Specjalista

Szukamy osoby na stanowisko: Specjalista w Dziale Zarządzania Ośrodkami Szkoleniowo-Konferencyjnymi w Biurze Administracji (K/M)

Informacje o ofercie

Szukamy osoby na stanowisko: Specjalista w Dziale Zarządzania Ośrodkami Szkoleniowo-Konferencyjnymi w Biurze Administracji (K/M)

Chcemy zatrudnić 1 osoba na pełen etat.

Zakres obowiązków

• 1. Bieżąca obsługa recepcyjna (Front Office)
• Obsługa gości: Witanie, meldowanie (check-in) oraz wymeldowywanie (check-out) gości indywidualnych i biznesowych.
• Rozliczanie pobytów: Przyjmowanie płatności, wystawianie faktur VAT, paragonów oraz prowadzenie raportów kasowych i dobowych.
• Udzielanie informacji: Przekazywanie gościom informacji o usługach hotelowych, atrakcjach turystycznych, topografii obiektu i okolic.
• Reagowanie na zgłoszenia: Przyjmowanie i sprawne rozwiązywanie bieżących problemów, skarg lub nietypowych próśb gości.
• Odbieranie połączeń i wiadomości: Telefoniczna oraz mailowa obsługa centrali hotelowej.
• 2. Sprzedaż i pozyskiwanie pobytów grupowych
• Pozyskiwanie klientów: Aktywne szukanie nowych rynków (firmy, biura podróży, szkoły, kluby sportowe, organizatorzy wesel) i budowanie bazy kontaktów.
• Przygotowywanie ofert: Tworzenie spersonalizowanych, atrakcyjnych ofert cenowych na pobyty grupowe (noclegi + wyżywienie + usługi dodatkowe, np. sale konferencyjne).
• Negocjacje handlowe: Ustalanie warunków finansowych, rabatów oraz dopasowywanie budżetu klienta do polityki cenowej hotelu.
• Pilnowanie formalności: Sporządzanie umów rezerwacyjnych, określanie warunków rezygnacji (anulacji) oraz harmonogramów płatności.
• Kontrola płatności: Nadzorowanie wpłat zaliczek, zadatków oraz fakturowanie końcowe pobytów grupowych.
• 3. Koordynacja i logistyka grup na miejscu
• Współpraca międzyoperacyjna: Przekazywanie szczegółowych wytycznych (tzw. agendy grupy) do działu gastronomii, służby pięter oraz działu technicznego.
• Planowanie zasobów: Blokowanie odpowiedniej liczby pokoi w systemie oraz rezerwacja sal konferencyjnych.
• Opieka nad grupą: Pełnienie roli koordynatora podczas pobytu grupy – powitanie lidera grupy, koordynacja wydawania posiłków, przerw kawowych czy atrakcji dodatkowych.

Zadania administracyjne i analityczne

• Praca w systemie hotelowym: Wprowadzanie i bieżąca aktualizacja list uczestników oraz harmonogramów w systemie.
• Raportowanie: Tworzenie raportów ze sprzedaży grupowej, analizowanie obłożenia oraz realizowanie założonych planów sprzedażowych (KPI).
• Budowanie relacji (CRM): Utrzymywanie kontaktu z klientami po zakończeniu pobytu (badanie satysfakcji, wysyłanie podziękowań) w celu zachęcenia do ponownej rezerwacji.
• 5. Dbałość o zapewnienie najwyższej jakości usług świadczonych przez ośrodek wprowadzanie utrzymywanie i doskonalenie najwyższych standardów.
• 6. Obowiązkowe uczestnictwo w szkoleniach oraz wydarzeniach organizowanych przez pracodawcę.
• 7. Przekazywanie zadań zespołu OKJ
• 8. Wykonywanie innych zadań związanych z działalnością Ośrodka zleconych przez przełożonego.
• Miejsce wykonywania pracy
• ul. Henryka Sienkiewicza 11/13
• 05-510 Konstancin-Jeziorna

Wymagania

• Sprawdź, czy spełniasz niezbędne wymagania.
• Wykształcenie minimum średnie.
• Minimum 2 lata doświadczenia w pracy na recepcji, w tym przygotowywanie ofert dla grup
• Obsługa urządzeń biurowych: Sprawna praca z komputerem, centralą telefoniczną, drukarką, skanerem oraz terminalem płatniczym.
• Obsługa urządzeń biurowych: Sprawna praca z komputerem, centralą telefoniczną, drukarką, skanerem oraz terminalem płatniczym.
• Mile widziane wymagania.
• 1 Studia wyższe na kierunku hotelarstwo, turystyka, filologia obca, administracja lub zarządzanie

Wymagane dokumenty

• 1. Życiorys (CV)
• 2. Własnoręcznie podpisane oświadczenie kandydata o wyrażeniu / niewyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Benefity

• Stabilne zatrudnienie w ramach umowy o pracę.
• Premie uzależnione od wyników pracy.
• Wynagrodzenie zasadnicze nie mniejsze niż 6490 zł brutto
• Dostęp do platformy językowej oraz innych platform edukacyjnych.
• Preferencyjne warunki ubezpieczenia na życie, opieki medycznej, pakietu sportowego.

Pakiet w ramach ZFŚS oferujący między innymi

• Dofinansowanie do wypoczynku pracowników oraz dzieci pracowników.
• Dodatek świąteczny.
• Gdzie złożyć dokumenty?

Dokumenty należy składać w terminie do

06.11.2026 r. (decyduje data wpływu oferty do Agencji) koniecznie z dopiskiem na CV oraz kopercie / w temacie wiadomości e-mail: „Ogłoszenie nr RARS 116/Z/BA/10/26”:

elektronicznie na adres rekrutacja@rars.gov.pl drogą pocztową na adres:

Rządowa Agencja Rezerw Strategicznych

ul. Stawki 2B

00-193 Warszawa

osobiście w siedzibie RARS w godzinach 7.30-15.30, Recepcja V piętro

Informujemy, że w Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych stosowane są przepisy o sygnalistach, więcej informacji znajdą Państwo pod linkiem: Sygnaliści