Profesor

pracownika naukowego

Ta informacja dotyczy osób, które składają dokumenty w konkursie na stanowisko pracownika naukowego w Instytucie imienia Wincentego Witosa.

Chcemy jasno wyjaśnić, kto, po co i jak przetwarza dane osobowe kandydatów.

1. Kto jest administratorem danych?

Administratorem danych osobowych jest:

Instytut imienia Wincentego Witosa

siedziba: Solec 38/203, 00-394 Warszawa

adres urzędowy: ul. Krakowskie Przedmieście 66/40, 00-322 Warszawa KRS: 0001205269 NIP: 5253068278 REGON: 543256450 dalej: Instytut.

Oznacza to, że Instytut decyduje o tym, w jakim celu i w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe kandydatów.

2. Jak można skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych?

Instytut wyznaczył Inspektora Ochrony Danych.

Z Inspektorem Ochrony Danych można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych pod adresem:

iodo@instytutwitosa.com

3. Dlaczego przetwarzamy dane kandydatów?

Dane osobowe kandydatów przetwarzamy po to, aby przeprowadzić konkurs na stanowisko pracownika naukowego, ocenić zgłoszenia i wyłonić kandydata do zatrudnienia.

W ramach konkursu dane mogą być wykorzystywane w szczególności do:

• przyjęcia i sprawdzenia zgłoszenia konkursowego
• oceny, czy kandydat spełnia wymagania formalne określone w ogłoszeniu
• oceny dorobku naukowego, doświadczenia, kwalifikacji i osiągnięć kandydata
• przeprowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej, jeżeli jest przewidziana
• wyboru kandydata i poinformowania o wyniku konkursu
• przygotowania dokumentacji z przebiegu konkursu
• ewentualnego zatrudnienia wybranego kandydata.
• 4. Jakie dane możemy przetwarzać?

Zakres danych zależy od treści ogłoszenia konkursowego oraz dokumentów wymaganych od kandydatów.

Możemy przetwarzać w szczególności:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe, np. imię, nazwisko, data urodzenia, adres email, numer telefonu, adres korespondencyjny
• informacje o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, z wyłączeniem informacji o wynagrodzeniu w obecnym lub poprzednich miejscach pracy
• informacje o stopniu naukowym, tytule naukowym, tytule zawodowym, dorobku naukowym, publikacjach, projektach badawczych, konferencjach oraz działalności dydaktycznej, organizacyjnej lub eksperckiej
• dane zawarte w dokumentach złożonych przez kandydata, np. CV , życiorysie naukowym, liście motywacyjnym, wykazie osiągnięć naukowych, kopiach dyplomów, certyfikatach, wybranych publikacjach, oświadczeniach lub innych dokumentach wymaganych w ogłoszeniu
• informacje powstałe w toku konkursu, np. wynik oceny formalnej i merytorycznej, punktacja, informacje z rozmowy kwalifikacyjnej oraz informacja o wyniku konkursu.
• 5. Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane?

Dane wymagane w ogłoszeniu konkursowym przetwarzamy, ponieważ są potrzebne do przeprowadzenia konkursu, oceny kandydatów i wyłonienia osoby do zatrudnienia.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli obowiązek prawny ciążący na

Instytucie, w związku z art. 22¹ Kodeksu pracy oraz przepisami ustawy o instytutach badawczych dotyczącymi konkursów na stanowiska pracowników naukowych.

Jeżeli kandydat przekaże dodatkowe dane, których nie wymagamy w ogłoszeniu, będziemy je traktować jako dane podane dobrowolnie.

Podstawą prawną jest zgoda kandydata, czyli art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w związku z art. 22¹a Kodeksu pracy.

Dane możemy przetwarzać także po zakończeniu konkursu, jeżeli jest to potrzebne do udokumentowania jego przebiegu, wykazania prawidłowości działań Instytutu, obsługi kontroli albo obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, a w odpowiednim zakresie także art. 6

ust. 1 lit. f RODO.

6. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych wymaganych przepisami prawa, ogłoszeniem konkursowym lub procedurą konkursową jest konieczne, aby wziąć udział w konkursie.

Jeżeli kandydat nie poda wymaganych danych lub nie złoży wymaganych dokumentów, jego zgłoszenie może nie zostać rozpatrzone albo może zostać odrzucone z przyczyn formalnych.

Podanie danych dodatkowych jest dobrowolne. Brak podania takich danych nie może być podstawą niekorzystnego traktowania kandydata.

7. Szczególne kategorie danych

Prosimy, aby kandydaci nie podawali w dokumentach konkursowych danych szczególnie chronionych, jeżeli nie jest to wymagane w ogłoszeniu albo nie jest konieczne do udziału w konkursie.

Chodzi w szczególności o informacje dotyczące zdrowia, niepełnosprawności, poglądów politycznych, przekonań religijnych, przynależności związkowej, pochodzenia rasowego lub etnicznego, danych genetycznych, danych biometrycznych, seksualności lub orientacji seksualnej.

Jeżeli kandydat przekaże takie dane z własnej inicjatywy, Instytut będzie je przetwarzał tylko wtedy, gdy będzie to dopuszczalne zgodnie z RODO i przepisami prawa pracy. W pozostałym zakresie takie dane mogą zostać pominięte przy ocenie zgłoszenia albo usunięte.

Jeżeli kandydat potrzebuje dostosowania sposobu przeprowadzenia konkursu, np. ze względu na szczególne potrzeby organizacyjne lub zdrowotne, może przekazać wyłącznie informacje niezbędne do obsługi takiej potrzeby.

8. Kto może mieć dostęp do danych?

Dostęp do danych kandydatów będą miały tylko osoby i podmioty, które potrzebują ich do przeprowadzenia konkursu, obsługi procesu rekrutacyjnego albo wykonania obowiązków Instytutu.

Mogą to być w szczególności:

• osoby zaangażowane w konkurs po stronie Instytutu, np. członkowie komisji konkursowej, Dyrektor, pracownicy kadr oraz osoby zapewniające obsługę organizacyjną konkursu
• podmioty wspierające Instytut w bieżącej działalności, np. dostawcy usług IT, poczty elektronicznej, hostingu, obsługi prawnej, administracyjnej, pocztowej, kurierskiej lub archiwizacyjnej
• organy publiczne lub inne podmioty, które mogą otrzymać dane na podstawie przepisów prawa.

Podmioty zewnętrzne mogą mieć dostęp do danych tylko wtedy, gdy jest to potrzebne do świadczenia usług na rzecz Instytutu albo wynika z przepisów prawa. Jeżeli wymagają tego przepisy, dostęp taki odbywa się na podstawie odpowiedniej umowy, w tym umowy powierzenia przetwarzania danych.

9. Czy wynik konkursu będzie publikowany?

Informacja o wyniku konkursu zostanie podana do publicznej wiadomości na stronie internetowej Instytutu: https://instytutwitosa.com/ Publikacja może obejmować w szczególności imię i nazwisko wybranego kandydata, nazwę stanowiska oraz informację o rozstrzygnięciu konkursu.

Zakres publikowanych danych będzie ograniczony do informacji niezbędnych do ogłoszenia wyniku konkursu oraz zapewnienia przejrzystości procedury konkursowej.

10. Jak długo przechowujemy dane?

Dane kandydatów przechowujemy przez czas potrzebny do przeprowadzenia konkursu i udokumentowania jego przebiegu.

Dokumentacja konkursowa może być przechowywana co do zasady przez okres do 3 lat od zakończenia konkursu, zgodnie z procedurą konkursową Instytutu, chyba że dłuższe przechowywanie wynika z przepisów prawa, zasad archiwizacji dokumentacji albo jest niezbędne do obsługi kontroli lub roszczeń.

Dokumenty kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni, mogą zostać zwrócone na ich wniosek albo zniszczone zgodnie z zasadami obowiązującymi w Instytucie.

11. Czy dane są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy?

Co do zasady Instytut nie przekazuje danych kandydatów poza Europejski Obszar Gospodarczy.

Jeżeli w ramach konkursu wykorzystywane będą narzędzia informatyczne, platformy komunikacji online albo usługi dostawców, które mogą wiązać się z przekazaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, Instytut zapewni odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez RODO.

12. Czy dane będą wykorzystywane do automatycznego podejmowania decyzji?

Nie.

Dane kandydatów nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.

Decyzje w konkursie podejmuje komisja konkursowa oraz Dyrektor Instytutu, zgodnie z procedurą konkursową.

13. Jakie prawa ma kandydat?

Kandydat ma prawo do:

• dostępu do swoich danych
• otrzymania kopii danych
• sprostowania nieprawidłowych danych
• uzupełnienia niekompletnych danych
• usunięcia danych, jeżeli są do tego podstawy
• ograniczenia przetwarzania danych
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jeżeli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes administratora
• przenoszenia danych, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody.

Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych dokonanego przed jej cofnięciem.

Zakres każdego z tych praw oraz możliwość jego realizacji zależą od podstawy prawnej i celu przetwarzania danych.

Aby skorzystać z praw, można skontaktować się z Instytutem albo z Inspektorem

Ochrony Danych pod adresem:

iodo@instytutwitosa.com

14. Skarga do Prezesa UODO

Kandydat ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa, że jego dane są przetwarzane niezgodnie z prawem.

Dane kontaktowe organu nadzorczego:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

ul. Moniuszki 1A

00-014 Warszawa

www.uodo.gov.pl