Specjalista ds. administracji

Ogłoszenie o naborze na stanowisko specjalisty ds. administracji

„MIEJSKIE SCHRONISKO W BIELSKU-BIAŁ!

• 43-305 Bielsko-Biała
• tal

Reksia 48

tel. $3 814 18 18

OGŁOSZENIE O NABORZE NA WOLNE STANOWISKO URZĘDNICZE

Miejskie Schronisko dla Bezdomnych Zwierząt w Bielsku-Białej ul. Reksia 48 43-305 Bielsko-Biała ogłasza nabór na stanowisko:

SPECJALISTA DS. ADMINISTRACJI

w wymiarze | etatu

CHARAKTERYSTYKA STANOWISKA

Stanowisko Specjalisty ds. administracji obejmuje samodzielną obsługę administracyjną Miejskiego Schroniska dla Bezdomnych Zwierząt w Bielsku-Białej.

Do głównych obszarów pracy należą sprawy administracyjne i pracownicze, ewidencja czasu pracy i przygotowywanie grafików, prowadzenie dokumentacji, podstawowe zadania związane z ochroną danych osobowych, przygotowywanie dokumentacji dotyczącej zakupów i zamówień, sporządzanie zestawień i raportów oraz współpraca z Kierownikiem Schroniska, księgową, Urzędem Miejskim i innymi podmiotami.

Od osoby zatrudnionej na stanowisku oczekuje się samodzielności, odpowiedzialności, dokładności, dobrej organizacji pracy oraz umiejętności sprawnego prowadzenia dokumentacji.

ZAKRES OBOWIĄZKÓW

• 2.1. Administracja
• Prowadzenie bieżących spraw administracyjnych Schroniska.
• Przygotowywanie pism, zestawień, informacji i raportów.
• Prowadzenie wymaganych rejestrów i ewidencji.
• Nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów.
• Monitorowanie terminów i realizacji powierzonych zadań.
• Przygotowywanie dokumentacji na potrzeby Kierownika oraz kontroli.
• Współpraca z Urzędem Miejskim w Bielsku-Białej.
• 2.2. Kadry i czas pracy
• Prowadzenie dokumentacji pracowniczej zgodnie z obowiązującymi przepisami.
• Przygotowywanie dokumentów związanych z zatrudnieniem i przebiegiem stosunku pracy.
• Prowadzenie ewidencji czasu pracy, urlopów i nieobecności.
• Przygotowywanie danych niezbędnych do naliczania wynagrodzeń i współpraca z księgową w tym zakresie.
• Przygotowywanie grafików i harmonogramów czasu pracy.
• Monitorowanie prawidłowości organizacji czasu pracy.
• Przygotowywanie zestawień dotyczących zatrudnienia i czasu pracy.
• 2.3. Dokumentacja i archiwizacja
• Prowadzenie i porządkowanie dokumentacji.
• Przygotowywanie dokumentacji do archiwizacji zgodnie z obowiązującymi zasadami.
• Dbanie o właściwe przechowywanie i zabezpieczenie dokumentacji.

Ochrona danych osobowych

Przestrzeganie zasad ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa informacji.

Prawidłowe postępowanie z dokumentacją zawierającą dane osobowe.

Współpraca z Inspektorem Ochrony Danych.

Wykonywanie powierzonych zadań związanych z ochroną danych osobowych.

2.5. Zakupy i zamówienia

Przygotowywanie dokumentacji związanej z zakupami i zamówieniami.

Przygotowywanie zestawień dotyczących planowanych i realizowanych zakupów.

Przygotowywanie, w zakresie powierzonych obowiązków, opisów przedmiotu zamówienia.

Współpraca z osobami odpowiedzialnymi za realizację zamówień i zakupów.

Monitorowanie kompletności dokumentacji oraz terminów realizacji zamówień.

2.6. Zestawienia i raportowanie

Przygotowywanie zestawień i raportów dotyczących funkcjonowania Schroniska.

Gromadzenie i weryfikowanie danych przekazywanych Kierownikowi oraz Urzędowi Miejskiemu.

Przygotowywanie zestawień dotyczących zatrudnienia, czasu pracy, zakupów i innych danych związanych z funkcjonowaniem jednostki.

Opracowywanie danych i zestawień w programie Microsoft Excel.

2.7. Współpraca z księgową i pozostałe zadania

Przygotowywanie dokumentów i danych niezbędnych do obsługi finansowo-księgowej.

• Współpraca z księgową w zakresie obiegu i kompletności dokumentów.
• Przygotowywanie zestawień dotyczących zakupów i wydatków w zakresie powierzonych obowiązków.

+ Wykonywanie innych zadań administracyjnych związanych z zakresem stanowiska, powierzonych przez Kierownika Schroniska.

WYMAGANIA NIEZBĘDNE

Od kandydata wymagane jest spełnienie wymagań określonych w przepisach dotyczących pracowników samorządowych, w szczególności:

• PW
• Posiadanie obywatelstwa polskiego, z uwzględnieniem wyjątków wynikających z obowiązujących przepisów prawa.
• Posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych.
• Posiadanie kwalifikacji zawodowych wymaganych do wykonywania pracy na stanowisku.
• Posiadanie wykształcenia minimum średniego.
• Niekaralność prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe.
• Posiadanie nieposzlakowanej opinii.
• Co najmniej 5-letnie doświadczenie zawodowe w administracji, pracy biurowej, kadrach, organizacji pracy lub na stanowisku o podobnym zakresie obowiązków.
• Doświadczenie w samodzielnym prowadzeniu spraw administracyjnych i pracowniczych.
• Znajomość przepisów prawa pracy i zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
• Znajomość zasad ewidencji i rozliczania czasu pracy.
• Umiejętność przygotowywania grafików i harmonogramów czasu pracy.
• Znajomość podstawowych zasad ochrony danych osobowych.
• Znajomość podstawowych zasad dotyczących zakupów i zamówień.
• Umiejętność przygotowywania zestawień, raportów i dokumentacji.
• 15. Bardzo dobra znajomość programu Microsoft Excel.
• 16. Dobra organizacja pracy, samodzielność, dokładność i terminowość.
• 17. Umiejętność zachowania poufności.
• 18. Umiejętność współpracy z pracownikami i podmiotami zewnętrznymi.

WYMAGANIA DODATKOWE

• l. Doświadczenie w pracy w jednostce sektora finansów publicznych lub jednostce samorządowej.
• Doświadczenie w pracy związanej z ochroną danych osobowych.
• Doświadczenie w pełnieniu funkcji Inspektora Ochrony Danych lub wykonywaniu zadań związanych z tą funkcją.
• Doświadczenie w przygotowywaniu dokumentacji dotyczącej zamówień i zakupów.
• Doświadczenie w przygotowywaniu raportów i zestawień dla jednostek samorządowych.
• Doświadczenie we współpracy z Urzędem Miejskim.
• Doświadczenie we współpracy z księgową lub przy obsłudze dokumentacji finansowej.
• Znajomość zasad archiwizacji dokumentacji.
• Umiejętność tworzenia rozbudowanych zestawień w programie Excel.
• Doświadczenie w przygotowywaniu dokumentacji na potrzeby kontroli.

DOKUMENTY WYMAGANE OD KANDYDATÓW

• od -odkać >ał-ze
• List motywacyjny.
• CV z podpisaną zgodą na przetwarzanie danych osobowych
• Kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie.
• Kopie dokumentów potwierdzających wymagany staż pracy.
• Oświadczenia wymagane przepisami prawa (Podpisane odręcznie oświadczenie kandydata o pełnej zdolności do czynności prawnych oraz o korzystaniu w pełni z praw publicznych
• Podpisane odręcznie oświadczenie kandydata, że nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe, oświadczenie o niekaralności (wybrany kandydat do zatrudnienia będzie zobowiązany przedłożyć oryginał aktualnego zaświadczenia o niekaralności)
• Oświadczenia dotyczące spełnienia wymagań określonych w ogłoszeniu.
• Dokumenty potwierdzające dodatkowe kwalifikacje i doświadczenie — jeżeli kandydat je posiada.
• Oświadczenia dotyczące przetwarzania danych osobowych — zgodnie z obowiązującymi przepisami i wzorami stosowanymi przez jednostkę

WARUNKI PRACY

• Zatrudnienie na podstawie umowy o pracę w wymiarze 1 etatu.
• Miejsce wykonywania pracy: Miejskie Schronisko dla Bezdomnych Zwierząt w Bielsku- Białej.
• Praca o charakterze administracyjno-biurowym, związana z obsługą dokumentacji oraz współpracą z pracownikami Schroniska i podmiotami zewnętrznymi.
• Praca przy monitorze ekranowym oraz z wykorzystaniem urządzeń biurowych.
• Szczegółowe warunki zatrudnienia zostaną określone w umowie o pracę.

INFORMACJA O WSKAŹNIKU ZATRUDNIENIA OSÓB NIEPEŁNOSPRAWNYCH

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w Miejskim Schronisku dla Bezdomnych Zwierząt w Bielsku-Białej wynosił: 0 %

TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA DOKUMENTÓW

Dokumenty aplikacyjne należy składać

do dnia: 20.10.2026 r. w miejscu: Miejskie Schronisko dla Bezdomnych Zwierząt w Bielsku-Białej,

ul. Reksia 48, 43-305 Bielsko-Biała w sposób: osobiście lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej (decyduje data wpływu, nie nadania)

Dokumenty należy złożyć w zamkniętej kopercie z dopiskiem

„Nabór na stanowisko Specjalisty ds. administracji

KLAUZULA INFORMACYJNA (RODO)

Zgodnie z art. 13 RODO informujemy, że administratorem danych jest Miejskie Schronisko dla Bezdomnych Zwierząt w Bielsku-Białej, ul. Reksia 48, 43-305 Bielsko-Biała. Inspektor ochrony danych: kontakt pod adresem e-mail kancelariaQ©sawaryn.com lub pisemnie na adres Administratora.

Dane przetwarzane są w celu przeprowadzenia naboru na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 22( 1) Kodeksu pracy i ustawą o pracownikach samorządowych, art. 6 ust. 1 lit. b RODO (czynności zmierzające do zawarcia umowy), a w zakresie danych podanych dobrowolnie - na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

Odbiorcami danych mogą być podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa oraz podmioty przetwarzające na zlecenie administratora.

Dane przechowywane są do zakończenia naboru, a dokumenty kandydatów niewybranych zostają zniszczone lub zwrócone nie później niż w terminie 3 miesięcy od zakończenia naboru, o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej.

Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz cofnięcia zgody, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Podanie danych w zakresie wynikającym z art. 22(1) Kodeksu pracy jest warunkiem udziału w naborze; podanie pozostałych danych jest dobrowolne.

Dane nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji ani profilowaniu.

Załączniki

• nabór_specjalista_ds._administracji.pdf