Sekretarz / sekretarka

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów/kandydatek na stanowisko:

sekretarz/sekretarka w Wydziale Wsparcia Działań Pracodawcy, Biuro Dyrektora

Generalnego

Miejsce wykonywania pracy: Al. Niepodległości 218

Adres urzędu: 00-911 Warszawa Al. Niepodległości 218

Warunki pracy

Budynek

• na zewnątrz: podjazd dla wózków inwalidzkich
• wewnątrz: winda, ograniczona możliwość poruszania się osób na wózkach inwalidzkich, brak toalet dostosowanych do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich

Warunki dotyczące charakteru pracy

• praca administracyjno-biurowa
• obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie
• obsługa urządzeń biurowych

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy

• Zapewnia właściwe warunki pracy dyrektora Biura Dyrektora Generalnego (BDG) oraz jego zastępcy w tym: prowadzi kalendarz pracy i przedsięwzięć służbowych (umawia, dokonuje zmian terminów lub odwołuje wcześniej zaplanowane spotkania i wizyty), wykonuje połączenia telefoniczne, przyjmuje klientów wewnętrznych i zewnętrznych, organizuje odprawy, narady i spotkania, przygotowuje pomieszczenia, w których odbywają się odprawy, narady i inne spotkania oraz wyposaża uczestników ww. przedsięwzięć w niezbędne materiały w celu zapewnienia sprawnego przebiegu tych spotkań.
• Przyjmuje, ewidencjonuje, przekazuje oraz monitoruje korespondencję kierowaną do dyrektora i zastępcy dyrektora Biura Dyrektora Generalnego.
• Zapewnia właściwy stan pomieszczeń Biura Dyrektora Generalnego, w tym dba o estetykę, czystość, sprawność wyposażenia oraz utrzymanie komfortowych warunków pracy.
• Prowadzi i rozlicza dokumenty finansowe związane z realizacją wydatków okolicznościowych i reprezentacyjnych dyrektora i jego zastępcy oraz dokonuje zakupów na te cele w ramach przydzielonego limitu środków finansowych.
• Przygotowuje polecenia wyjazdów służbowych oraz rozlicza delegacje służbowe dyrektora i zastępcy dyrektora oraz personelu Biura.
• Prowadzi bazę informacji dotyczącą urzędów, firm, instytucji (krajowych i zagranicznych).

Wynagrodzenie

• około 7675,48 zł brutto

Oferujemy

• Wynagrodzenie zasadnicze wg mnożnika kwoty bazowej określonej w ustawie budżetowej na dany rok, dodatek za wysługę lat zgodnie z obowiązującymi przepisami (powyżej 5 lat pracy) od 5% do 20% wynagrodzenia zasadniczego w zależności od udokumentowanego stażu pracy; dodatek służby cywilnej z tytułu posiadanego stopnia służbowego oraz inne świadczenia związane z pracą, tj.: nagroda jubileuszowa za wieloletnią pracę, dodatkowe wynagrodzenie roczne tzw. „trzynastka”, dodatek zadaniowy, nagroda uznaniowa z funduszu nagród za szczególne osiągnięcia w pracy zawodowej, odprawa emerytalno-rentowa
• Ruchomy czas pracy - możliwość rozpoczynania i kończenia pracy w przedziale czasowym zamiast stałych godzin pracy (rozpoczęcie pracy między 7.00 a 9.30 i skończenie jej po 8 godzinach)
• Indywidualny rozkład czasu pracy
• Możliwość wyjścia w celu załatwienia ważnej sprawy
• Możliwość rozwoju zawodowego poprzez udział w szkoleniach i innych formach doskonalenia zawodowego
• Pakiet socjalny na warunkach określonych w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Ministerstwie Obrony Narodowej, w szczególności: dofinansowanie wypoczynku pracownika i jego dzieci, kosztów opieki nad dzieckiem w żłobku, wsparcie finansowe w trudnych sytuacjach, zapomogi z tytułu m.in. narodzin dziecka lub śmierci członka rodziny
• Możliwość przyjścia do pracy z dzieckiem
• Dostosowanie planów urlopów pracowników posiadających dzieci w wieku szkolnym i przedszkolnym do terminów wakacji, ferii i przerw świątecznych
• Możliwość wykupienia na preferencyjnych warunkach pakietu medycznego, ubezpieczenia zdrowotnego oraz polisy na życie
• Dofinasowanie kart sportowych lub zajęć sportowo-rekreacyjnych
• Dofinansowanie do biletów na wydarzenia kulturalne
• Dofinansowanie do zakupu okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok do pracy z monitorem ekranowym
• Możliwość przystąpienia do PPK
• Możliwość skorzystania z niskooprocentowanej pożyczki na cele mieszkaniowe
• Możliwość korzystania z Koleżeńskiej Kasy Oszczędnościowo-Pożyczkowej (KKOP)
• Możliwość wykupienia legitymacji PKP uprawniającej do przejazdów kolejowych z 50% zniżką
• Zniżki na wypoczynek w ośrodkach wypoczynkowych
• Programy "Rodzic w pracy" oraz "Aktywni w MON"
• Stojaki/miejsce na rowery na terenie urzędu
• Dogodna lokalizacja w centrum Warszawy z rozbudowaną siecią połączeń komunikacyjnych

Wymagania niezbędne

• wykształcenie: średnie
• doświadczenie zawodowe: Doświadczenie zawodowe powyżej 0,5 roku na stanowisku w administracji lub w pracy biurowej
• Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• Znajomość decyzji Ministra Obrony Narodowej w sprawie wprowadzenia do stosowania „Instrukcji kancelaryjnej w Ministerstwie Obrony Narodowej” oraz „Jednolitego rzeczowego wykazu akt w Ministerstwie Obrony Narodowej”
• Znajomość rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
• Znajomość ustawy o ochronie informacji niejawnych
• Znajomość regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Obrony Narodowej
• Znajomość protokołu dyplomatycznego i zasad savoir vivre'u
• Znajomość struktury organizacyjnej MON
• Umiejętność organizacji pracy własnej
• Umiejętność współpracy z innymi
• Umiejętność orientacji na klienta
• Umiejętność komunikacji, w tym komunikacji pisemnej
• Umiejętność radzenie sobie ze stresem
• Spełnienie wymogu określonego w ustawie o służbie cywilnej dotyczącego zakazu zatrudniania w służbie cywilnej osoby, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów (nie dotyczy osób urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później). Osoba wybrana do zatrudnienia, jeśli urodziła się przed dniem 1 sierpnia 1972 r., będzie musiała złożyć Oświadczenie lustracyjne
• Posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą POUFNE lub wyrażanie zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego w celu uzyskania takiego poświadczenia, zgodnie z przepisami ustawy o ochronie informacji niejawnych
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia niezbędne

• CV
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów jednoznacznie potwierdzających długość i rodzaj wymaganego doświadczenia zawodowego (długość doświadczenia potwierdzają m.in. świadectwa pracy lub zaświadczenia o zatrudnieniu ze wskazaniem daty rozpoczęcia pracy jeśli stosunek pracy trwa nadal lub zaświadczenia o odbytych praktykach / stażach / wykonywaniu pracy w ramach umów cywilnoprawnych / wolontariatach, z których wyraźnie wynika data początkowa i końcowa; obszar doświadczenia potwierdzają m.in. zakresy obowiązków, opisy stanowisk)
• Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. nie pracowałaś/nie pracowałeś ani pełniłaś/nie pełniłeś służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie byłaś/ nie byłeś współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
• Kopię posiadanego poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą POUFNE lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego w celu uzyskania takiego poświadczenia, zgodnie z przepisami ustawy o ochronie informacji niejawnych
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe

• kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Termin i miejsce składania dokumentów

Dokumenty należy złożyć do

2026-10-02

Decyduje data:wpływu oferty do urzędu

Miejsce składania dokumentów

Ministerstwo Obrony Narodowej

Biuro Dyrektora Generalnego

Al. Niepodległości 218

00-911 Warszawa

Dokumenty można również składać

osobiście (w punkcie podawczym MON, al. Niepodległości 218 - wejście od ul. Filtrowej od pn.-pt. w godz. 8.15-16.15 w zamkniętej kopercie z nr oferty BIP KPRM) lub przez ePUAP.

Etapy naboru

weryfikacja formalna dokumentów

test wiedzy i test kompetencji (ocena wiedzy merytorycznej i umiejętności wymaganych jako niezbędne)

rozmowa kwalifikacyjna

Nabór prowadzony jest w formie stacjonarnej w głównej siedzibie Urzędu.

Inne informacje

Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.

• pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
• ogłoszenie o naborze w celu zastępstwa

Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty wskazane w części "DOKUMENTY NIEZBĘDNE" w tym własnoręcznie podpisane oświadczenia. Na ich podstawie zostanie dokonana weryfikacja spełniania przez Ciebie wymagań formalnych

Zwróć uwagę na warunki pracy, które wskazaliśmy w ogłoszeniu – rzetelnie oceń, czy odpowiada Ci taka praca

Zwróć uwagę na termin, miejsce i sposób składania dokumentów oraz ich kompletność

Rozpatrzymy wyłącznie oferty, które zostały przekazane w sposób wskazany w ogłoszeniu

Nie rozpatrzymy ofert, które otrzymamy lub zostały nadane po terminie. Dotyczy to również uzupełniania ofert

Nie przesyłaj wszystkich dokumentów, które uznasz, że mogą Ci pomóc w naborze. Prześlij tylko te, których wymagamy lub zalecamy

Dokumenty złóż w języku polskim. Do dokumentów w języku obcym dołącz kopie ich tłumaczenia na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego

Oświadczenia podpisz własnoręcznie i wstaw datę ich sporządzenia (zachęcamy do skorzystania z gotowego wzoru)

Jeśli ofertę składasz elektronicznie, własnoręcznie podpisane oświadczenia dołącz w formie zeskanowanych dokumentów lub podpisz każde z nich elektronicznym podpisem kwalifikowanym

W przypadku przesłania plików uszkodzonych, nie dających się otworzyć lub których zawartość jest nieczytelna np. złej jakości zdjęcie dokumentu, ich zawartość nie będzie podlegała weryfikacji

Podaj w ofercie adres poczty elektronicznej (e-mail). Za jego pośrednictwem powiadomimy Cię jeśli zostaniesz zakwalifikowany do kolejnego etapu. Tak samo zrobimy, jeśli nie uda Ci się przejść do dalszego etapu (sprawdzaj skrzynkę e-mail, w tym również wiadomości SPAM)

Jeśli nie złożysz kopii dokumentu potwierdzającego znajomość języka obcego na wymaganym w ogłoszeniu poziomie, zostanie przeprowadzony test znajomości języka obcego (pod warunkiem złożenia pisemnego oświadczenia o znajomości danego języka obcego na poziomie wymaganym w ogłoszeniu)

Deklaracje złożone w dokumentach aplikacyjnych, np. w CV, nie stanowią potwierdzenia posiadanego doświadczenia lub wykształcenia

Do składania dokumentów zachęcamy również osoby z niepełnosprawnością, które spełniają wymagania określone w niniejszym ogłoszeniu (z uwzględnieniem informacji dotyczących miejsca i otoczenia organizacyjno-technicznego stanowiska pracy)

Po zakończeniu naboru oferty osób niezatrudnionych zostaną komisyjnie zniszczone

Pracownikowi może zostać nadany pracowniczy przydział mobilizacyjny na podstawie ustawy o obronie Ojczyzny

Zgodnie z art. 24 ust. 6 ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz.U. poz. 928) informujemy, że procedury dotyczące zgłoszeń wewnętrznych reguluje zarządzenie Nr 30 Dyrektora Generalnego Ministerstwa Obrony Narodowej z dnia 18 września 2024 r. w sprawie wprowadzenia procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Obrony Narodowej