych.

Szczegółową strukturę organizacyjną Zakładu Zieleni Miejskiej w Katowicach przedstawia schemat organizacyjny stanowiący załącznik nr 1 do regulaminu organizacyjnego.

Ww. Regulamin organizacyjny został podpisany przez Dyrektora Zakładu.

Nieprawidłowości nie stwierdzono.

Polityka rachunkowości:

Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, Zakład Zieleni Miejskiej w Katowicach posiadał w badanym okresie dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte zasady (politykę) rachunkowości. Została ona wprowadzona Zarządzeniem nr 0210.15.2012 Dyrektora ZZM z dnia 25 lipca 2012 r. Zmiany w tej dokumentacji wprowadzano następującymi zarządzeniami Dyrektora ZZM nr:

• 0210.9.2014 z dnia 29 maja 2014 r. (aneks nr 1)
• 0210.10.2017 z dnia 12 kwietnia 2017 r. (aneks nr 2)
• 0210.11.2018 z dnia 3 kwietnia 2018 r. (aneks nr 3)
• 0210.12.2019 z dnia 16 lipca 2019 r. (aneks nr 4)
• 0210.7.2022 z dnia 1 lipca 2022 r. (aneks nr 5).

Powyższa regulacja obowiązująca w okresie badanym określała m.in.: ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, zakładowy plan kont wraz z wykazem kont księgi głównej i kont pomocniczych, wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, a także system ochrony danych na szczeblu sprzętowym i aplikacyjnym w odniesieniu do oprogramowania finansowo-księgowego „Eurobudżet” oraz kadrowo-płacowego „R2 płatnik Pro” dopuszczonego do użytkowania w jednostce.

Z analizy treści przywołanych powyżej dokumentów wynika, że przedmiotowa dokumentacja w strukturze formalnej zawiera większość elementów określonych w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości, za wyjątkiem przypadków opisanych w stwierdzonych nieprawidłowościach, dotyczących w szczególności: braku bieżącej aktualizacji specyfikacji technicznej oprogramowania o system „Portal FB”, braku pisemnego określenia struktury zbiorów danych dla modułów np. kasy, sprzedaży i magazynu, a także wprowadzenia do zakładowego planu kont pozycji analitycznych niedopuszczalnych w świetle przepisów wykonawczych oraz ustaw podatkowych.

Zgodnie z przedstawionym dokumentem - Aneksem nr 2 do Zasad (Polityki) Rachunkowości (§ 36.1), księgi rachunkowe Zakładu Zieleni Miejskiej w Katowicach prowadzone są z wykorzystaniem następujących programów:

• System „Eurobudżet” (wersja 1.3.7) – eksploatowany od dnia 1 stycznia 2008 r., zakupiony w firmie „Micomp Systemy Komputerowe Bożena Nowak-Szymura” z siedzibą w Katowicach
• System płacowo-kadrowy „R2 płatnik Pro” – eksploatowany od dnia 1 stycznia 2012 r., zakupiony w firmie Soft-Ekspert z Gliwic (producent: RESET2 sp. z o. o.
• Wrocław)
• System „Portal FB” – portal finansowo-budżetowy V AT (wersja 1.1.0), zakupiony przez Urząd Miasta Katowice i udostępniony jednostce od 1 stycznia 2017 r. w celu rozliczania podatku V AT.

Dokumentację opisującą przyjęte w Jednostce zasady (polityki) rachunkowości załączono do niniejszego protokołu.

załącznik nr 4 do protokołu

W wyniku kontroli dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości oraz Zakładowego Planu Kont Zakładu Zieleni Miejskiej w Katowicach pod kątem zgodności z przepisami1, stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia:

• I. W zakresie Zakładowego Planu Kont (ZPK) oraz ewidencji i amortyzacji majątku trwałego:
• stosowanie niezatwierdzonego w drodze zarządzenia zakładowego planu kont na rok 2025. Kontrola wykazała, że plan kont faktycznie eksploatowany przez jednostkę w roku 2025 różni się w strukturze analitycznej od planu kont wprowadzonego ostatnią oficjalną zmianą polityki rachunkowości (Załącznik nr 1 do Aneksu nr 4 z dnia 16 lipca 2019 r.). Nowe pozycje ewidencyjne (w tym subkonta dla projektu unijnego UPSURGE) zostały wdrożone do systemu finansowo-księgowego bez wydania stosownego Zarządzenia Dyrektora ZZM. Działanie to stanowi naruszenie art. 10 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości , który wymaga, aby każda modyfikacja 1w szczególności: Ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz Rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej

zakładowego planu kont posiadała formę pisemną i była wprowadzana oficjalnym aktem prawnym kierownika jednostki przed rozpoczęciem jej stosowania.

Prowadzenie ksiąg na podstawie niezatwierdzonego dokumentu narusza formalną spójność ścieżki audytu.

Dyrektor ZZM wyjaśnił, że cyt.: „Plan kont stosowany w jednostce w 2025 roku nie został wprowadzony Zarządzeniem Dyrektora ponieważ nie stanowił on modyfikacji Polityki Rachunkowości w stosunku do planu kont wprowadzonego Aneksem nr 4.

Dodawanie nowych kont analitycznych – przewidziane w Załączniku nr 2 do zasad Polityki Rachunkowości dot. zasad klasyfikacji zdarzeń, zasad prowadzenia kont pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej – przy zachowaniu struktury kont syntetycznych, nie wpłynęło na zasady wyceny, sposób prezentacji wyniku finansowego czy porównywalności danych”.

załącznik nr 5 do protokołu

Analizując argumentację jednostki, Kontrolujący nie mogą podzielić jej stanowiska.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 i 2 ustawy o rachunkowości, zakładowy plan kont – w tym zasady prowadzenia kont pomocniczych (analitycznych) – stanowi integralną część polityki rachunkowości. Każda modyfikacja struktury ewidencyjnej, w tym tworzenie np. subkont dla projektów unijnych (UPSURGE), musi mieć formę pisemną i być wprowadzona oficjalnym wewnętrznym aktem prawnym (zarządzeniem) kierownika jednostki przed jej faktycznym zastosowaniem. Zapisy wewnątrzinstrukcyjne zezwalające na dowolne rozbudowywanie analityki bez formalnej autoryzacji naruszają integralność ścieżki audytu i są sprzeczne z ustawą.

wprowadzenie do zakładowego planu kont nieprawidłowej analityki w zakresie umorzenia gruntów. W strukturze kont pomocniczych zespołu 0 (Aktywa trwałe), w tym w Załączniku nr 1 do Aneksu nr 4 oraz w opisie Załącznika nr 2a, wprowadzono do stosowania i utrzymywano czynne konto analityczne 071-1-00:

Grunty. Postanowienie to stanowi naruszenie art. 31 ust. 2 ustawy o rachunkowości , zgodnie z którym grunty (z wyjątkiem służących wydobyciu kopalin metodą odkrywkową) nie podlegają amortyzacji ani umorzeniu. Zapis ten jest również sprzeczny z oficjalnym opisem funkcjonowania konta 071 określonym w Załączniku nr 3 do Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego (…).

Dyrektor ZZM wyjaśnił, że cyt.: „Zdaniem jednostki, utrzymywanie nieaktywnego konta 071-1-00: Grunty w strukturze obowiązującego planu kont, na którym nie widnieją żadne zapisy nie narusza art. 31 ust. 2 ustawy o rachunkowości –

w jednostce, zgodnie z obowiązującymi przepisami nie dokonuje się odpisów amortyzacyjnych. Konto 071-1-00 ma charakter czysto techniczny, dla zachowania spójności analityki konta 011 i 071-1”.

załącznik nr 5 do protokołu

Ustosunkowując się do złożonych wyjaśnień, Kontrolujący podtrzymują swoje stanowisko. Utrzymywanie w zakładowym planie kont pozycji przeznaczonej dla operacji niezgodnych z przywołanymi przepisami ustawy i rozporządzenia stanowi błąd metodologiczny, który nie tylko narusza zasadę rzetelności ksiąg rachunkowych, ale również stwarza ryzyko dokonywania nieprawidłowych zapisów ewidencyjnych.

utrzymywanie nieaktywnej (historycznej) analityki podatkowej (V AT).

W strukturze konta pomocniczego 225-61 (Podatek należny V AT) wykazano aktywne konta dla zlikwidowanych w 2011 roku stawek V AT 7% i 22% (konta 225-61-01-07,

225-61-01-22) oraz pozycje przewidziane dla zniesionego mechanizmu odwróconego obciążenia w obrocie krajowym (konta 225-61-06, 225-61-07). Szczegółowa weryfikacja zapisu ksiąg wykazała, że konta te w badanym okresie nie wykazywały obrotów ani sald. Utrzymywanie nieaktywnych pozycji ewidencyjnych w strukturze obowiązującego planu kont narusza zasadę rzetelności ksiąg rachunkowych określoną w art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości.

Dyrektor ZZM wyjaśnił, że cyt.: „Stawki podatku VAT 7 i 22 % nie zostały zlikwidowane - zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług zgodnie z art. 41 ust. 1 i 2 stawka podatku Vat wynosi odpowiednio 22 i 7%. Stawki podatku Vat 23 i 8 % mają charakter przejściowy, o czym stanowi art. 146 ef ww. ustawy. Ponadto zdaniem jednostki, utrzymywanie nieaktywnych kont w strukturze obowiązującego planu kont nie narusza zasady rzetelności ksiąg rachunkowych określonej w art. 24 ust. 2 ustawy o rachunkowości, gdyż zasada ta dotyczy dokonywanych w księgach zapisów, a nie prowadzenia kont – urządzeń księgowych w których te zapisy są dokonywane”.

załącznik nr 5 do protokołu

Kontrolujący przyjmują złożone wyjaśnienia do wiadomości, podtrzymując jednak sformułowane ustalenie. Choć formalnie stawki 7% i 22% nadal widnieją w art. 41 ustawy o V AT, a pojęcie rzetelności odnosi się wprost do zapisów, to z punktu widzenia dobrych praktyk zarządczych i przejrzystości finansowej utrzymywanie nieaktywnych od lat kont (w tym dotyczących zniesionego odwróconego obciążenia) jest niecelowe. Generuje to niepotrzebne rozbudowanie struktury ewidencyjnej i zwiększa ryzyko omyłkowych księgowań. W celu uproszczenia i uporządkowania zakładowego planu kont, zasadne jest wygaszenie lub zablokowanie tych pozycji analitycznych w systemie finansowo-księgowym, co ułatwi bieżącą pracę i kontrolę zapisów.

brak zdefiniowania mierzalnych progów istotności. Pomimo przytoczenia w § 14.2 pkt 6 pierwotnego tekstu Polityki rachunkowości ogólnej definicji zasady istotności, w dokumentacji wewnętrznej nie określono żadnych mierzalnych (kwotowych lub procentowych) granic istotności. Brak tych parametrów narusza obowiązek kompletnego określenia zasad wyceny i metod prowadzenia ksiąg (art. 10 ust. 1 pkt 2 w powiązaniu z art. 8 ust. 1 ustawy o rachunkowości), pozbawiając jednostkę obiektywnych kryteriów oceny przy korekcie błędów lat ubiegłych czy ewidencji zdarzeń po dniu bilansowym.

Dyrektor ZZM wyjaśnił, że cyt.: „Jednostka od wielu lat objęta jest corocznym badaniem sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta i żaden z nich nie wnosił zastrzeżeń do poprawności Polityki rachunkowości zakładu, w tym w zakresie dot. progów istotności”.

załącznik nr 5 do protokołu

Kontrolujący przyjmują złożone wyjaśnienia do wiadomości, podtrzymując sformułowane ustalenie. Fakt, że dotychczasowi biegli rewidenci nie wnosili zastrzeżeń do Polityki rachunkowości, nie sanuje braku mierzalnych progów istotności w dokumentacji wewnętrznej. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, to na Kierowniku jednostki spoczywa bezwzględny obowiązek kompletnego i precyzyjnego określenia zasad prowadzenia ksiąg. Brak kwotowych lub procentowych granic istotności uniemożliwia obiektywną ocenę, czy ujawnione w toku kontroli błędy (np. w zakresie naliczania amortyzacji) są istotne i wymagają korekty bilansowej. Uzależnianie poprawności procedur wewnętrznych od braku uwag podmiotów zewnętrznych (audytorów) narusza zasadę rzetelności i samodzielności prowadzenia ksiąg rachunkowych. Dlatego też zapisy te muszą zostać uzupełnione o konkretne parametry mierzalne.

• II. W zakresie zasad ogólnych prowadzenia ksiąg, wyceny i inwentaryzacji:
• określenie niepoprawnych terminów zamykania ksiąg rachunkowych. Zapis § 2.6 Polityki rachunkowości zezwala na ostateczne zamykanie ksiąg do dnia 30 kwietnia roku następnego lub w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
• Postanowienie to stanowi naruszenie art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym jednostka budżetowa ma bezwzględny obowiązek zamknąć księgi rachunkowe w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy, bez możliwości autonomicznego wydłużania tego terminu

Dyrektor ZZM wyjaśnił, że cyt.: „W jednostce budżetowej w pierwszej kolejności obowiązują przepisy szczególne wydane na podstawie delegacji zawartej w ustawie o finansach publicznych, w zagadnieniach nie objętych przepisami szczególnymi stosuje się zapisy ustawy o rachunkowości. Termin ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych jednostek sektora finansów publicznych został określony w przepisach szczególnych, co ma również odzwierciedlenie w Polityce rachunkowości Zakładu.

W związku z powyższym, art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości nie ma zastosowania do jednostki budżetowej. Ponadto, konstrukcja zastosowanego określenia terminu zamykania ksiąg rachunkowych nie daje możliwości „autonomicznego wydłużania tego terminu”, gdyż zatwierdzenie sprawozdania finansowego za rok obrotowy przypada zawsze po 30 kwietnia”.

załącznik nr 5 do protokołu

Kontrolujący przyjmują złożone wyjaśnienia do wiadomości i podtrzymują sformułowane ustalenie. Należy jednak zaznaczyć, że zgadzamy się ze stanowiskiem Dyrektora ZZM w kwestii regulowania terminu zamknięcia ksiąg dla jednostek budżetowych przez przepis szczególny, tj. § 26 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r., który modyfikuje ogólny zapis art. 12 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Przyczyna błędnie jest interpretowana treść tego przepisu szczególnego. Rozporządzenie za pomocą spójnika „a” wprowadza rozdzielność terminów dla dwóch różnych typów jednostek. Dla samorządowej jednostki budżetowej, której sprawozdanie wchodzi w skład sprawozdania finansowego JST podlegającego zatwierdzeniu przez organ stanowiący, jedynym właściwym i ustawowym terminem na ostateczne zamknięcie ksiąg jest termin w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego całej JST.

Wprowadzenie w § 2.6 Zasad (polityki) rachunkowości spójnika alternatywy „lub” („do 30 kwietnia lub w ciągu 15 dni...”) jest błędem formalno-prawnym. Zapis ten sugeruje, że jednostka posiada autonomię i może wybrać termin 30 kwietnia, co w przypadku samorządowej jednostki budżetowej jest proceduralnie niemożliwe i niezgodne z prawem (30 kwietnia to termin na sporządzenie i przekazanie sprawozdania, a nie jego ostateczne zamknięcie po zatwierdzeniu).

Zapis ten wprowadza dualizm i wymaga bezwzględnego przeredagowania poprzez usunięcie alternatywy „lub 30 kwietnia”.

ustalenie zaniechania przypisu należnych odsetek o niskiej wartości. Zapis § 26.9 Polityki wyłącza obowiązek naliczania i przypisywania drobnych odsetek od należności ze względu na koszty ich dochodzenia, co stanowi naruszenie zasady memoriału (art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości ) oraz art. 40 ustawy o finansach publicznych. Przepisy te obligują jednostki do ujęcia wszelkich należnych odsetek (w tym groszowych) nie później niż na koniec każdego kwartału na kontach zespołów 2 i 7, co zresztą wykazano w tabeli zapisów typowych konta 221 (gdzie ujęto przyrost odsetek pod datą zakończenia kwartału), tworząc wewnętrzną niespójność w tekście procedury.

Dyrektor ZZM wyjaśnił, że cyt.: „Jednostka nie stosuje zapisu § 26.9 Polityki Rachunkowości. Odsetki – również te o wartości mniejszej niż jeden złoty - naliczane są zgodnie z zasadami. Przy następnej aktualizacji Polityki rachunkowości, przepis ten zostanie usunięty”.

załącznik nr 5 do protokołu

Kontrolujący przyjmują złożone wyjaśnienia do wiadomości, podtrzymując powyższe stanowisko kontroli.

wyłączenie zasady ostrożności przy wycenie zapasów. Wprowadzony w § 25.6 zapis o kategorycznym niedokonywaniu odpisów aktualizujących od zapasów materiałów zgromadzonych w magazynie jednostki stanowi naruszenie art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości (zasada ostrożności). W przypadku trwałej utraty wartości użytkowej materiałów, jednostka ma ustawowy obowiązek dokonać stosownego odpisu aktualizującego.

Dyrektor ZZM wyjaśnił, że cyt.: „W Polityce rachunkowości w § 25.6 wprowadzono zapis o brzmieniu „od składników zaliczanych do zapasów nie dokonuje się odpisów z tytułu trwałej utraty wartości” z uwagi na prowadzoną w jednostce gospodarkę magazynową według zasady FIFO („pierwsze weszło pierwsze wyszło”), ponadto nie dopuszcza się do powstania sytuacji utraty wartości użytkowej zapasów”.

załącznik nr 5 do protokołu

Kontrolujący przyjmują złożone wyjaśnienia do wiadomości, podtrzymują swoje ustalenia, gdyż złożone wyjaśnienia nie znajdują uzasadnienia w świetle obowiązujących zasad rachunkowości. Metoda wyceny zapasów FIFO (pierwsze weszło, pierwsze wyszło) służy wyłącznie do określania kolejności rozchodu i wyceny rozchodowanych materiałów. Nie ma ona żadnego związku ani wpływu na obowiązek stosowania zasady ostrożności (art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości), która nakazuje uwzględniać zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów. Z kolei deklaracja, że w jednostce „nie dopuszcza się do powstania sytuacji utraty wartości”, ma charakter wyłącznie intencjonalny. W praktyce zarządczej nie da się z góry wykluczyć zdarzeń losowych ani procesów naturalnych (takich jak:

uszkodzenia mechaniczne materiałów, zalania magazynu, upływ terminów ważności np. chemii czy nasion, czy też utrata przydatności technologicznej). Wprowadzenie do

Zasad (polityki) rachunkowości ZZM zakazu dokonywania odpisów aktualizujących jest jawnym wyłączeniem przepisów ustawy o rachunkowości. Jednostka ma ustawowy obowiązek posiadania procedury na wypadek utraty wartości zapasów, a w przypadku wystąpienia takiego zdarzenia – utworzenia odpisu.

brak kryteriów czasowych przy aktualizacji należności. Zapis § 26.5 określa jedynie roczny horyzont czasowy, nakazując dokonywanie odpisów aktualizujących należności nie później niż na dzień bilansowy. Regulacja ta nie zawiera jednak żadnych szczegółowych kryteriów czasowych (struktury wiekowej zaległości) powiązanych z obowiązkiem tworzenia odpisów z tytułu należności przeterminowanych (konto 290-05). Brak zdefiniowania okresów zalegania ogranicza kompletność procedur wymaganą przez art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości.

Dyrektor ZZM wyjaśnił, że cyt.: „Analiza stanu należności prowadzona jest na bieżąco, co najmniej raz na kwartał co zapobiega istnieniu w jednostce problemu należności przeterminowanych powyżej roku (za wyjątkiem tych, co do których przeprowadzono już postępowanie sądowe, egzekucyjne, lub tych dotyczących należności dłużników postawionych w stan likwidacji lub upadłości). Ponadto rodzaj uzyskiwanych przez jednostkę należności, struktura odbiorców oraz ilość przeterminowanych należności nie generuje potrzeby określenia stałych wskaźników procentowych wobec poszczególnych grup wiekowych przeterminowania w celu stosowania statystycznej metody dokonywania odpisów aktualizujących”.

załącznik nr 5 do protokołu

Kontrolujący przyjmują złożone wyjaśnienia do wiadomości, jednakże podtrzymują sformułowane stwierdzenie. Bieżące monitorowanie stanu należności (co kwartał) oraz specyfika struktury odbiorców stanowią dobrą praktykę zarządczą, lecz nie zastępują formalnych procedur. Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości dokumentacja wewnętrzna musi w sposób kompletny określać zasady wyceny aktywów. Brak wskazania w Polityce rachunkowości jednoznacznych kryteriów czasowych (np. struktury wiekowej zaległości) dla tworzenia odpisów aktualizujących pozbawia jednostkę obiektywnych i powtarzalnych mierników oceny stanu należności.

Uzależnia to proces wyceny od bieżącego, uznaniowego osądu, zamiast opierać go na stabilnych regułach proceduralnych. Zapisy te wymagają doprecyzowania.

• III. W zakresie jawności, ochrony danych osobowych i wymogów technicznych:
• wadliwe określenie składu rocznego sprawozdania finansowego (pominięcie informacji dodatkowej). W treści § 2.5 pkt 4 Polityki rachunkowości wskazano, iż roczne sprawozdanie finansowe jednostki obejmuje wyłącznie bilans, rachunek zysków i strat (wariant porównawczy) oraz zestawienie zmian w funduszu jednostki, pomijając informację dodatkową. Stanowi to naruszenie § 23 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont... , zgodnie z którym informacja dodatkowa stanowi obligatoryjny i integralny element sprawozdania finansowego jednostki budżetowej. Narusza to wymóg kompletności opisu sprawozdawczości wynikający z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Dyrektor ZZM wyjaśnił, że cyt.: „Zdaniem jednostki pominięcie w treści § 2.5 pkt 4 Polityki rachunkowości „Informacji dodatkowej” nie narusza § 20 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. „w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla ...” (dot. zasad przy ustalaniu zakładowego planu kont) ani art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości (który nie dotyczy kompletności opisu sprawozdawczości). W polityce rachunkowości powinny być zawarte elementy które stosuje jednostka, a które nie wynikają bezpośrednio z przepisów lub istnieje dowolność /konieczność doprecyzowania (np. określenie roku obrotowego).

Obowiązek sporządzania informacji dodatkowej jest realizowany”.

załącznik nr 5 do protokołu

Kontrolujący przyjmują złożone wyjaśnienia do wiadomości, jednakże podtrzymują powyższe stanowisko. Argumentacja jednostki opiera się na błędnym założeniu, że wewnętrzna Polityka rachunkowości powinna zawierać wyłącznie elementy o charakterze uznaniowym. Zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dokumentacja ta musi w sposób kompletny i rzetelny odzwierciedlać przyjęte zasady finansowe. Skoro jednostka zdecydowała się sformalizować w swoich przepisach wewnętrznych katalog elementów rocznego sprawozdania, to wprowadzony wykaz musi być pełny i zgodny z prawem powszechnie obowiązującym. Pominięcie w nim informacji dodatkowej stanowi bezpośrednie naruszenie wymogu kompletności.

Fakt, że jednostka w praktyce sporządza informację dodatkową, eliminuje wprawdzie zarzut zaniechania samego obowiązku sprawozdawczego, lecz w żaden sposób nie usprawiedliwia wady prawnej dokumentu wewnętrznego. Sytuacja ta rodzi wręcz niespójność proceduralną, w której jednostka realizuje zadania nieprzewidziane przez jej własne regulacje.

Jednocześnie wskazać należy, że zaistniały w zapytaniu błąd pisarski miał charakter wyłącznie techniczny i pozostaje bez wpływu na istotę oraz zasadność zarzutu. Zapis

• § 2. 5 pkt 4 Polityki rachunkowości w obecnym brzmieniu stoi w sprzeczności z § 23 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. i wymaga bezwzględnego uzupełnienia.
• ograniczenie jawności finansów publicznych oraz uchybienia w procedurach RODO.

Zapis § 40.1 w brzmieniu: „Udostępnienie sprawozdań finansowych i budżetowych oraz dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów z zakresu rachunkowości jednostki ma miejsce: (…) w siedzibie jednostki po uzyskaniu zgody kierownika jednostki lub upoważnionej przez niego osoby, (…) poza siedzibą jednostki po uzyskaniu pisemnej zgody kierownika jednostki i pozostawienie pisemnego pokwitowania zawierającego spis wydanych dokumentów” uzależniał powszechny wgląd w zatwierdzone sprawozdania finansowe i budżetowe od każdorazowej zgody Dyrektora jednostki, co narusza zasadę jawności finansów publicznych i obowiązek bezwarunkowej publikacji sprawozdań w BIP ( art. 33 ust. 1 ustawy o finansach publicznych). Ponadto zapis ten dopuszczał procedurę fizycznego wynoszenia dowodów księgowych i dokumentów płacowych (list płac) poza siedzibę ZZM na podstawie zwykłego pokwitowania, co narusza wymogi unijnego rozporządzenia

RODO ze względu na brak wymaganych prawem umów powierzenia przetwarzania

danych.

Dyrektor ZZM wyjaśnił, że cyt.: „Paragraf 40.1 Polityki rachunkowości dot.

przypadków udostępniania sprawozdania finansowego oraz dokumentacji księgowej na wniosek i stanowi niezbędny element zabezpieczenia istotnej dla zakładu dokumentacji. Zakład publikuje sprawozdania finansowe na BIP , a tym samym zapewnia jawność finansów publicznych oraz właściwy dostęp do informacji publicznej (art. 33 ust. 1 ustawy o fin.publ. oraz art. 6 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej). Dowód - zrzut z ekranu strony BIP (….). Zapis dotyczący udostępniania dokumentów księgowych poza siedzibą Zakładu za pokwitowaniem jest zabezpieczeniem wskazującym, iż nie można bez zgody kierownika jednostki wynosić dokumentacji z Zakładu, co pokrywa się z zasadami przyjętymi w polityce ochrony danych osobowych, a zakres udostępnianych dokumentów musi być spisany i pokwitowany. Zakład nie dokonuje powierzenia przetwarzania danych zawartych w dokumentach księgowych na zewnątrz, wobec czego umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych nie mają tu zastosowania. W przypadku konieczności udostępnienia danych, sposób ich udostępnienia i niezbędne zabezpieczenia są ustalane każdorazowo adekwatnie do potrzeb i uprawnień wnioskującego”.

załącznik nr 5 do protokołu

Odnosząc się do złożonych wyjaśnień Kontrolujący podtrzymują zarzut wadliwości zapisu § 40.1 Zasad (polityki) rachunkowości w ZZM.

niedopełnienie wymogów kompletności opisu systemu informatycznego.

Pomimo formalnego ujęcia w strukturze zbiorów (§ 3.2 pkt 5 tekstu bazowego z 2012 r.) oraz wyliczenia modułów systemowych (§ 36.2) nazw takich jak: „wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz)”, „Fakturowanie”, „Obsługa kasy i banku” oraz „Gospodarka magazynowa”, jednostka budżetowa w pisemnej polityce rachunkowości nie określiła struktury tych zbiorów na komputerowych nośnikach danych, algorytmów ich przetwarzania oraz sposobu ich technicznego i funkcjonalnego powiązania z modułem Księgi Głównej. Stanowi to naruszenie art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. b i lit. c ustawy o rachunkowości . Brak udokumentowania procedur informatycznych i przepływu danych pomiędzy modułami uniemożliwia zweryfikowanie prawidłowości ścieżki audytu. Dodatkowo opis systemów informatycznych nie zawierał specyfikacji technicznej, wersji oraz daty wdrożenia programu „Portal FB” (portalu finansowo-budżetowego V AT) eksploatowanego od 1 stycznia 2017 r. oraz aktualnej wersji pozostałych wymienionych powyżej programów komputerowych (czego dowodem są wydruki dokumentów np. PK z roku 2025 z systemu Eurobudżet gdzie wskazano wersję 1.3.7.44).

Dyrektor ZZM wyjaśnił, że cyt.: „Jednostka posiada opis systemu przetwarzania danych oraz dokumentację użytkownika dla każdego modułu, które nie zostały wprowadzone jako załączniki do Polityki Rachunkowości. Administratorem systemu „Portal FB” jest Urząd Miasta Katowice, a Zakład jest jego użytkownikiem”.

załącznik nr 5 do protokołu

Kontrolujący przyjmują złożone wyjaśnienia do wiadomości, podtrzymując powyższe ustalenie.

uchybienia w zakresie kompletności i wykonawczego charakteru systemu ochrony danych. Zawarty w sekcji 12 (§ 38.1 – § 38.4) opis metod ochrony danych ma charakter wyłącznie ogólny i deklaratywny, co narusza art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości. W dokumentacji wewnętrznej nie określono struktur technicznych oraz odrębnych fizycznie miejsc przechowywania kopii bezpieczeństwa (backupów), procedur i częstotliwości testowania poprawności ich odtworzenia, jak również procedur zarządzania incydentami i zapewnienia ciągłości działania systemów w sytuacjach awaryjnych. Ponadto mechanizmy ochrony nie zostały zaktualizowane o procedury uwierzytelniania wdrożonego w 2017 r. systemu „Portal FB” oraz systemów bankowości elektronicznej służących do bieżącej obsługi mechanizmu podzielonej płatności (Split Payment).

Dyrektor ZZM wyjaśnił, że cyt.: „Polityka ochrony danych opisana jest również w polityce ochrony danych osobowych. Administratorem systemu „Portal FB” jest Urząd Miasta i to on określa metody uwierzytelniania. Obsługa „mechanizmu podzielonej płatności” prowadzona jest w ramach obsługi bankowości elektronicznej udostępnianej przez bank prowadzący obsługę jednostki samorządu terytorialnego Miasta Katowice”.

załącznik nr 5 do protokołu

Kontrolujący przyjmują wyjaśnienia do wiadomości, jednak podtrzymują powyższe ustalenie. Za rzetelność, kompletność i aktualność dokumentacji opisującej zasady rachunkowości (w tym ochronę danych księgowych) odpowiada kierownik jednostki (art. 10 ust. 2 ustawy). Istnienie procedur u podmiotów zewnętrznych lub w innych politykach (RODO) nie zwalnia z obowiązku posiadania precyzyjnych i kompletnych procedur wykonawczych w ramach opisanej Polityki Rachunkowości.

niedostosowanie okresów przechowywania sprawozdań finansowych do znowelizowanych przepisów ustawy o rachunkowości. Kontrola zapisów rozdziału 13 (§ 39.1) Polityki rachunkowości, w brzmieniu obowiązującym po wprowadzeniu Aneksu nr 4 z dnia 16 lipca 2019 r., wykazała, że jednostka budżetowa usankcjonowała obowiązek trwałego (nie krótszego niż 50 lat) przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych. Postanowienie to stoi w sprzeczności ze znowelizowanym brzmieniem art. 74 ust. 1 ustawy o rachunkowości (zmiana obowiązująca od 1 stycznia 2019 r.), zgodnie z którym zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. Powielenie nieaktualnego okresu archiwizacji w treści nowo wydawanego aneksu stanowi naruszenie wymogu rzetelności i aktualności dokumentacji wewnętrznej.

Dyrektor ZZM wyjaśnił, że cyt.: „Przy następnej aktualizacji Polityki rachunkowości, przepis ten zostanie zmodyfikowany”.

załącznik nr 5 do protokołu

Ponadto, w trakcie czynności kontrolnych stwierdzono nieprawidłowości wskazujące na brak kompletności dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, co szczegółowo opisano w dalszej części protokołu (np. opisie wydatków ujętych w § 4530).

W toku czynności kontrolnych prowadzonych w 2026 r. stwierdzono, że kierownictwo jednostki nie przedłożyło do wglądu żadnych aktualizacji zasad (polityki) rachunkowości mających zastosowanie w roku obrotowym 2025. Zwraca się uwagę, że brak bieżącej weryfikacji i dostosowywania procedur wewnętrznych skutkuje brakiem formalnego przygotowania i wdrożenia do struktur ochrony danych oraz zasad fakturowania procedur związanych z planowanym wejściem w życie przepisów dotyczących Krajowego Systemu E-Faktur (KSeF). Brak uregulowania w formie pisemnej procedur nadawania uprawnień, autoryzacji transakcji w formacie XML oraz zasad bezpieczeństwa offline dla systemów zintegrowanych z KSeF stanowi perspektywiczny obszar ryzyka dla zachowania ciągłości obrotu dokumentów oraz spójności ścieżki audytu w kolejnych okresach sprawozdawczych.

W okresie objętym kontrolą ZZM realizował:

• projekt unijny finansowany z Programu Ramowego Unii Europejskiej Horyzont 2020
• „UPSURGE – Strategia miastocentryczna na rzecz katalizowania rozwiązań opartych na przyrodzie poprzez unijną Regeneracyjną Latarnię Miejską w zakresie zmniejszania zanieczyszczenia oraz regeneracyjnego rozwoju”, którego celem jest realizowanie wzorcowych projektów pro-klimatycznych i pro-środowiskowych akcentujących inicjowanie i wdrażanie innowacji środowiskowych
• program Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Interreg Europe – „JUSTGREEN – włączające zielone polityki”, którego celem są działania w zakresie poprawy skuteczności polityk dotyczących ekologizacji miast i adaptacji do zmian klimatu.

Ponadto, w okresie objętym kontrolą w ZZM obowiązywał Regulamin udzielania zamówień klasycznych, których wartość nie przekracza kwoty 130 000,00 zł netto (wprowadzony Zarządzeniem nr 0210.20.2020 Dyrektora ZZM z dn. 30.12.2020 r.), Regulamin udzielania zamówień (stosowany do zamówień zgodnie z Planem Udzielania Zmówień Publicznych, wprowadzony Zarządzeniem nr 0210.18.2020 Dyrektora ZZM z dn. 30.12.2020 r.) oraz Regulamin Pracy Komisji Przetargowej (wprowadzony Zarządzeniem nr 0210.19.2020 Dyrektora ZZM z dn. 30.12.2020 r.).

Należy wskazać, że zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych oraz § 4 ust. 1 ww. Regulaminu udzielania zamówień, wprowadzonego Zarządzeniem nr 0210.19.2020 Dyrektora ZZM z dn. 30.12.2020 r., ZZM zobowiązany był nie później niż w terminie 30 dni od dnia przyjęcia planu finansowego Zakładu, sporządzić plan postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidywał przeprowadzić w badanym 2025 r. i zamieścić go w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej Zakładu.

W toku kontroli ustalono, że publikacja w BZP planu postępowań o udzielenie zamówień na rok 2025 nastąpiła w dniu 7 lutego 2025 r. pod numerem 2025/BZP 00094640/01/P. Dyrektor ZZM poinformował, że cyt.: „Plan finansowy jednostki stanowiący podstawę do rozpoczęcia 30-dniowego terminu na publikację Planu postępowań o udzielenia zamówień na rok 2025 został przyjęty Decyzją Wykonawczą Dyrektora ZZM z dnia 17 stycznia 2025 roku zgodnie z terminem określonym w zarządzeniu Nr 554/2025 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 9 stycznia 2025 roku dotyczącym wykonania uchwały nr X/157/24 Rady Miasta Katowice z dnia 19 grudnia 2024 roku w sprawie uchwalenia budżetu miasta Katowice na 2025 co jest datą przyjęcia przez uprawniony organ uchwały budżetowej. W związku z faktem, iż podstawą prowadzenia gospodarki finansowej na dany rok jest zatwierdzony plan jednostkowy plan zamówień publicznych został sporządzony w terminie zgodnym z ustawą prawo zamówień publicznych i również w takim terminie zamieszczonym w Biuletynie Zamówień Publicznych.” załącznik nr 6 do protokołu Biorąc pod uwagę datę podjęcia Decyzji Wykonawczej Dyrektora ZZM (17 stycznia 2025 r.) oraz datę publikacji pierwotnego planu w BZP (7 lutego 2025 r.), stwierdza się, że ustawowy i regulaminowy termin 30 dni na zamieszczenie planu postępowań został przez ZZM zachowany (czynność została dokonana po upływie 21 dni).

Mając na uwadze art. 23 ust. 4 Pzp w toku kontroli zweryfikowano realizację obowiązku zapewnienia aktualności planu postępowań na rok 2025. Ustalono, że w analizowanym roku zaktualizowany plan postępowań opublikowano w BZP w dniu 28.03.2025 r. pod numerem 2025/BZP 00094640/02/P.

Po analizie zaktualizowanego planu postępowań względem jego realizacji stwierdzono:

• przypadki braku aktualizacji „przewidywanego terminu wszczęcia postępowania” ujmowanego w ujęciu kwartalnym
• przypadki braku modyfikacji informacji w kontekście braku realizacji danej pozycji.

Nadmienić należy, że zgodnie ze stanowiskiem Urzędu Zamówień Publicznych aktualizacja planu postępowań obejmuje przypadki, w których zamawiający rezygnuje z określonego postępowania bądź też modyfikuje informacje przedstawione w planie w odniesieniu do poszczególnych postępowań zgodnie z dyspozycją art. 23 ust. 3 ustawy Pzp. W takiej sytuacji aktualizacja polega na skreśleniu z planu pozycji, której realizacja nie nastąpi w danym roku finansowym lub na jej modyfikacji.

W związku z powyższym zwrócono się do Dyrektora ZZM z zapytaniem czy po dn.

28.03. 2025 r. dokonano dalszych aktualizacji planu postępowań zamówień na rok 2025 w powyższym zakresie.

Dyrektor ZZM wyjaśnił, że cyt.: „Zgodnie z art. 23 ust. 4 ustawy Pzp zamawiający zapewnia aktualność planu postępowań o udzielenie zamówień. Aktualizację planu dokonuje się i zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych oraz na stronie internetowej zamawiającego. W systemie ezamowienia.gov.pl każda aktualizacja kreuje kolejną wersję planu postępowań. W zaktualizowanym planie zawarta jest informacja, że aktualizacja polega na zmianie, dodaniu lub rezygnacji z pozycji planu. Zgodnie ze wzorem planu postępowań określonym rozporządzeniem, zamawiający w rubryce zatytułowanej „informacja na temat aktualizacji” winien wskazać, czy aktualizacja polega na zmianie, dodaniu czy też rezygnacji z pozycji planu. Zgodnie ze stanowiskiem Urzędu Zamówień Publicznych „Obowiązek aktualizacji, o którym mowa w art. 23 ust. 4 ustawy Pzp, odnosić się będzie do postępowań, których realizacja została zaplanowana w rozumieniu art. 23 ust 1 ustawy Pzp i które zostały ujęte w planie postępowań. W tym znaczeniu aktualizacja planu postępowań obejmuje przypadki, w których zamawiający rezygnuje z określonego postępowania bądź też modyfikuje informacje przedstawione w planie w odniesieniu do poszczególnych postępowań zgodnie z dyspozycją art. 23 ust. 3 ustawy Pzp. W takiej sytuacji aktualizacja polega na skreśleniu z planu pozycji, której realizacja nie nastąpi w danym roku finansowym lub na jej modyfikacji.

Zamawiający ma również techniczną możliwość „dodania” nowego postępowania do zamieszczonego już planu. Natomiast jest to jego fakultatywna decyzja, nieobjęta ustawowym obowiązkiem aktualizacji planu.” Aktualizacja planu postępowań o udzielenie zamówień na rok 2025 opublikowana w BZP w dniu 21.05.2025r. pod numerem 2025/BZP 00094640/03/P – Załącznik Nr ___ a. W związku z odtwarzaniem z kopii zapasowej po awarii strony https://zzmkce.bip.gov.pl/ aktualizacja planu zamówień została błędnie umieszczona w nieprawidłowym katalogu „Plan zamówień na rok 2023” – Załącznik Nr __b. Aktualnie została prawidłowo zamieszczona w folderze „Plan zamówień na rok 2025” – Załącznik Nr __c.Taka sama sytuacja miała miejsce w przypadku pliku „Plan postępowań na rok 2022”, który został przez system przekierowany do folderu „Plan zamówień na rok 2021” – Załącznik Nr __d.” załącznik nr 5 do protokołu Należy wskazać, że kontrolujący jednoznacznie wskazali uchybienia w zakresie aktualizacji planu postępowań o udzielenie zamówień na rok 2025 (brak aktualizacji „przewidywanego terminu wszczęcia postępowania” ujmowanego w ujęciu kwartalnym oraz przypadki niedokonania modyfikacji informacji w kontekście rezygnacji z realizacji danej pozycji).

W powyższych wyjaśnieniach Dyrektor ZZM wskazał jedynie fakt opublikowania kolejnej wersji planu w dniu 21 maja 2025 r., co nie dowodzi usunięcia stwierdzonych uchybień, ponieważ nie potwierdza, czy nowa wersja planu skutecznie wyeliminowała wskazane przez kontrolujących w zapytaniu nieprawidłowości. W związku z powyższym złożonych przez Dyrektora ZZM wyjaśnień nie można uznać za wystarczające do potwierdzenia przez Zakład dokonania skutecznej aktualizacji ww. planu.

II . Realizacja planu dochodów budżetowych:

Kontrolą objęto dochody budżetowe ZZM w Katowicach w okresie od 01.01.2025 r. do

31.12. 2025 r., w oparciu o sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych Rb-27S w dziale 852 - „Pomoc społeczna” oraz 900 – „Gospodarka komunalna i ochrona środowiska”, dowody źródłowe będące podstawą uzyskania dochodów oraz kartoteki konta analitycznego (130-1). Powyższe sprawozdanie załączono do protokołu.

załącznik nr 7 do protokołu

W poniższej tabeli przedstawiono zestawienie w zakresie realizacji dochodów budżetowych w badanym okresie w poszczególnych rozdziałach:

§ Wyszczególnienie

Plan

(po zmianach) w 2025 r.

Dochody

wykonane w 2025 r. realizacji

Rozdział 85295 –Pozostała działalność

0970 Wpływy z różnych dochodów 51 314,00 zł 44 835,00 zł 87,37 Rozdział 90004 –Utrzymanie zieleni w miastach i gminach 0750 Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze 465 000,00 zł 507 331,94 zł 109,10 0920 Wpływy z pozostałych odsetek 0,00 zł 3 222,07 zł - 0950 Wpływy z tytułu kar i odszkodowań wynikających z umów 0,00 zł 69 200,00 zł - 0970 Wpływy z różnych dochodów 22 000,00 zł 69 084,22 zł 314,02 Rozdział 90017 –Zakłady gospodarki komunalnej 0870 Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych 0,00 zł 12 220,00 zł - 0920 Wpływy z pozostałych odsetek 0,00 zł 104,77 zł - 0940 Wpływy z rozliczeń/zwrotów z lat ubiegłych 5 000,00 zł 25 917,11 zł 518,34 0970 Wpływy z różnych dochodów 297 898,00 zł 240 182,13 zł 80,63 Razem 841 212,00 zł 972 097,24 zł 115,56 źródło: Sprawozdanie Rb-27S za okres od początku roku do dnia 31.12.2025 r .

W 2025 r. dochody budżetowe Jednostki stanowiły w większości wpływy z § 0750 – Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze (52,19%) oraz wpływy w § 0970 – Wpływy z różnych dochodów (36,43%).

W badanym okresie jednostka zrealizowała plan dochodów na poziomie 115,56%. Dochody wykonane ogółem wyniosły 972 097,24 zł.

W wyniku kontroli stwierdzono, iż jednostka zaplanowała dochody w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej: § 0750, § 0940 oraz § 0970. Analiza planu dochodów 2025 roku wykazała, że wpływy w § 0970 (Wpływy z różnych dochodów) w rozdziale 85295 oraz 90017 nie zapewniły pełnej realizacji planu, osiągając poziom odpowiednio 87,37% oraz 80,63% planowanych dochodów.

Jednocześnie dochody uzyskane w § 0970 (Wpływy z różnych dochodów) w rozdziale 90004, w § 0750 (Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych ...) oraz w § 0940 (Wpływy z rozliczeń/zwrotów z lat ubiegłych) przekroczyły wielkości planowane i zostały wykonane odpowiednio na poziomie 314,02%, 109,10% oraz 518,34% planu.

Ponadto, w § 0920 (Wpływy z pozostałych odsetek), § 0950 (Wpływy z tytułu kar i odszkodowań wynikających z umów) oraz w § 0870 (Wpływy ze sprzedaży składników majątkowych) nie zaplanowano dochodów, pomimo ich wykonania w trakcie roku budżetowego.

W toku prowadzonych czynności kontrolnych kontrolą objęto losowo wybrane dochody w poszczególnych paragrafach. Przyjęto, że próba kontroli stanowić będzie co najmniej 20 % ogółem osiągniętych przez ZZM dochodów budżetowych w 2025 r.

Analiza dochodów objętych próbą kontroli wykazała, że dochody budżetowe w kontrolowanym okresie były klasyfikowane zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, poza przypadkami wskazanymi w opisie poszczególnych paragrafów dochodów.

Na podstawie przeprowadzonej weryfikacji dowodów księgowych ZZM (w zakresie próby kontroli) stwierdzono, że:

• wyciągi bankowe (Wb) dokumentujące operacje na koncie 130 nie były oznaczane numerem ewidencyjnym o symbolu WB/DBUD/[nr], wygenerowanym przez program finansowo-księgowy.
• Dyrektor ZZM wyjaśnił, iż cyt.: „Dla każdego rodzaju rachunku bankowego w programie finansowo księgowym przeznaczony jest odrębny rodzaj merytoryczny, w ramach którego program nadaje z automatu numer własny. Matryca (szablon) nadawania numerów jest inna dla każdego rachunku bankowego. Taki schemat pozwala na identyfikowanie w księdze zapisów z konkretnym wyciągiem bankowym, ponadto numery są nadawane automatycznie co pozwala na zachowanie zgodności numeru obcego z numerem własnym. Z uwagi na tę zgodność, wyciągi bankowe nie były oznaczane numerem ewidencyjnym.” załącznik nr 6 do protokołu Należy zaznaczyć, że wskazane przez Dyrektora ZZM automatyczne nadawanie numerów własnych przez program finansowo-księgowy oraz stosowanie odrębnych szablonów dla każdego rachunku bankowego wyjaśnia techniczny mechanizm działania systemu. Nie uchyla to jednak obowiązku precyzyjnego znakowania dokumentów finansowych symbolem ewidencyjnym w celu jednoznacznego powiązania dokumentu źródłowego z zapisem księgowym. Brak stosowania numerów ewidencyjnych narusza zapis § 21 ust. 3.2 pkt 5 obowiązującej w Zakładzie Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych. Ponadto, stosowany przez Zakład automatyczny system numerowania WB nie został uregulowany w przyjętych zasadach rachunkowości
• wyciągi bankowe (WB), stanowiące dowody księgowe, nie spełniały wymogów formalnych z art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości w zakresie ich sprawdzenia, zakwalifikowania do ujęcia w księgach (brak dekretacji) oraz braku podpisu osoby odpowiedzialnej, w tym również zapisu § 10 Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych ZZM.

Przykładowe WB załączono do protokołu.

załącznik nr 8 do protokołu

Dyrektor ZZM wyjaśnił, iż cyt.: „Wyciąg bankowy jest specyficznym rodzajem dokumentu księgowego. W praktyce pełni rolę dowodu uzupełniającego, który potwierdza operacje finansowe. Wyciąg bankowy jest tylko dowodem pomocniczym dla wszystkich innych operacji finansowych, które muszą mieć odrębny dowód źródłowy. W większości przypadków wyciąg potwierdza operację, ale nie jest jej podstawą:

• dla zapłaty faktury podstawą jest faktura, wyciąg tylko potwierdza przelew
• dla wypłaty wynagrodzeń podstawą jest lista płac
• dla pobrania zaliczki podstawą jest wniosek o zaliczkę lub polecenie wyjazdu.

Zostało to również uwzględnione w instrukcji obiegu dokumentów finansowo - księgowych, gdzie wskazano wyciągi bankowe jako podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Ponadto, dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych na podstawie wyciągów bankowych jest procesem częściowo zautomatyzowanym.

Z technicznego punktu widzenia data wyciągu bankowego jest jednoznaczna ze wskazaniem miesiąca ujęcia dokonanych na jego podstawie operacji w księdze rachunkowej. Sposób ujęcia operacji w księgach wynika z dekretów na fakturze,

poleceń księgowania lub poleceń przelewu, np. dla faktur dekret tworzony jest automatycznie na podstawie dekretów z faktur, to przy fakturach sprawdza się prawidłowość kontrahenta, kwot, przyporządkowania klasyfikacji budżetowej, tam są również podpisy osób odpowiedzialnych za te wskazania.

Z uwagi na tę specyficzność, zdaniem jednostki Wyciągi bankowe nie podlegają rygorom paragrafu 10 Instrukcji obiegu dokumentów finansów – księgowych.” załącznik nr 6 do protokołu W ocenie kontrolujących wskazane powyżej wyjaśnienia Dyrektora ZZM stanowią o nieprawidłowej interpretacji przepisów prawa powszechnie obowiązującego. Wyciąg bankowy nie jest „dowodem pomocniczym” ani „uzupełniającym”. W świetle art. 20 ust. 2 pkt 1 Ustawy o rachunkowości wyciąg bankowy jest zewnętrznym dowodem źródłowym dokumentującym operacje gospodarcze polegające na zmianie stanu środków pieniężnych na rachunku bankowym. Faktura dokumentuje zakup lub sprzedaż, natomiast wyciąg bankowy dokumentuje odrębne zdarzenie – operację kasową (przepływ pieniężny). Art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości jednoznacznie nakłada obowiązek stwierdzenia sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacji) poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretu) wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej. Przepis ten nie przewiduje żadnych wyłączeń ze względu na „specyficzność” wyciągów bankowych ani stopień automatyzacji procesów księgowych. Zautomatyzowanie procesu księgowania wyciągów bankowych nie zwalnia kierownika jednostki ani głównego księgowego z obowiązku formalnego zatwierdzenia i podpisania dokumentów. Jeżeli system generuje dekret automatycznie, ślad tego dekretu (w formie wydruku lub powiązanego dekretu elektronicznego z podpisem cyfrowym osoby weryfikującej) powinien być integralną częścią wyciągu bankowego. Ponadto, powyższe wynika wprost z wprowadzonej w Zakładzie Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych,

dowody księgowe (faktury sprzedaży) nie zostały oznaczane numerem ewidencyjnym, o symbolu FV/ZZM/2025/m-c/nr wygenerowanym przez program finansowo-księgowy. Brak stosowania numerów ewidencyjnych, podobnie jak w przypadku wyciągów bankowych narusza zapis § 21 ust. 3.2 pkt 5 obowiązującej w Zakładzie Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych.

Przykładową fakturę sprzedaży załączono do protokołu.

załącznik nr 9 do protokołu

Dyrektor ZZM wyjaśnił, iż cyt.: „ Faktury sprzedaży są dokumentami księgowymi,

własnymi generowanymi w programie finansowo- księgowym EUROBUDŻET w sposób ciągły, zgodnie z ustalonym schematem w Zarządzeniu Prez ydenta Miasta Katowice w sprawie zasad prowadzenia scentralizowanych rozliczeń podatku od towarów i usług (VAT) oraz sporządzania Jednolitego Pliku Kontrolnego JPK_V7M przez Miasto Katowice, które mówi m.in.: podstawowym elementem numerowania faktur jest Skrót Nazwy Jednostki w przypadku Zakładu Zieleni Miejskiej w Katowicach jest to ZZM. Wprowadza również obowiązek chronologicznego numerowania faktur sprzedaży, które powinny zawierać wymagane elementy: kolejny numer faktury zaczynający się od numeru 1 narastająco w danym roku kalendarzowym; symbol jednostki; miesiąc oraz rok przy czym kolejność wymagalnych elementów może być stosowana dowolnie, zgodnie z polityką rachunkowości obowiązującą w jednostce. Dla tego rodzaju dokumentów – faktur sprzedaży - istnieje tylko jeden numer, numer faktury który jest jednocześnie numerem ewidencyjnym, dlatego nie był on dublowany.” załącznik nr 10 do protokołu Odnosząc się do powyższych wyjaśnień należy wskazać, że z literalnego zapisu Instrukcji obiegu dokumentów wynika wprost, że dowody księgowe powinny zostać oznaczone numerem, pod którym zostały zarejestrowane. Zarządzenie Prezydenta Miasta Katowice dotyczące podatku V AT nie zwalnia Jednostki z przestrzegania jej własnych przepisów wewnętrznych. Jeżeli intencją Jednostki było uznanie numeru faktury sprzedaży za tożsamy z numerem ewidencyjnym, kwestia ta powinna zostać jednoznacznie uregulowana w treści w ww. Instrukcji. Wobec braku takiego zapisu, nienanoszenie numerów ewidencyjnych stanowi bezpośrednie naruszenie obowiązujących procedur wewnętrznych oraz uniemożliwia realizację zasady sprawdzalności ksiąg wynikającej z art. 24 ust. 4 pkt 1 Ustawy o rachunkowości.

dowody księgowe (faktury sprzedaży) nie zawierały adnotacji na dowód przeprowadzenia kontroli merytorycznej oraz formalno – rachunkowej, co jest niezgodne z zapisem § 12 ust. 2, § 13 ust. 5 oraz § 15 ust. 3 obowiązującej w Zakładzie Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych. Powyższe narusza również zapis art. 21 ust. 1 pkt 6, który wskazuje, że dowód księgowy powinien zawierać stwierdzenie sprawdzenia.

Dyrektor ZZM wyjaśnił, iż cyt.: „Sprawdzenie jest każdorazowo dokonywane natomiast nie jest ono odnotowywane na dowodzie księgowym.” załącznik nr 10 do protokołu Mając na względzie złożone wyjaśnienie, należy wskazać, że art. 21 ust. 1 pkt 6 jednoznacznie wskazuje, żeby dowód księgowy zawierał stwierdzenie sprawdzenia.

Przepis ten nakazuje, aby na dokumencie (lub w powiązanym z nim systemie) znalazł się wyraźny, jednoznaczny ślad, kto i kiedy dokument skontrolował. Samo ustne zapewnienie, że „sprawdzenie jest dokonywane”, nie spełnia tego wymogu prawnego.

Ponadto, brak powyższego stanowi bezpośrednie naruszenie obowiązujących procedur wewnętrznych.

§ 0750 – Wpływy z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze:

Realizacja dochodów Jednostki w rozdziale 90004 w § 0750 w 2025 r. wyniosła 507 331,94 zł, co stanowiło 109,10 % planu.

Kontrolą objęto następujące wpływy z tytułu zawartych umów dzierżawy:

Lp. Kontrahent

faktury/data

wystawienia

Należność

brutto/netto

Wyszczególnienie

kwot

Termin

płatności

Nr WB/data

wpływu

LATEM

Katarzyna

Surma Mola

Mateusz s. c.

FV/ZZM/

2025/01/0006 z 08.01.2025 r. 411,07 zł/

334,20 zł

Dzierżawa na terenie

KPL – czynsz za

I 2025 r. zgodnie z umową z góry do 15

dnia danego

miesiąca

WB nr 4/2025 z 08.01.2025 r.

FV/ZZM/

2025/02/0040 z 12.02.2025 r. 411,07 zł/

334,20 zł

Dzierżawa na terenie

KPL – czynsz za

II 2025 r.

WB nr 30/2025 z 13.02.2025 r.

FV/ZZM/

2025/03/0078 z 07.03.2025 r. 411,07 zł/

334,20 zł

Dzierżawa na terenie

KPL – czynsz za

III 2025 r.

WB nr 47/2025 z 10.03.2025 r.

FV/ZZM/

2025/04/0114 z 03.04.2025 r. 1 644,26 zł/

1 336,80 zł

Dzierżawa na terenie

KPL – czynsz za

IV 2025 r.

WB nr 66/2025 z 04.04.2025 r.

FV/ZZM/

2025/05/0156 z 12.05.2025 r. 1 703,45 zł/

1 384,92 zł

Dzierżawa na terenie

KPL – czynsz za

V 2025 r.

WB nr 90/2025 z 12.05.2025 r.

FV/ZZM/

2025/06/0217 z 09.06.2025 r. 1 703,45 zł/

1 384,92 zł

Dzierżawa na terenie

KPL – czynsz za

VI 2025 r.

WB nr 113/2025 z 12.06.2025 r.

FV/ZZM/

2025/07/0278 z 11.07.2025 r. 1 703,45 zł/

1 384,92 zł

Dzierżawa na terenie

KPL – czynsz za

VII 2025 r.

WB nr 133/2025 z 11.07.2025 r.

FV/ZZM/

2025/08/0330 z 11.08.2025 r. 1 703,45 zł/

1 384,92 zł

Dzierżawa na terenie

KPL – czynsz za

VIII 2025 r.

WB nr 140/2025 z 22.07.2025 r. (nadpłata)

Mateusz Mola

FV/ZZM/

2025/09/0424 z 10.09.2025 r. 851,73 zł/

692,46 zł

Dzierżawa na terenie

KPL – czynsz za

IX 2025 r. (połowa czynszu)

WB nr 176/2025 z 11.09.2025 r.

Katarzyna

Surma

FV/ZZM/

2025/09/0425

851,73 zł/

692,46 zł

Dzierżawa na terenie

KPL – czynsz za

WB nr 176/2025 z 11.09.2025 r.

Lp. Kontrahent

faktury/data

wystawienia

Należność

brutto/netto

Wyszczególnienie

kwot

Termin

płatności

Nr WB/data

wpływu

(os. fizyczna) z 10.09.2025 r. IX 2025 r. (połowa czynszu) Mateusz Mola

FV/ZZM/

2025/10/0475 z 09.10.2025 r. 212,93 zł/

173,11 zł

Dzierżawa na terenie

KPL – czynsz za

X 2025 r. (połowa czynszu)

WB nr 196/2025 z 09.10.2025 r.

Katarzyna

Surma

(os. fizyczna)

FV/ZZM/

2025/10/0476 z 09.10.2025 r. 212,93 zł/

173,11 zł

Dzierżawa na terenie

KPL – czynsz za

X 2025 r. (połowa czynszu)

WB nr 200/2025 z 15.10.2025 r.

Mateusz Mola

FV/ZZM/

2025/11/0528 z 07.11.2025 r. 212,93 zł/

173,11 zł

Dzierżawa na terenie

KPL – czynsz za

XI 2025 r. (połowa czynszu)

WB nr 219/2025 z 12.11.2025 r.

Katarzyna

Surma

(os. fizyczna)

FV/ZZM/

2025/11/0529 z 07.11.2025 r. 212,93 zł/

173,11 zł

Dzierżawa na terenie

KPL – czynsz za

XI 2025 r. (połowa czynszu)

WB nr 219/2025 z 12.11.2025 r.

Mateusz Mola

FV/ZZM/

2025/12/0565 z 10.12.2025 r. 212,93 zł/

173,11 zł

Dzierżawa na terenie

KPL – czynsz za

XII 2025 r. (połowa czynszu)

WB nr 248/2025 z

23.12. 2025 r. po terminie

naliczono odsetki

ustawowe

(nota nr 85/2025

0,44 zł), odsetki

uregulowano

09.03. 2026 r. (WB

Katarzyna

Surma

(os. fizyczna)

FV/ZZM/

2025/12/0566 z 10.12.2025 r. 212,93 zł/

173,11 zł

Dzierżawa na terenie

KPL – czynsz za

XII 2025 r. (połowa czynszu)

WB nr 242/2025 z 15.12.2025 r.

2 MULTI

Jakub Pisarek

FV/ZZM/

2025/05/0186 z 12.05.2025 r. 6 162,30 zł/

5 010,00 zł

Dzierżawa na terenie

Doliny 5 Stawów –

czynsz za V 2025 r. zgodnie z umową z góry do 15

dnia danego

miesiąca

przeksięgowanie

wadium 500 zł

pod datą

14.05. 2025 r. w karcie

kontowej

widnieje opis

PK/2025/140

faktyczne

przekazanie

wadium z rachunku

pomocniczego

nastąpiło

28.05. 2025 r.

WB nr

WB nr z 14.05.2025 r. 5 662,30 zł

Lp. Kontrahent

faktury/data

wystawienia

Należność

brutto/netto

Wyszczególnienie

kwot

Termin

płatności

Nr WB/data

wpływu

FV/ZZM/

2025/06/0243 z 09.06.2025 r. 6 162,30 zł/

5 010,00 zł

Dzierżawa na terenie

Doliny 5 Stawów –

czynsz za VI 2025 r.

WB nr z 13.06.2025 r.

FV/ZZM/

2025/07/0304 z 11.07.2025 r. 6 162,30 zł/

5 010,00 zł

Dzierżawa na terenie

Doliny 5 Stawów –

czynsz za

VII 2025 r.

WB nr z 11.07.2025 r.

FV/ZZM/

2025/08/0355 z 11.08.2025 r. 6 162,30 zł/

5 010,00 zł

Dzierżawa na terenie

Doliny 5 Stawów –

czynsz za

VIII 2025 r.

WB nr z 13.08.2025 r.

FV/ZZM/

2025/09/0418 z 10.09.2025 r. 2 902,90 zł/

2 360,08 zł

Dzierżawa na terenie

Doliny 5 Stawów –

czynsz za IX 2025 r.

WB nr z 15.09.2025 r.

FV/ZZM/

2025/10/0469 z 09.10.2025 r. 50,92 zł/

41,40 zł

Dzierżawa na terenie

Doliny 5 Stawów –

czynsz za X 2025 r.

WB nr z 15.10.2025 r.

FV/ZZM/

2025/11/0524 z 07.11.2025 r. 50,92 zł/

41,40 zł

Dzierżawa na terenie

Doliny 5 Stawów –

czynsz za XI 2025 r.

WB nr z 14.11.2025 r.

FV/ZZM/

2025/09/0560 z 10.12.2025 r. 50,92 zł

41,40 zł

Dzierżawa na terenie

Doliny 5 Stawów –

czynsz za

XII 2025 r.

WB nr z 11.12.2025 r.

LOMIL

Leszek

Liszowski

FV/ZZM/

2025/06/0246 z 09.06.2025 r. 1 922,01 zł/

1 562,61 zł

Dzierżawa na terenie

Doliny 5 Stawów –

czynsz za rok 2025 r. (01.06-31.12)

zgodnie z umową z góry do

30.06. 2025 r. przeksięgowanie

wadium 500 zł

pod datą

30.06. 2025 r. w karcie

kontowej

widnieje opis

PK/2025/196

faktyczne

przekazanie

wadium z rachunku

pomocniczego

nastąpiło

18.06. 2025 r.

WB nr

przeksięgowanie

wadium 500 zł

WB nr z 25.04.2025 r.

WB nr z 12.06.2025 r.

Lp. Kontrahent

faktury/data

wystawienia

Należność

brutto/netto

Wyszczególnienie

kwot

Termin

płatności

Nr WB/data

wpływu

1 422,01 zł

4 Fairy Biz

FV/ZZM/

2025/05/0173 z 12.05.2025 r. 3 395,50 zł/

2 760,57 zł

Dzierżawa na terenie

pl. Miarki - czynsz

V 2025 r. zgodnie z umową z góry do 15

dnia danego

miesiąca

WB nr z 26.05.2025 r. po terminie*1

FV/ZZM/

2025/06/0245 z 09.06.2025 r. 3 395,50 zł/

2 760,57 zł

Dzierżawa na terenie

pl. Miarki - czynsz

VI 2025 r.

WB nr z 23.06.2025 r. po terminie*1

FV/ZZM/

2025/07/0306 z 11.07.2025 r. 3 395,50 zł/

2 760,57 zł

Dzierżawa na terenie

pl. Miarki - czynsz

VII 2025 r.

WB nr z 21.07.2025 r. po terminie*2

FV/ZZM/

2025/08/0357 z 11.08.2025 r. 3 395,50 zł/

2 760,57 zł

Dzierżawa na terenie

pl. Miarki - czynsz

VIII 2025 r.

WB nr z 13.08.2025 r.

FV/ZZM/

2025/09/0420 z 10.09.2025 r. 3 395,50 zł/

2 760,57 zł

Dzierżawa na terenie

pl. Miarki - czynsz

IX 2025 r.

WB nr z 22.09.2025 r. po terminie*2

FV/ZZM/

2025/10/0471 z 10.10.2025 r. 847,85 zł/

689,31 zł

Dzierżawa na terenie

pl. Miarki - czynsz

X 2025 r.

WB nr z 22.10.2025 r. po terminie*3

wpłata 860,38 zł,

w tym nota

odsetkowa nr

55/2025 12,53 zł

FV/ZZM/

2025/11/0525 z 07.11.2025 r. 847,85 zł/

689,31 zł

Dzierżawa na terenie

pl. Miarki - czynsz

XI 2025 r.

WB nr z 20.11.2025 r. po terminie*3

FV/ZZM/

2025/12/0562 z 10.12.2025 r. 847,85 zł/

689,31 zł

Dzierżawa na terenie

pl. Miarki - czynsz

XII 2025 r.

WB nr z 17.12.2025 r. po terminie*3

ARCHICOM

FV/ZZM/

2025/01/0027 z 08.01.2025 r. 35 424,00 zł/

28 800,00 zł

Dzierżawa na terenie

Skweru Przyjaciół z Miszkolca - czynsz

za I kwartał 2025 w fakturze ujęto

niepoprawnie

opis za I 2025 r. do 15 dnia

pierwszego

miesiąca

kwartału

WB nr z 20.01.2025 r. po terminie

naliczono odsetki

ustawowe

(nota nr 11/2025

54,59 zł),

odsetki

uregulowano

12.05. 2025 r. (WB

FV/ZZM/

2025/04/0140 z 03.04.2025 r. 36 699,26 zł/

29 836,80 zł

Dzierżawa na terenie

Skweru Przyjaciół z Miszkolca - czynsz

WB nr z 23.04.2025 r.

Lp. Kontrahent

faktury/data

wystawienia

Należność

brutto/netto

Wyszczególnienie

kwot

Termin

płatności

Nr WB/data

wpływu

za II kwartał 2025 po terminie

naliczono odsetki

ustawowe

(nota nr 28/2025

90,49 zł),

odsetki

uregulowano

07.08. 2025 r. (WB

FV/ZZM/

2025/07/0308 z 11.07.2025 r. 36 699,26 zł/

29 836,80 zł

Dzierżawa na terenie

Skweru Przyjaciół z Miszkolca - czynsz

za III kwartał 2025

WB nr z 23.07.2025 r. po terminie

naliczono odsetki

ustawowe

(nota nr 54/2025

84,46 zł),

odsetki

uregulowano

07.11. 2025 r. (WB

FV/ZZM/

2025/10/0463 z 09.10.2025 r. 36 699,26 zł/

29 836,80 zł

Dzierżawa na terenie

Skweru Przyjaciół z Miszkolca - czynsz

za IV kwartał 2025

WB nr z 15.10.2025 r.

Razem 207 342,01 zł/

168 570,73 zł

• 1 naliczono odsetki ustawowe - nota nr 29/2025 (18,00 zł – WB nr 153 z dn. 08.08.2025 r. – wpłata 24,00 zł)
• 2 naliczono odsetki ustawowe - nota nr 55/2025 (12,53 zł – WB nr 205 z dn. 12.10.2025 r.)
• 3 naliczono odsetki ustawowe - nota nr 63/2025 (2,75 zł – rozliczono z nadpłaty z dn. 08.08.2025 r., zwrot pozostałej nadpłaty zrealizowano w dn. 29.12.2025 r. (WB nr 249/2025)).

W okresie objętym kontrolą uregulowania dotyczące zasad najmu/dzierżawy nieruchomości zostały zawarte w:

• Zarządzeniu nr 3860/2024 Prezydenta Miasta Katowice z dn. 01.03.2024 r. w sprawie udostępniania nieruchomości stanowiących zasób miasta Katowice będących w dyspozycji ZZM
• Regulaminie przetargów na dzierżawę i najem do lat trzech nieruchomości stanowiących zasób miasta Katowice będących w dyspozycji ZZM wprowadzonym Zarządzeniem Dyrektora ZZM nr 0210.7.2024 r. z dn. 25.04.2024 r.

Ww. regulamin załączono do protokołu.

załącznik nr 11 do protokołu

Należy wskazać, że próbą kontroli objęto również dochody z najmu/dzierżawy, które dotyczyły umów zawartych przed 2025 r. w oparciu o obowiązujące w tym zakresie uregulowania, tj.:

• Zarządzenie nr 1416/2004 Prezydenta Miasta Katowice z dn. 14.07.2004 r. w sprawie najmu, dzierżawy, użyczenia części nieruchomości oraz pomieszczeń stanowiących własność Miasta Katowice będących w trwałym zarządzie, użytkowaniu lub innym posiadaniu przez jednostki organizacyjne Miasta Katowice (z późn. zm.)
• Zarządzenie nr 2971/2023 Prezydenta Miasta Katowice z dn. 31.01.2023 r. w sprawie sposobu postępowania w zakresie wydzierżawiania nieruchomości Miasta Katowice, zmienione Zarządzeniem Prezydenta Miasta Katowice nr 3803/2024 z dn.
• 26.01. 2024 r. oraz nr 614/2025 z dn. 14.02.2025 r.
• Zarządzenie nr 0210.5.019 Dyrektora ZZM z dn. 15.03.2019 r. w sprawie wprowadzenia zasad wydzierżawiania nieruchomości gruntowych i wynajmu budynków przez ZZM w Katowicach.

Ww. zasady wydzierżawiania załączono do protokołu.

załącznik nr 12 do protokołu

Należy wskazać, że:

• zasady wydzierżawiania nieruchomości gruntowych i wynajmu budynków przez ZZM w Katowicach wprowadzone Zarządzeniem nr 0210.5.019 Dyrektora ZZM z dn.
• 15.03. 2019 r. nie zostały zaktualizowane w związku z uchyleniem Uchwały nr 316/99 Zarządu Miasta Katowice z dn. 28.04.1999 r. Zarządzeniem nr 2260/2022 Prezydenta Miasta Katowice z dn. 01.03.2022 r. w sprawie postępowania w zakresie wydzierżawiania nieruchomości Miasta Katowice (z późm. zm.) oraz wprowadzeniem Zarządzenia nr 2971/2023 Prezydenta Miasta Katowice z dn. 01.03.2023 r. w sprawie sposobu postępowania w zakresie wydzierżawiania nieruchomości Miasta Katowice (z późn. zm.). Brak aktualizacji dot. m.in. zapisów związanych ze sposobem ustalania stawek czynszu oraz jego wysokości, jak również terminów zapłaty czynszu i zasad pobierania kaucji. Ponadto, ww. zasady nie zawierają uszczegółowienia wytycznych określonych w pkt II Zarządzenia nr 1416/2004 Prezydenta Miasta Katowice z dn.
• 14.07. 2004 r. (z późn. zm.), tj. zapisu, iż projekt umowy na okres dłuższy niż 24 godziny sporządza jednostka organizacyjna Miasta udostępniająca majątek będący w jej dyspozycji wraz z danymi stanowiącymi podstawę wyliczeń stawki oraz po uprzednim sprawdzeniu pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego.

Projekt powinien regulować odpowiedzialność korzystającego z majątku na wypadek