Starszy specjalista / starsza specjalistka

Kanclerz Polskiej Akademii Nauk

ogłasza nabór w Biurze Zarządzania Zasobami Ludzkimi Dział Personalny na stanowisko starszego specjalisty/starszej specjalistki – pełny etat

• Miejsce pracy: Plac Defilad 1, Warszawa, Pałac Kultury i Nauki
• Przewidywany termin zatrudnienia: od zaraz
• Podstawa zatrudnienia: umowa o pracę na czas określony do 33 miesięcy (poprzedzona 3 miesięcznym okresem próbnym) z możliwością przedłużenia na czas nieokreślony

Do głównych zadań osoby zatrudnionej na stanowisku

starszego specjalisty/starszej specjalistki będzie należało:

• prowadzenie ewidencji i rozliczanie czasu pracy Kierownictwa PAN, pracowników Kancelarii PAN oraz zagranicznych stacji naukowych, w tym ewidencjonowanie urlopów, zwolnień lekarskich, godzin nadliczbowych, urlopów okolicznościowych oraz zmian wymiaru czasu pracy
• tworzenie i aktualizowanie kalendarzy czasu pracy oraz wprowadzanie nieobecności do systemu kadrowo-płacowego
• przygotowywanie dokumentacji potwierdzającej zatrudnienie i wysokość wynagrodzenia, w szczególności druków RP -7 dla byłych pracowników oraz pracowników zlikwidowanych jednostek PAN
• współpraca z ZUS, PAN Archiwum w Warszawie oraz Archiwum Nauki PAN i PAU w zakresie ustalania przebiegu zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia byłych pracowników
• kompleksowa obsługa procesów związanych z nawiązaniem, zmianą i rozwiązaniem stosunku pracy, w tym prowadzenie akt osobowych, ustalanie uprawnień pracowniczych oraz sporządzanie świadectw pracy
• obsługa ubezpieczeń społecznych w programie Płatnik i na platformie PUE ZUS, w tym zgłaszanie i wyrejestrowywanie pracowników oraz prowadzenie ewidencji absencji chorobowych
• obsługa systemu kadrowo -płacowego, w tym wprowadzanie i aktualizowanie danych personalnych, płacowych oraz danych dotyczących nieobecności
• weryfikowanie uprawnień pracowniczych, w szczególności do nagród jubileuszowych, odpraw emerytalnych, urlopów wypoczynkowych oraz ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
• przygotowywanie wymaganych raportów i sprawozdań kadrowych, w szczególności do GUS i PFRON
• archiwizacja akt osobowych i dokumentacji kadrowej oraz przygotowywanie dokumentów do przekazania do archiwum zakładowego.

Wymagania niezbędne

• wykształcenie wyższe
• minimum 5-letnie doświadczenie zawodowe w obszarze kadr
• bardzo dobra znajomość prawa pracy, w szczególności przepisów dotyczących czasu pracy, urlopów, dokumentacji pracowniczej i uprawnień pracowniczych
• praktyczne doświadczenie w prowadzeniu i rozliczaniu ewidencji czasu pracy
• doświadczenie w przygotowywaniu dokumentacji potwierdzającej zatrudnienie i wysokość wynagrodzenia, w szczególności druków RP-7
• doświadczenie w prowadzeniu akt osobowych oraz obsłudze procesów związanych z nawiązaniem, zmianą i rozwiązaniem stosunku pracy
• znajomość przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych oraz obsługi programu Płatnik i platformy PUE ZUS
• znajomość systemów kadrowo-płacowych
• dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności programów Excel i Word.

Wymagania dodatkowe (mile widziane)

• doświadczenie w ustalaniu uprawnień pracowniczych, w szczególności prawa do urlopu wypoczynkowego, nagród jubileuszowych i odpraw emerytalnych
• doświadczenie w pracy z dokumentacją archiwalną oraz w odtwarzaniu przebiegu zatrudnienia i danych o wynagrodzeniu
• znajomość zasad archiwizacji dokumentacji pracowniczej i instrukcji kancelaryjnej
• doświadczenie w sporządzaniu sprawozdań i raportów do GUS lub PFRON
• znajomość przepisów dotyczących PPK i ochrony danych osobowych
• doświadczenie w pracy w administracji publicznej lub jednostce sektora finansów publicznych.
• Kompetencje społeczne i predyspozycje osobowościowe
• dokładność, skrupulatność i rzetelność
• samodzielność i odpowiedzialność
• bardzo dobra organizacja pracy i terminowość
• umiejętność analizowania dokumentacji, również archiwalnej
• umiejętność pracy z dużą ilością danych i dokumentów
• komunikatywność i umiejętność współpracy
• dyskrecja i dbałość o poufność informacji
• gotowość do stałego aktualizowania wiedzy z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych.

Benefity

• Ruchomy czas rozpoczęcia pracy (start między 7:00 a 9:00)
• Szkolenia językowe (E-tutor)
• Szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne
• Dofinansowanie studiów
• Dofinansowanie karty Multisport
• Ubezpieczenie grupowe na życie
• Zniżki pracownicze na pobyty w domach pracy twórczej PAN.

Wynagrodzenie

• Wynagrodzenia w Kancelarii Polskiej Akademii Nauk regulowane są Rozporządzeniem z dnia 12 lipca 2024 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie zasad wynagradzania pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej zatrudnionych w urzędach administracji rządowej i pracowników innych jednostek.
• Wysokość wynagrodzenia jest uzależniona od wykształcenia oraz stażu pracy.

Dodatkowe świadczenia o charakterze finansowym

• dodatkowa składka pracodawcy PPK (2%)
• trzynaste wynagrodzenie po przepracowaniu co najmniej 6 pełnych miesięcy w danym roku kalendarzowym
• świadczenia ZFŚS (dofinansowanie do wypoczynku dla pracowników i dzieci pracowników, pomoc finansowa w okresie zwiększonych wydatków zimowych dla pracowników i dzieci pracowników)
• dofinansowanie do opieki medycznej (pracodawca w całości opłaca składkę w pakiecie podstawowym)

Etapy rekrutacji

• Analiza CV
• Rozmowa online
• Rozmowa stacjonarna
• Zatrudnienie

O pracodawcy – Kancelaria Polskiej Akademii Nauk Kancelaria Polskiej Akademii Nauk jest centralną jednostką organizacyjną wspierającą funkcjonowanie Polskiej Akademii Nauk – jednej z najważniejszych instytucji naukowych w Polsce. Zapewniamy kompleksową obsługę organizacyjną, finansową, prawną, kadrową i techniczną organów Akademii, jej jednostek organizacyjnych oraz zagranicznych stacji naukowych.

Zakres działalności Kancelarii obejmuje m.in. planowanie i nadzór nad finansami publicznymi Akademii, obsługę procesów budżetowych i sprawozdawczych, zarządzanie zasobami ludzkimi, obsługę prawną, realizację zamówień publicznych, gospodarowanie nieruchomoś ciami, rozwój systemów informatycznych i cyfryzację procesów, komunikację i współpracę z mediami, a także wspieranie doskonałości naukowej oraz współpracy międzynarodowej.

Praca w Kancelarii PAN to udział w realizacji zadań o dużej skali i znaczeniu publicznym – od obsługi organów Akademii, przez współpracę z administracją rządową i samorządową, po wsparcie instytutów naukowych i wybitnych uczonych w kraju i za granicą. Dzia łamy w oparciu o jasno określone kompetencje, procedury i odpowiedzialność, jednocześnie kładąc nacisk na współpracę pomiędzy zespołami i sprawną komunikację wewnętrzną.

Oferujemy stabilne zatrudnienie w instytucji o ugruntowanej pozycji, możliwość zdobywania specjalistycznego doświadczenia w obszarze administracji publicznej i nauki, a także realny wpływ na jakość procesów i rozwiązań wspierających działalność Akademii. D oceniamy rzetelność, odpowiedzialność i inicjatywę oraz stwarzamy warunki do rozwoju kompetencji zawodowych.

Jesteśmy pracodawcą równych szans. Cenimy różnorodność doświadczeń, perspektyw i kompetencji oraz zapewniamy wszystkim kandydatom równe traktowanie w procesie rekrutacji, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Wymagane dokumenty i oświadczenia

• informacje, o których mowa w art. 221 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465. dalej: KP), tj. imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, wykazanie doświadczenia i umiejętności spełniających kryteria
• Zgłoszenia należy złożyć w terminie do dnia 16. września 2026 r. poprzez:
• https://system.erecruiter.pl/FormTemplates/RecruitmentForm.aspx?WebI D=4752fd8a7a5a40409da66905de432963 Zastrzegamy sobie prawo do kontaktu tylko z wybranymi kandydatami.
• Po preselekcji zgłoszeń odbędą się rozmowy kwalifikacyjne z wybranymi Kandydatami/kandydatkami, które odbędą się online.
• Osoby, których oferty zostaną rozpatrzone negatywnie na etapie analizy cv zostaną o tym poinformowane, a aplikacje zostaną komisyjnie zniszczone/usunięte 1 miesiąc od zakończenia rekrutacji.
• Osoby, których oferty zostaną w etapie ustnym rozpatrzone negatywnie, zostaną o tym poinformowane, a aplikacje zostaną komisyjnie zniszczone/usunięte 1 miesiąc od zakończenia rekrutacji.
• Aplikacje kandydatów, którzy wyrazili zgodę na udział w przyszłych rekrutacjach będą przechowywane 6 miesięcy od zakończenia rekrutacji, a następnie zostaną komisyjnie zniszczone/usunięte.
• Zastrzegamy sobie również prawo do wcześniejszego zakończenia procesu rekrutacji w przypadku wyłonienia kandydata przed terminem ważności ogłoszenia.

Informujemy, że

• 1. administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji jest Polska Akademia Nauk, pl. Defilad 1
• 00-901 Warszawa tel. +48 22 182 61 03, e-mail: akademia@pan.pl (dalej: Akademia)
• 2. administrator wyznaczył inspektora danych osobowych, z którym można skontaktować się poprzez adres poczty elektronicznej:
• iod@pan.pl
• 3. celem przetwarzania danych osobowych jest przeprowadzenie postępowania rekrutacyjnego/konkursu na stanowisko wskazane w ogłoszeniu, zakończonego ewentualnym zawarciem umowy
• 4. podanie danych o których mowa w art. 221 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. KP jest wymogiem ustawowym, w pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne
• 5. dane osobowe będą przetwarzane na podstawie obowiązku prawnego administratora, o którym mowa w art. 221 KP (art. 6 ust.1 lit. c

RODO). Pozostałe dane będą przetwarzane na podstawie dobrowolnej

• zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), rozumianej jako przesłanie zgłoszenia rekrutacyjnego/konkursowego do Akademii, a ich podanie nie ma wpływu na możliwość udziału w rekrutacji/konkursie. Jeżeli nie chce Pani/Pan, abyśmy przetwarzali dodatkowe dane, prosimy o nieumieszczanie ich w dokumentach
• 6. odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty świadczące obsługę administracyjno-organizacyjną oraz podmioty uprawnione
• 7. w granicach i na zasadach opisanych w RODO posiada Pani/Pan prawo żądania:
• dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących
• sprostowania Pani/Pana danych osobowych
• ograniczenia przetwarzania danych osobowych
• usunięcia danych osobowych
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa)
• 8. zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody przysługuje Pani/Panu również prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie (co jednak nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem.

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Polską Akademię Nauk z siedzibą w Warszawie moich danych osobowych przekazanych w dokumentach aplikacyjnych w celu przeprowadzenia postępowania rekrutacyjnego na stanowisko starszego specjalisty/starszej specjalistki”.

„Wyrażam zgodę/nie wyrażam zgody na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych przez Kancelarię PAN z siedzibą w Warszawie (00-901), pl.

Defilad 1, w celu udziału w przyszłych rekrutacjach”.

Załączniki

• Ogłoszenie starszy specjalista_starsza specjalistka BZZ DP BIP.pdf